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住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法

住所・氏名・電話番号などを管理するための顧客リスト・取引先名簿などの住所録をエクセル(Excel)で作成したいと思います。データを入力するために見出しを決めてから入力していくと効率がいいですよ。入力規則を使って間違いを減らしたり、関数を使って自動反映させたりして入力する作業も減らしていきたいと思います。

そこで今回は、住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルでの作り方について紹介します。

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住所録・顧客リスト・取引先名簿などの作り方

住所録・顧客リスト・取引先名簿などの管理表を作るときには、入力項目を前もって決めておくことがポイントです。エクセルで作成するので、あとからでも追加することは簡単ですが、すでに入力している情報量を多くなると追加した項目を再度入力するのには時間が掛かります。必要な項目を決めて見出しにしますので、どんな情報が必要かを明確にしておきましょう。

今回作る住所録・顧客リスト・取引先名簿などの管理表の見出しは一般的なものを入れています。最低限、これだけの情報があれば活用することができます。住所録でもあるので、引っ越しや結婚、異動の連絡や年賀状などのハガキの宛名印刷にも使用することができるデータとなるので、様々なことに活用することができます。

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文字を中央揃えにしたり、セルの背景色を変えたり、フォントを変えたりして見やすくするといいです。デフォルトのままでも問題ありません。

シート全体を選択するために、シートの左上部分をクリックします。

行の高さを変更するため、1・2・3と書かれている行の上で右クリックしてメニューを表示し「行の高さ」をクリックします。

行の高さ画面が表示されたら「25」と入力したら「OK」をクリックします。

この高さの数字は任意で構いません。

見出しを入力した範囲と1つ下の行にあたる、A1~M2までを範囲指定します。

「ホーム」タブをクリックして、フォントグループの「罫線」の「▼」をクリックしてメニューを表示し「格子」をクリックします。

これで罫線を引きます。

番号表示を4桁にする

A2セルをクリックして、「ホーム」タブを選び、数値グループの「数値の書式」の「▼」をクリックして「その他の表示形式」をクリックします。

セルの書式設定画面が表示されるので、「表示形式」タブをクリックして「ユーザー定義」をクリックして、種類欄に「0000」と入力したら「OK」をクリックします。

A2セルに「1」と入力すると、「0001」と4桁表示にすることができます。

ふりがな入力を設定する

姓と名で入力した「ふりがな」をセイとメイに関数を使って自動入力します。

D2セルをクリックしてします。

「数式」タブをクリックして、
「関数ライブラリ」グループの「その他の関数」をクリックして、
「情報」の「▶」をクリックして、
「PHONETIC」をクリックします。

関数の引数画面が表示されるので、「参照」ボックスをクリックします。

すると、縦棒が点滅します。

B2セルをクリックします。すると、参照ボックスに「B2」と反映されますので「OK」をクリックします。

D2セルをクリックして「ctrl+c」を押してコピーして、E2セルをクリックして「ctrl+v」を押して貼り付けます。

E2セルをクリックして「=PHONETIC(C2)」と表示されていれば大丈夫です。

入力規則を設定する

見出し項目の性別・生年月日などに入力規則を設定して入力間違いを無くしたり、入力しやすいようにします。

F2セルをクリックして、「データ」タブを選び、データツールグループの「データの入力規則」をクリックします。

データの入力規則画面が開いたら、「設定」タブを選び、入力値の種類で「リスト」」を選び、元の値に「男性,女性」と入力したら「OK」をクリックする。

連番・郵便番号・電話番号・生年月日を範囲指定します。

範囲指定の仕方は、A1をクリックしたら「ctrl」キーを押した状態でF1・L1・M1をクリックすると離れた複数のセルを範囲指定できます。

そしたら、「データ」タブをクリックしてデータツールグループの「データの入力規則」をクリックします。

データの入力規則画面が開いたら「日本語入力」タブを選び、日本語入力欄で「オフ(英語モード)」を選んで「OK」をクリックします。

入力規則を設定した2行目をコピーして下に貼り付けていきます。

A2~M2までを範囲指定して、範囲指定したセルの右下に「■」部分があるので、そこにマウスを合わせて十字マークにします。

マウスポインターが矢印から十字マークになったら、クリックしたまま下に移動させて、必要なところでクリックを離すとコピーされます。

データ入力する

住所1以外の部分を入力していきます。

住所1に郵便番号を入力すると、変換候補に住所が表示されていますのでtabキーまたはクリックして変換すると入力が早くできます。

他のデータも入力すれば顧客リスト・取引先名簿などの住所録ができます。

見出しを固定する

「表示」タブをクリックして、ウィンドウグループの「ウィンドウ枠の固定」の「先頭行の固定」をクリックします。

エクセルをスクロールしても1行目の見出し行はそのままなので、表が見やすくなります。

編集後記

住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法を順番にお伝えしました。手順通りに作成すれば、同じような管理表を作れます。

私は、会社用のリストは得意先・取引先などをエクセルのシートで分けないで1枚のシートで管理しています。そのため、もう1つ区分を設けて得意先・取引先などを選ぶようにしています。それにより、顧客リストを得意先だけにすることも可能です。

個人用の住所録では、連名で記載したほうが良い相手もいるので、連名欄を記載しています。こうしておくと、暑中見舞いや年賀状などを送るときに、この住所録や顧客リストが役立ちます。

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2018-2019年の干支の可愛いイラスト入り月別六曜エクセルカレンダー|無料ダウンロード

2018年1月から2019年3月までの六曜(六輝)入りの干支イラスト月別カレンダーをエクセル(Excel)で作り無料ダウンロードできるようにしました。2018年の干支は戌(犬・いぬ)、2019年の干支は亥(いのしし)です […]

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エクセル関数のIFを使った複数条件|orとandを使った組み合わせ

エクセル(Excel)のIF関数は複数条件を指定することができる関数です。条件1のとき、条件2のとき、条件3のときのように表示する条件を複数分岐して、指定することができます。そのIF関数に「または」というOR関数を使った […]

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セルの数値が「1.23E+12」と表示された意味と変換・直し方|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の計算や数値を入力しているとセルの中の表示が「1.23E+12」など「E+」という表示になってしまうことがあります。正しい数値・文字列を表示するためにはどうしらよいのか、「1.23E+12」という表 […]

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郵便番号から住所を自動変換して入力する簡単な表示方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で住所録や顧客名簿・請求書や領収書など、様々な資料を作成するときに郵便番号や住所を入力します。とくに住所は入力するのが大変な項目の1つですよね。郵便番号から住所を自動変換することができれば入力も楽に […]

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エクセルで作れるグラフの種類と作成するときの名称と役割

エクセルは表作成ソフトですので、作った表を見やすいようにグラフにすることができます。グラフは会議資料や報告書、企画書、プレゼン資料などに使うことができます。数字の羅列だけだと分かりにくいですが、グラフにすることでデータの […]

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報告書のテンプレートの無料ダウンロード|エクセルやワードのひな形

報告書というと幅広いですが、研修・異業種交流会・OJT研修・研究など幅広い報告書に使えるようなテンプレートを作成してみました。大企業などはそれぞれに報告書のテンプレートやひな形・書式を作成していることが多いですが、項目の […]

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離れた複数のセル範囲を同時に選択して操作したい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表作成・表計算を作っているときに、「こうしておけば良かった」ということを途中で気が付くときがあります。私が気が付いたことは、列の色を1列おきに背景や文字カラーを変えておいたら見やすかったというとき […]

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エクセルのシート見出しを表示・非表示にする設定手順

エクセル(Excel)の下のほうにあるシート見出し、画像で言えばSheet1と表示されているシート名がシート見出しですが、これが表示されないとき困りますよね。開いているシート以外のシートを見たいときに「あれ、シート名が表 […]

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難しい漢字・文字を入力の読み方が分からないときは手書き入力を利用しましょう

エクセル(Excel)やワード(Word)で文章や文字を入力しているときに読めない漢字が出てきたときどうしますか?読み方を色々と変えて入力して漢字変換してみて入力候補に出てきたらいいですが、出てこなかったときは入力のしよ […]

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エクセルで読めない漢字を入力する方法|総画数や部首の画数で検索する手順

エクセルに文字や文章を入力したりしているとき、原稿のほうの漢字が読めないときがありませんか。例えば、忽ち(たちまち)・強ち(あながち)・恣意(しい)・未曾有(みぞう)・夥しい(おびただしい)など他にも難しい漢字がたくさん […]

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エクセル関数のVLOOKUPで複数条件を評価判定する使い方

エクセル(Excel)関数を使いたいと思ったときに、何が最適な関数なのかよくわからないことが多く、関数の勉強を始めたので使い方についてまとめておこうと思います。VLOOKUP関数の使い方を知ると売上管理や人事やテストの成 […]

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計算結果がエラーで表示されないときの解決法と四捨五入のやり方|エクセル関数ROUNDの使い方

請求書・見積書・受領書などの書類を作成するときに、単価×数量などで金額を計算することがあります。単純に掛け算すれば問題ことが多いですが、私は今回、エクセル(EXCEL)関数を使って自動表示・自動入力して入力ミスの削減や工 […]

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エクセル初心者の使い方|画面構成と基本操作のやり方

エクセル(Excel)初心者にとって、エクセルを扱うのは難しいです。入門編として基本的なことをまず覚えておかないと、エクセルを使える人から「表を作っておいて」と頼まれたりしても分かりませんし、エクセルを扱うときに使う名称 […]

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セル内に改行を入れる方法とまとめて消す方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)のセルに文字を入力したときに「改行」したほうがいいときがあります。でも、Enter(エンター)キーを押しても改行はできません。下のセルに移動してしまうだけです。結局、セルの中で改行することができずに […]

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エクセルの列番号が数字になりセルA1がR1C1と表示されるときの対処法

エクセル(Excel)を開いたら列番号が英数字の「A」とか「B」ではなく、行番号と同じように数字が表示されてしまっています。セルA1の部分のセルをアクティブセルにするとセル番号が「R1C1」と表示されています。列番号が英 […]

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郵便番号にハイフンを簡単に入れる2つの方法|エクセルの使い方

外部からや社内の他の部所などから提供してもらったエクセル(Excel)の住所データを見たときに郵便番号にハイフンが入っていないことがあります。「1234567」という感じですね。でも、郵便番号の入力形式を「ハイフン」入り […]

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エクセルに入力した日付が正しく表示されないときの解決法

エクセルで表を作成してたら、日付がおかしくなっていました。実際の日付よりも4年違う表示になっていました。何か変な操作をしたのかバグなのか分からなく、正しい日付を表示するのに苦労しましたので記録として残しておきます。エクセ […]

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2018-2019年の干支の可愛いイラスト入り月別エクセルカレンダー日曜・月曜始まり|無料ダウンロード

2018年と2019年の干支(戌・犬・いぬ)の可愛いイラスト入り月別カレンダーをエクセル(Excel)で作りました。2018年1月から2019年3月分までを作成しましたので1月始まりでも4月始まりでも対応できます。日曜は […]

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印刷するときに表を用紙の中央にしたい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表を印刷するときに、用紙の中央に寄せて印刷したら見栄えもいいし、用紙とのバランスがいいですよね。左側に寄って印刷されてしまい、バランスが良くないときがありますので、そんなときは、印刷したと […]

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エクセルの印刷範囲がずれる・切れる|失敗しない設定方法と調整の仕方

エクセルで作成した表を印刷したら、印刷範囲の設定が上手く出来ていなく印刷がずれるとか1ページに収まらず2ページに渡り印刷されてしまい切れるなどの印刷ミスをしたことがありませんか。また、見出しを固定してすべてのページに印刷 […]

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2017年カレンダー!エクセルテンプレートを無料ダウンロードできる

エクセルでカレンダーの作成ができれば、色んなことに使うことができます。私の会社では、エクセルで作られたカレンダーのテンプレートを使って机の前に貼っていたり、商談コーナーに設置したりしています。 そこで今回は、エクセルカレ […]

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