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はがきの宛名印刷をするための設定方法|作成のポイント

年賀状や暑中見舞いのほかに、ハガキに宛名を書くとき枚数が多いと時間も掛かるし、字が汚いから嫌だという人も多いと思います。そんなときは、エクセル(Excel)で作成した住所録や顧客リストなどの情報を利用して、簡単にワード(Word)で宛名印刷することができます。

そこで今回は、はがきの宛名印刷をするための設定方法と作成のポイントについて紹介します。

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はがきの宛名印刷の仕方

ハガキだけではなく、封筒やラベルにも印刷することができます。今回は、住所録や顧客リスト・名簿のエクセルファイルから宛名に必要な郵便番号・住所・氏名などを参照してワードでハガキの宛名印刷をする方法をお伝えします。

エクセルで宛名印刷をすることも可能ですが、より簡単に、そして綺麗に宛名印刷ができるのはワードを使ったほうがいいと思いますので、ワードを使った宛名印刷の方法をまとめました。

※住所や氏名などはすべて架空のものとなっています。

住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法はこちら

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宛名面を作成する

ワードを新規で開く

Wordを起動して、新規文書を作成します。

はがき宛名面印刷ウィザードを開く

「差し込み文書」タブをクリックして、作成グループの「はがき印刷」をクリックして「宛名面の作成」をクリックします。

はがき宛名面印刷ウィザードの設定開始

はがき宛名面印刷ウィザード画面が表示されたら「次へ」をクリックします。

宛名印刷するハガキの種類を選択する

はがきの種類を、年賀状/暑中見舞い・通常はがき・エコーはがき・往復はがきから選びます。

今回は、通常はがきにチェックを入れて「次へ」をクリックします。

宛名の縦書きと横書きを設定する

縦書きにチェックを入れて「次へ」をクリックします。

フォントを設定する

フォント欄から任意のフォントを選びます。今回は「游ゴシック」を選びました。

「宛名住所内の数字を漢数字に変換する」
「差出人住所内の数字を漢数字に変換する」

にチェックを入れて「次へ」をクリックします。

差出人情報を設定する

今回は、「差出人を印刷しない」で設定しますが、差出人情報を入力する際には、ここで住所・氏名・電話番号などを入力します。

「差出人を印刷する」のチェックを外したら「次へ」をクリックします。

宛名に必要な住所録の種類を設定する

「既存の住所録ファイル」にチェックを入れて、「参照」をクリックします。

住所録ファイルが保存されている場所を指定して、対象ファイルをクリックしたら「開く」をクリックします。

宛名の敬称を設定する

宛名の敬称で「様」を選び「次へ」をクリックします。

はがき宛名面印刷ウィザードの設定終了

はがき宛名面印刷作成の設定は終了ですので、「完了」をクリックします。

エクセルのシートを選ぶ

指定した住所録ファイルのどのシートの情報を使うのかを指定しますので、使用するシートをクリックしたら「OK」をクリックします。

Word画面に戻り宛名面を確認する

Word画面に戻ると、宛名面が表示されます。

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宛名の各フィールド位置を指定する

宛名の各フィールドを表示する

「差し込み文書」タブをクリックして、結果プレビューグループにある「結果プレビュー」をクリックします。

宛名の各フィールドを確認する

宛名に表示するためのフィールド名が各位置に表示されるので、どの位置に何のフィールドが表示されるのか確認します。

各フィールドに住所録ファイルの名称を対応させる

「差し込み文書」タブをクリックして、文章入力とフィールドの挿入グループにある「フィールドの対応」をクリックします。

フィールドの対応画面が表示されるので、この画面で対応させます。

対応させたいフィールド名の矢印をクリックすると、住所録ファイルの見出し項目が表示されるので対応しているものを選び、すべての設定が終わったら「OK」をクリックします。

各フィールドの対応結果を確認する

「差し込み文書」タブをクリックして、結果プレビューグループにある「結果プレビュー」をクリックします。

下に表示された各フィールドの情報にズレや漏れがないかを確認します。

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不要なフィールドを削除する

フィールド名を表示する

「差し込み文書」タブをクリックして、結果のプレビューグループの「結果のプレビュー」をクリックします。

不要なフィールドを削除する

不要なフィールドの会社名を削除するときは、<<会社名>>をクリックして背景がグレーになったら、枠線にマウスを合わせると十字の矢印マークに変わりますので、変わったらクリックして「Delete」キーを押すと削除されます。

削除すると画像のように、会社名があった部分が空白になります。

他のフィールドのサイズを変更する

住所_1と住所_2を表示する枠を確認すると、住所_2が見えませんので枠を広げます。

<<住所_1>>をクリックするとテキストボックスに白い四角「□」が表示されますので左側の中央にある部分にマウスを合わせて両矢印になったら、クリックしたまま左に移動すると枠が広がります。クリックを離すと枠の広さが確定します。

枠を広げても、文字の表示スペースはそのままなので、テキストボックスの内側にある点線部分にマウスを合わせると、マウスポインターの形が変わりますので変わったらクリックしたまま右に移動して広げたらクリックを離します。

住所_1と住所_2の枠が広がります。

<<役職>>を削除する

宛名印刷に<<役職>>の印刷が不要なときは、<<役職>>とその下の部分までを範囲指定して「Delete」キーを押して削除します。

フォントサイズを変更することもできます。ホームタブからフォントサイズのリストを表示し、任意のサイズをクリックすることで変更できます。

「Delete」キーを押して削除しました。

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宛名を連名にする

<<名>>を削除する

<<姓>>のあとのスペースと<<名>>を範囲指定して、「Delete」キーを押して削除します。

セルの分割をする

<<姓>>をクリックして、「レイアウト」タブをクリックして、結合グループの「セルの分割」をクリックします。

セルの分割画面が表示されるので、列数「1」・行数「3」を入力して「OK」をクリックします。

分割したセルのサイズを調整する

<<姓>>が表示されていたセルが3つのセルに分割されます。真ん中のセルの上下の点線を移動して、真ん中のセルの幅を縮めて上下のセル幅を広げます。

<<姓>>の下の点線にマウスを合わせて、マウスポインターの形が変わったらクリックしたまま下に移動して<<姓>>のセルのサイズを広げます。

真ん中のセルのサイズを変更する

次に、真ん中のセルの下の点線にマウスを合わせて、マウスポインターの形が変わったらクリックしたまま上に移動して真ん中のセルのサイズを縮めます。

「様」の上のセルに<<名>>フィールドを設定する

真ん中のセルのサイズを調整したら、「様」の上のセルをクリックします。

「差し込み文書」タブをクリックして、文章入力とフィールドの挿入グループにある「差し込みフィールドの挿入」をクリックして、「名」をクリックします。

<<連名>>フィールドを挿入するため改行する

<<名>>の下にカーソルを合わせて「Enter」キーを押します。

改行されて<<名>>の横にカーソルが表示されます。

<<連名>>フィールドを挿入する

<<名>>の横にカーソルが表示された状態で、「差し込み文書」タブをクリックして、文章入力とフィールドの挿入グループにある「差し込みフィールドの挿入」をクリックして、「連名」をクリックします。

連名の呼称をフィールドを挿入する

<<名>>の下の「様」の下にカーソルを合わせて「Enter」キーを押して改行し、「様」の横にカーソルが表示されたら、「差し込み文書」タブをクリックして、文章入力とフィールドの挿入グループにある「差し込みフィールドの挿入」をクリックして、「呼称」をクリックします。

差し込み文書からフィールドを挿入しないで直接「様」を入力しても大丈夫です。

連名が正しく表示されるか確認する

「差し込み文書」タブをクリックして、結果のプレビューグループの「結果のプレビュー」をクリックします。

ワードの宛名印刷が正しく表示されているかを確認します。画像のようになっていればOKです。

他の宛名面を確認する

「差し込み文書」タブをクリックして、結果のプレビューグループの「次のレコード」をクリックすると、他の宛名を確認することができます。

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宛名印刷をする

宛名印刷の設定をする

「差し込み文書」タブをクリックして、完了グループの「完了と差し込み」をクリックして、「文書の印刷」をクリックします。

印刷データを指定する

プリンターに差し込み画面が表示されたら「すべて」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

一部分だけを印刷するときは、最初のレコードと最後のレコードにチェックを入れて、何番目から何番目を入力することで指定できます。

プリンターのプロパティを開く

プリンター名で印刷するプリンターを選んだら、「プロパティ」をクリックします。

プロパティの設定をする

用紙の種類で「はがき」をクリックして、宛名印刷するハガキの種類を選んでクリックします。

・通常はがき
・インクジェットはがき
・インクジェット写真用はがき

の種類があります。種類を選ぶことが出来ないときは「はがき」を選びます。

出力用紙サイズをクリックして、「はがき」をクリックします。

用紙の種類と出力用紙サイズの変更を行なったら「OK」をクリックします。

宛名印刷を実行する

印刷画面に戻ったら「OK」をクリックして印刷します。

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郵便番号の位置を修正する

郵便番号のレイアウト微調整を開く

「はがき宛名面印刷」タブをクリックして、編集グループの「レイアウトの微調整」をクリックします。

郵便番号のレイアウトを微調整する

レイアウト画面が表示されるので、印刷位置の調整で横位置と縦位置を調整して、郵便番号の枠内に郵便番号が収まるように調整したら「OK」をクリックします。。

編集後記

エクセルで作成した住所録などを使って、ワードの宛名印刷機能で宛名を印刷する手順をまとめました。ワード(Word)を使うことで簡単に、そして綺麗に宛名印刷をすることができます。基本的な設定は5分もあればできてしまうので、あとは印刷するだけで1枚でも100枚でも宛名印刷することができます。

連名での宛名印刷もできますし、会社名や役職も一緒に印刷するように設定すれば、会社・法人・ビジネスでも使うことができます。

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