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コードや番号を入力して商品名・単価を自動入力する方法|エクセル関数VLOOKUPの使い方

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たくさんのリストの中から、特定の商品や項目を探しだし、請求書・納品書・受領書・見積書などに転記していく作業はとても大変です。会社で使用しているエクセル(Excel)で作成している請求書のフォーマットを基に、商品コードを入力すると商品名と単価が自動入力されるようにエクセル関数を使って改善したいと思います。

そこで今回は、エクセル関数のVLOOKUPを使って番号を入力するだけで商品名や商品単価を自動表示させたいと思います。

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別表からデータを検索して表示するVLOOKUPの使い方

関数の書式【数学/三角】

VLOOKUP関数は、別表のデータを検索して、指定したセルに該当するデータを表示してくれます。別表から探して、一致する同じ行にあるデータを取り出してくれます。請求書や見積書など番号やコードなどを入力することで商品名・単価を自動表示することができます。

VLOOKUP関数は、今回紹介する検索値に指定した条件に対応するデータを取り出すだけではなく、特定の数値がどのグループになるのかという複数条件を判定するときにも使うことができます。詳しくは「 複数条件を判定する 」をご覧ください

VLOOKUPの関数式は、

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

検索値・・・別表で検索したい値を指定します。

範囲・・・別表のセルの範囲を指定します。その別表の左端に検索値と同じ値がくるように作成します。

列番号・・・範囲で指定した別表の左から何番目のセル情報を表示するか指定します。

検索方法・・・TRUEまたはFALSEで指定します。

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VLOOKUP関数を使うときに準備しておくこと

VLOOKUP関数を使うときには、1つ用意しておくものがあります。それは、

 データの一覧表を準備しておくこと

です。

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別シートまたは、同じシートに別表にあたるデータ一覧表を作成しておきます。作成するときに注意しておかないといけないのが一番左端のデータです。この一番左端のデータがVLOOKUP関数の検索値と一致している必要があります。

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請求書の商品コードに「000001」と入力すると、商品名には「テープのり」、単価には「160」が自動入力されます。

番号を入力して商品名や単価を表示するVLOOKUP関数のやり方

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=VLOOKUP(B10,商品リスト!$A$1:$C$12,2,FALSE)

図とか線がごちゃごちゃしていて分からないという人には、1つずつ入力する項目が分かるようにお伝えしたいと思います。

関数を入力する場所

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VLOOKUP関数を使ってデータを自動入力・表示させたい場所が関数を入力する場所です。今回は、商品コードを入力したら「商品名」が自動表示されるようにしたいので、セルC10に関数を入力します。

セルC10をクリックしたら、セル内の情報が表示される場所の左側に「fx」というマークがありますのでクリックします。直接、VLOOKUP関数を手入力しても構いませんが、今回は操作の分かりやすい関数の挿入機能を使って説明します。

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関数の挿入画面が表示されたら、関数名から「VLOOKUP」を探し「OK」をクリックします。

検索値を入力する

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関数の引数画面の「検索値」を一度クリックしてから、検索値となるセル「B10」をクリックします。すると関数の引数画面の検索値に「B10」と表示されます。商品名を自動表示するために検索する場所を指定します。

範囲を入力する

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関数の引数画面の「範囲」をクリックしてから、データ検索に使う一覧表の範囲を指定します。今回は商品リストというシート名に一覧表を作成しましたので範囲をマウスで指定すると「商品リスト!A1:C12」と表示されます。これだとセルをコピーしたときに範囲がズレてしまいますので、「商品リスト!A1:C12」の先頭部分をクリックしたまま最後までマウスを動かし色を反転させてから「F4」ボタンを押して「商品リスト!$A$1:$C$12」とします。

AやCなどの英語を「$」で挟むことでセルの情報をコピーして貼り付けても範囲がズレません。これを絶対参照にするということです。

列番号を入力する

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関数の引数画面の列番号に自動表示させたい数字を入力します。今回は商品名を表示したいので「2」を入力します。1列目は商品コード、2列目は商品名、3列目は商品単価というようになります。商品単価を表示させたいときは「3」と入力します。

検索方法を入力する

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検索方法では、近似値を検索するときは「1」または「TRUE」、完全一致で検索するときは「0」または「FALSE」を指定します。今回は完全一致でないと意味がありませんので「0」または「FALSE」を入力して「OK」をクリックします。

エラー表示の「#N/A」が表示されたら

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VLOOKUP関数を入力したけど「#N/A」とエラー表示が出てしまったと焦ることはありません。VLOOKUP関数の検索値の対象となる値が入力されていないため表示されたエラーなので、商品コード欄に数値を入力したら商品名が正しく表示されます。

VLOOKUP関数の条件で検索方法をFALSEを指定しているため、半角と全角の違いも完全一致していないとデータが反映されませんので、注意が必要です。

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商品コードに数値を入力すると画像のように、商品リストの中から入力した商品コードと一致する商品名の「テープのり」を表示してくれます。

必要な箇所にVLOOKUP関数を貼り付ける

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VLOOKUP関数で自動表示させたいセルに、C10のコピーをペーストします。商品コードを入力すると商品名と単価が自動入力されます。これで、VLOOKUP関数を使ったデータの自動表示が完了です。

編集後記

このVLOOKUP関数を使いこなすことで、今まで手入力していたデータを一瞬で自動入力することができるようになり、大幅な作業短縮と入力ミスを削減することができます。大量のデータから必要項目を入力する作業が必要な請求書・見積書・受領書・日計表などの表をExcel(エクセル)で作成するときにVLOOKUP関数が使えないか考えてみるといいです。

データ一覧の内容さえ間違えていなければ、入力や計算の間違えを減らすことが確実にできます。チェックに掛ける時間も削減できます。

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