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コードや番号を入力して商品名・単価を自動入力する方法|エクセル関数VLOOKUPの使い方

vlookup4903-1

たくさんのリストの中から、特定の商品や項目を探しだし、請求書・納品書・受領書・見積書などに転記していく作業はとても大変です。会社で使用しているエクセル(Excel)で作成している請求書のフォーマットを基に、商品コードを入力すると商品名と単価が自動入力されるようにエクセル関数を使って改善したいと思います。

そこで今回は、エクセル関数のVLOOKUPを使って番号を入力するだけで商品名や商品単価を自動表示させたいと思います。

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別表からデータを検索して表示するVLOOKUPの使い方

関数の書式【数学/三角】

VLOOKUP関数は、別表のデータを検索して、指定したセルに該当するデータを表示してくれます。別表から探して、一致する同じ行にあるデータを取り出してくれます。請求書や見積書など番号やコードなどを入力することで商品名・単価を自動表示することができます。

VLOOKUP関数は、今回紹介する検索値に指定した条件に対応するデータを取り出すだけではなく、特定の数値がどのグループになるのかという複数条件を判定するときにも使うことができます。詳しくは「 複数条件を判定する 」をご覧ください

VLOOKUPの関数式は、

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

検索値・・・別表で検索したい値を指定します。

範囲・・・別表のセルの範囲を指定します。その別表の左端に検索値と同じ値がくるように作成します。

列番号・・・範囲で指定した別表の左から何番目のセル情報を表示するか指定します。

検索方法・・・TRUEまたはFALSEで指定します。

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 データの一覧表を準備しておくこと

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別シートまたは、同じシートに別表にあたるデータ一覧表を作成しておきます。作成するときに注意しておかないといけないのが一番左端のデータです。この一番左端のデータがVLOOKUP関数の検索値と一致している必要があります。

vlookup4903-1

請求書の商品コードに「000001」と入力すると、商品名には「テープのり」、単価には「160」が自動入力されます。

番号を入力して商品名や単価を表示するVLOOKUP関数のやり方

vlookup4903-3

=VLOOKUP(B10,商品リスト!$A$1:$C$12,2,FALSE)

図とか線がごちゃごちゃしていて分からないという人には、1つずつ入力する項目が分かるようにお伝えしたいと思います。

関数を入力する場所

vlookup4903-4

VLOOKUP関数を使ってデータを自動入力・表示させたい場所が関数を入力する場所です。今回は、商品コードを入力したら「商品名」が自動表示されるようにしたいので、セルC10に関数を入力します。

セルC10をクリックしたら、セル内の情報が表示される場所の左側に「fx」というマークがありますのでクリックします。直接、VLOOKUP関数を手入力しても構いませんが、今回は操作の分かりやすい関数の挿入機能を使って説明します。

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関数の挿入画面が表示されたら、関数名から「VLOOKUP」を探し「OK」をクリックします。

検索値を入力する

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関数の引数画面の「検索値」を一度クリックしてから、検索値となるセル「B10」をクリックします。すると関数の引数画面の検索値に「B10」と表示されます。商品名を自動表示するために検索する場所を指定します。

範囲を入力する

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関数の引数画面の「範囲」をクリックしてから、データ検索に使う一覧表の範囲を指定します。今回は商品リストというシート名に一覧表を作成しましたので範囲をマウスで指定すると「商品リスト!A1:C12」と表示されます。これだとセルをコピーしたときに範囲がズレてしまいますので、「商品リスト!A1:C12」の先頭部分をクリックしたまま最後までマウスを動かし色を反転させてから「F4」ボタンを押して「商品リスト!$A$1:$C$12」とします。

AやCなどの英語を「$」で挟むことでセルの情報をコピーして貼り付けても範囲がズレません。これを絶対参照にするということです。

列番号を入力する

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関数の引数画面の列番号に自動表示させたい数字を入力します。今回は商品名を表示したいので「2」を入力します。1列目は商品コード、2列目は商品名、3列目は商品単価というようになります。商品単価を表示させたいときは「3」と入力します。

検索方法を入力する

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検索方法では、近似値を検索するときは「1」または「TRUE」、完全一致で検索するときは「0」または「FALSE」を指定します。今回は完全一致でないと意味がありませんので「0」または「FALSE」を入力して「OK」をクリックします。

エラー表示の「#N/A」が表示されたら

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VLOOKUP関数を入力したけど「#N/A」とエラー表示が出てしまったと焦ることはありません。VLOOKUP関数の検索値の対象となる値が入力されていないため表示されたエラーなので、商品コード欄に数値を入力したら商品名が正しく表示されます。

VLOOKUP関数の条件で検索方法をFALSEを指定しているため、半角と全角の違いも完全一致していないとデータが反映されませんので、注意が必要です。

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商品コードに数値を入力すると画像のように、商品リストの中から入力した商品コードと一致する商品名の「テープのり」を表示してくれます。

必要な箇所にVLOOKUP関数を貼り付ける

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VLOOKUP関数で自動表示させたいセルに、C10のコピーをペーストします。商品コードを入力すると商品名と単価が自動入力されます。これで、VLOOKUP関数を使ったデータの自動表示が完了です。

編集後記

このVLOOKUP関数を使いこなすことで、今まで手入力していたデータを一瞬で自動入力することができるようになり、大幅な作業短縮と入力ミスを削減することができます。大量のデータから必要項目を入力する作業が必要な請求書・見積書・受領書・日計表などの表をExcel(エクセル)で作成するときにVLOOKUP関数が使えないか考えてみるといいです。

データ一覧の内容さえ間違えていなければ、入力や計算の間違えを減らすことが確実にできます。チェックに掛ける時間も削減できます。

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セル内に改行を入れる方法とまとめて消す方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)のセルに文字を入力したときに「改行」したほうがいいときがあります。でも、Enter(エンター)キーを押しても改行はできません。下のセルに移動してしまうだけです。結局、セルの中で改行することができずに […]

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エクセルの数式バーが消えた!非表示になったときの出し方・表示方法

資料作成のための過去に作成したデータをUSBメモリカードでもらい、私のパソコンで資料のエクセル(Excel)ファイルを開いたら名前ボックスと数式バーが表示されなくなってしまいました。さっきまでエクセルを使っていたときは数 […]

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2017年のエクセルカレンダーのテンプレートを無料ダウンロード

会社やスケジュール管理に手帳を購入して使うのもいいですが、バインダーを使って手作りのエクセルカレンダー作ってスケジュール管理を私はしています。 というのも、自分が使いやすいスケジュール手帳が無いからというのが始まりでした […]

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すぐに使える!エクセルの業務報告書のテンプレート|無料ダウンロード

業務報告書とは、ビジネスにおいて上司に指示された仕事を遂行して、その結果または経過報告をするために使用する報告書です。担当者から上司に正確な情報を簡潔にまとめて伝える必要があります。何の件についての報告なのか、業務の内容 […]

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印刷したら白紙ページが混ざるときの削除方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷したら、白紙のページが出てきました。作成した表だけを印刷したかったのですが、印刷してみたら白紙が混ざることがありますよね。作成した表だけを印刷したいので白紙部分は削除したい、印刷し […]

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エクセルで顧客名簿を管理する表の作り方|フリーテンプレート

会社で使う顧客名簿は検索しにくかったり、必要な情報が項目になかったりすることがあります。そんなとき、自分で顧客名簿を管理する「顧客名簿管理表」を自分で作成することで管理しやすくなりますし、データの分析もすることができるよ […]

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エクセルで作成した請求書テンプレート・ひな形|無料ダウンロード

会社や個人事業主の方など請求書を発行する機会が多くあります。請求書を取引先や得意先に送る目的は、指定期日までに入金してもらうためです。入金を期限までに振り込んでもらうために請求書を作って送る必要があります。書き方のルール […]

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エクセルでスケジュール管理表を自分で作成!オリジナルカレンダーで使いやすい手帳にする

会社で使っているスケジュール管理表、手帳は自分でエクセルで作ったリフィルを使っています。というのも、30分単位での管理が必要なことと、早朝から深夜までの時間をきちんと書き込めるようにするために、自分で簡単なスケジュール表 […]

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郵便番号や住所を自動入力したいときの設定方法とやり方|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で郵便番号や住所を入力しているときに、こんなことを思いませんか?「郵便番号から住所を自動入力したい」とか「住所から郵便番号を自動入力したい」と。これを自動で入力することができ表示してくれるとかなり入 […]

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印刷範囲を表示してずれ・はみ出しを調整したい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷したら、ページが切れていたり、1枚に収まらずにズレていたりした経験がありませんか。印刷してから気が付くことがありますよね。印刷するときに、印刷範囲を確認して、印刷範囲からはみ出して […]

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離れた複数のセル範囲を同時に選択して操作したい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表作成・表計算を作っているときに、「こうしておけば良かった」ということを途中で気が付くときがあります。私が気が付いたことは、列の色を1列おきに背景や文字カラーを変えておいたら見やすかったというとき […]

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エクセルに入力した日付が正しく表示されないときの解決法

エクセルで表を作成してたら、日付がおかしくなっていました。実際の日付よりも4年違う表示になっていました。何か変な操作をしたのかバグなのか分からなく、正しい日付を表示するのに苦労しましたので記録として残しておきます。エクセ […]

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エクセルで数値を入力したとき【0】ゼロを先頭に表示する方法

エクセル(Excel)で表作成で数値の先頭に「0」ゼロを入力して表示させいときがありますが、普通に「0」ゼロを入力しても数値の頭に「0」ゼロが表示されません。例えば、電話番号は必ず「0」ゼロから始まりますよね。日付でも桁 […]

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支払期限などの月末日付を求めるエクセル関数|EOMONTHの使い方

請求書などを作成するときに、支払期限を設定します。その支払期限は、翌月末日支払いが多いと思います。この支払期限をエクセル関数を使って自動入力することができます。使う関数はEOMONTHというものです。今まで私は、最初のシ […]

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エクセル初心者の複合グラフの作り方|軸ラベルの表示・単位の追加など

エクセルで種類の違うグラフを1つのグラフにまとめて表示することができます。複合グラフとは、縦棒グラフと折れ線グラフと異なったグラフをグラフ化することです。数値の単位や大きさが違うグラフを1つの表にすることで数値だけの表よ […]

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エクセルで文字コードを調べる・確認する方法

エクセル初心者の私にとって文字コードとは何かっていうことから分かりません。エクセルを入力するときに文字コードなんて気にしていませんしね。でも、文字化けしたときなどに文字コードを確認したりすることがあります。あとは、プログ […]

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すぐに使える!エクセルで作成した出張旅費精算書のテンプレート|無料ダウンロード

出張旅費精算は、旅費規程に定める移動距離などの旅費条件を満たしたときに出張としみなされます。交通費精算とは違う、出張旅費精算書を使って精算します。というのも、宿泊費や日当などが発生するため、出張旅費精算書を使って精算しま […]

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エクセルのシート見出しを表示・非表示にする設定手順

エクセル(Excel)の下のほうにあるシート見出し、画像で言えばSheet1と表示されているシート名がシート見出しですが、これが表示されないとき困りますよね。開いているシート以外のシートを見たいときに「あれ、シート名が表 […]

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空白セルだけを選択して文字入力や削除する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成するときに、空欄が発生することがあります。何も入力しなくてもいいかなぁと思って空白セルにしていたけど、やっぱり文字や数値を入力したほうがいいかなとか背景色を変えたほうがいいかなとか、削除し […]

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複数の数値の積を求める方法|エクセル関数PRODUCTの使い方

見積書や請求書・受注書などの定形書類を作成するときに、複数の値を掛け算することがあります。単純に「A×B」という式を入力するだけでは、対応できないことがあります。例えば、空白セルがあったり、文字列があったりすると通常の掛 […]

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印刷するときにずれる・切れる・はみ出る表を1ページに収める方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷してみると右端が切れてしまい、1ページに収まらずに2ページに渡って印刷されてしまうことがあります。表が途中で切れて2枚目にはみ出してしまうと見にくいです。印刷するときに印刷する範囲 […]

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