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エクセル初心者の使い方|画面構成と基本操作のやり方

エクセル(Excel)初心者にとって、エクセルを扱うのは難しいです。入門編として基本的なことをまず覚えておかないと、エクセルを使える人から「表を作っておいて」と頼まれたりしても分かりませんし、エクセルを扱うときに使う名称や役割を知らないと話しが通じません。また基本的な操作方法を知ることが大切になります。

そこで今回は、エクセル初心者の方でも分かりやすいように画面構成と基本操作方法についてお伝えします。

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エクセルの画面構成と名称と役割

エクセルの画面を立ち上げたときの画面に各名称に番号を振っていますので、その番号の名称の名前と役割について紹介します。

1.クイックアクセスツールバー

よく使う機能、頻繁に利用する機能である上書き保存、元に戻す、やり直すといったボタンが登録されています。

2.タイトルバー

開いているエクセルファイルの名前が表示されます。

3.ファイルタブ

エクセルの設定や上書き保存・名前を付けて保存・印刷・ブックの保護などエクセルファイル全体の操作ができます。

4.タブ

タブと言い、ホーム・挿入・数式・データなどのタブをクリックすることで表示項目が変わります。

5.リボン

エクセルを操作するためのアイコンボタンが表示されます。

6.グループ

タブで選んだ項目の内容を操作ボタン別にまとめています。ホームならクリップボード・フォント・配置・数値など。

7.ダイアログボックス表示ボタン

クリックすると、その関連したグループの設定機能画面が別画面で表示されます。

8.名前ボックス

今、選択されているセルの情報が表示されます。A1と表示されているときはA1の場所にセルがあります。

9.数式バー

今、選択されているセル(アクティブセル)に入力された文字や数値のデータや数式が表示されます。

10.列番号

列を表すアルファベットです。参考画像は数値になっていますが通常はアルファベットで表示されています。

11.セル・アクティブセル

文字や数値・数式を入力するワークシートを構成するマス目がありますが、マス目一つ一つをセルと呼び、指定しているマス目のことをアクティブセルといいます。

12.ワークシート

エクセルの文字や数値・数式などを入力するための作業領域のことをいいます。

13.行番号

行の位置を表しています。

14.シート見出し

作業するためのワークシートを複数増やすことができ、それぞれのワークシートにシート名を付けることができます。クリックすることでワークシートを切り替えることができます。

15.新しいシートを増やす

クリックすると新しいワークシートが追加されます。

16.表示モード

画面の表示モードを切り替えることができます。左側から標準・ページレイアウト・改ページプレビューに切り替えることができます。

17.ズーム

「ー」と「+」の間にある縦棒をクリックしたまま動かすことで画面の表示倍率を変更することができます。「+」の横にある数字が現在の倍率を表しています。

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タブとリボンから操作する方法

タブを選ぶことでエクセルの様々な機能であるリボンを選ぶことができます。操作するときに便利なように一緒に使うボタンがまとまっていますので探しやすいです。

画像ではホームタブが選ばれている状態ですが、「挿入」タブに切り替えるために「挿入」をクリックします。

挿入タブを選んだら、リボン部分の表示が変わります。ここで例えば「図」をクリックすると画像・オンライン画像・図形などのメニューが表示されます。

ダイアログボックスから操作する方法

リボンに全ての機能が表示されているわけではありません。比較的よく使う機能が表示されていますので、表示されていない機能を使いたいとか、使いたい機能が見つからないときにはダイアログボックスを開いて操作します。

ダイアログボックスボタンをクリックします。

すると、グループ名に関連したダイアログボックスが別ウインドウで表示されますので、使いたい項目のタブを選び、設定して使います。

ミニツールバーから操作する方法

ミニツールバーとは、リボンの部分までマウスを移動させることなく選択した文字列のそばで設定することができる機能です。

セルに入力した文字列をドラッグして選択すると、ミニツールバーが表示されます。設定できる機能は制限されていますが、フォント・フォントサイズ・色などの設定を行なうことができます。

このミニツールバーは作業効率を上げるためにも是非活用したいツールです。

編集後記

まずはエクセル(Excel)を使うための基本的な画面構成と操作方法をお伝えしました。エクセルの操作ややり方を教えてくれる人たちは、エクセルの名称を使って説明してきますので、それだけでも覚えておくと話がしやすいですし理解度も高まります。

例えば、リボンと言われて「リボンて何?」と聞き返したりしないでパッと位置が分かればスムーズに作業することができますし、教えるほうとしても少しは分かっているなぁと感じてくれるはずです。

このきっかけが丁寧に教えてくれることにもつながりますよ。

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エクセルで文字コードを調べる・確認する方法

エクセル初心者の私にとって文字コードとは何かっていうことから分かりません。エクセルを入力するときに文字コードなんて気にしていませんしね。でも、文字化けしたときなどに文字コードを確認したりすることがあります。あとは、プログ […]

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エクセルのEnterキーを押したときに移動する方向を変える方法

エクセル(Excel)でEnter(エンター)キーを押すと、下にカーソルが移動しますが、文字や数値入力が横方向なのでEnterキーを押すと横移動するようになると作業効率が良く、時間短縮になると思いますができますか・・と聞 […]

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エクセル初心者の複合グラフの作り方|軸ラベルの表示・単位の追加など

エクセルで種類の違うグラフを1つのグラフにまとめて表示することができます。複合グラフとは、縦棒グラフと折れ線グラフと異なったグラフをグラフ化することです。数値の単位や大きさが違うグラフを1つの表にすることで数値だけの表よ […]

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エクセル関数の基本知識と入力方法|初心者の使い方

エクセル初心者にとって関数は、よく分からないものであり、使える人を見ると「凄い!」と思っているかも知れません。エクセルを使いはじめたときは、会社の先輩から「関数も使えないの」と言われたことがあり、会社の人は関数が使えるん […]

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行・列単位でデータを移動する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表を作成したときに行単位または列単位で場所を移動したり、コピーしたいと思うときに、その行や列に再度データを入力するのは面倒です。同じデータをまた入力しないといけないその手間と時間を省くことができま […]

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すぐに使える!エクセルの業務報告書のテンプレート|無料ダウンロード

業務報告書とは、ビジネスにおいて上司に指示された仕事を遂行して、その結果または経過報告をするために使用する報告書です。担当者から上司に正確な情報を簡潔にまとめて伝える必要があります。何の件についての報告なのか、業務の内容 […]

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エクセルの印刷範囲がずれる・切れる|失敗しない設定方法と調整の仕方

エクセルで作成した表を印刷したら、印刷範囲の設定が上手く出来ていなく印刷がずれるとか1ページに収まらず2ページに渡り印刷されてしまい切れるなどの印刷ミスをしたことがありませんか。また、見出しを固定してすべてのページに印刷 […]

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エクセルで顧客名簿を管理する表の作り方|フリーテンプレート

会社で使う顧客名簿は検索しにくかったり、必要な情報が項目になかったりすることがあります。そんなとき、自分で顧客名簿を管理する「顧客名簿管理表」を自分で作成することで管理しやすくなりますし、データの分析もすることができるよ […]

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エクセルの数式バーが消えた!非表示になったときの出し方・表示方法

資料作成のための過去に作成したデータをUSBメモリカードでもらい、私のパソコンで資料のエクセル(Excel)ファイルを開いたら名前ボックスと数式バーが表示されなくなってしまいました。さっきまでエクセルを使っていたときは数 […]

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エクセルの列番号が数字になりセルA1がR1C1と表示されるときの対処法

エクセル(Excel)を開いたら列番号が英数字の「A」とか「B」ではなく、行番号と同じように数字が表示されてしまっています。セルA1の部分のセルをアクティブセルにするとセル番号が「R1C1」と表示されています。列番号が英 […]

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エクセルに住所の番地などを入力すると日付に変換されるのを防ぐ方法

エクセル(Excel)で住所録を作成していたときに都道府県の住所と住所番地を別で入力したら日付に変換されてしまいます。セルに「1-2-3」と入力してEnterキーを押すと「2001/2/3」と表示されてしまい住所の番地を […]

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エクセルに入力した数字の右端にスペースが入り右寄せにならない

エクセル(Excel)で表計算をしているとたまに数字・数値が完全に右寄せにならないことがあります。画像のようにB列とC列は数字の最後に半角スペースが入ってしまっていて右寄せになっていません。D列のように右寄せにしたいです […]

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日付から曜日を表示するエクセル関数TEXTの使い方|祝日の色付けと和暦表示

カレンダーや日計表、スケジュール表などを作成するときに知りたいのが、日付から自動で曜日を表示したり、土日祝日は文字を色付けしたり、セルの背景を変えたりして休みが分かるようにしたいと言ったことです。曜日を手入力したり、土曜 […]

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空白セルだけを選択して文字入力や削除する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成するときに、空欄が発生することがあります。何も入力しなくてもいいかなぁと思って空白セルにしていたけど、やっぱり文字や数値を入力したほうがいいかなとか背景色を変えたほうがいいかなとか、削除し […]

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報告書のテンプレートの無料ダウンロード|エクセルやワードのひな形

報告書というと幅広いですが、研修・異業種交流会・OJT研修・研究など幅広い報告書に使えるようなテンプレートを作成してみました。大企業などはそれぞれに報告書のテンプレートやひな形・書式を作成していることが多いですが、項目の […]

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印刷したときにページ数と総ページ数を入れる設定をしたい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表を印刷したら、どれが1ページ目なのか2ページ目なのか分からなくなってしまいました。表を確認して順番通りに並べていく作業をしないといけません。このときに、印刷したページの下にページ数と総ペ […]

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