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エクセルの印刷範囲がずれる・切れる|失敗しない設定方法と調整の仕方

エクセルで作成した表を印刷したら、印刷範囲の設定が上手く出来ていなく印刷がずれるとか1ページに収まらず2ページに渡り印刷されてしまい切れるなどの印刷ミスをしたことがありませんか。また、見出しを固定してすべてのページに印刷したりとかもできたりします。印刷を中央にしたり、拡大したりもでき、印刷プレビューで確認することで失敗しない設定ができます。

そこで今回は、エクセルで作成した表を印刷するとき失敗しないための設定方法と調整の仕方についてお伝えします。

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印刷画面の名称と役割について

印刷画面の名称と役割について1つ1つ確認していきます。

まずは、印刷画面を開く手順をお伝えします。

エクセルのファイルタグをクリックして「印刷」をクリックしすると下記画面が表示されます。

【印刷画面の名称と役割】

1.ワークシートに戻る:クリックすることでワークシートの画面に戻ります。

2.印刷:印刷を実行します。

3.部数:「▲」や「▼」をクリックするか直接入力することで印刷部数を設定できます。

4.プリンター:メインで使うプリンターが表示されています。複数のプリンターがあるときは「▼」をクリックすることで他のプリンターを設定することができます。

5.設定:現在のシートや複数または全てのシートを印刷したりと印刷対象を設定したり、印刷の方向、用紙サイズ、余白の幅、拡大・縮小などの設定ができます。

6.ページ設定:ページ設定画面が開き、ページ・余白・ヘッダー・フッター・シートの詳細設定ができます。

7.ページ:プレビュー画面が複数あるときに、次のページを表示したり、前のページを表示したりすることができ、左側の数値は現在のページ数を表しています。

8.印刷プレビュー:印刷したときのイメージを確認できます。

9.余白の表示:クリックすると余白の線が表示され、クリックして動かすことで任意で幅を変えることができます。もう一度押すことで線が消えます。

10.印刷プレビュー画面を拡大する:ボタンを押すと印刷プレビュー画面が拡大され、もう一度押すと元に戻ります。

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印刷するときのシートの範囲を確認します。

作業中のシートを印刷:作業中のシートのみを印刷します。

ブック全体を印刷:ブック全体を印刷します。

選択した部分を印刷:現在の選択部分のみを印刷します。

選択したテーブルを印刷:選択したテーブルのみを印刷します。

必要に応じて設定を変更しますが、通常は「作業中のシートを印刷」を選びます。

ページ数を確認して複数枚に渡り印刷するのか、1ページに印刷するのか確認します。1ページに印刷したいので2ページ目に一部が表示されています。

印刷する用紙の向きを縦方向から横方向に変更することができます。用紙の向きを変えることではみ出していた2ページ目が1ページで印刷することができます。

用紙サイズを変更したいときは「▼」をクリックしてメニューを表示し、印刷する用紙サイズをクリックすることで用紙サイズを変更できます。

印刷プレビュー画面で確認して印刷範囲がずれていないか、切れていないかを確認します。

印刷部数を設定したら「印刷」ボタンをクリックすることで印刷が始まります。

縮小して1ページに印刷する設定方法

拡大・縮小で印刷したい表を拡大・縮小することができます。

【縮小して1ページに印刷する】

1ページに印刷したいのに2ページに渡って印刷プレビューが表示されていますので、縮小して1ページに印刷できるようにします。

拡大縮小なし欄の「▼」をクリックして「シートを1ページに印刷」をクリックします。

シートを1ページに印刷:1ページに収まるように印刷イメージを縮小します。

すべての列を1ページに印刷:幅が1ページに収まるように縮小します。

すべての行を1ページに印刷:高さが1ページに収まるように縮小します。

表が縮小され1ページに収まりました。これで印刷したときに表が切れたり、ずれたりすることなく印刷できます。よければ「印刷」ボタンを押して印刷します。

【ワークシートで拡大・縮小を設定する】

エクセルのワークシートで表を作成したら、表示タブをクリックして、ブックの表示グループの「ページレイアウト」ボタンをクリックします。

ワークシートの表示が「ページレイアウトビュー」に変わります。枠線の外側にある表の一部は印刷したときに2ページ目に印刷される部分なので、1ページに収まるように縮小します。

ページレイアウトタブをクリックして拡大/縮小の「▼」をクリックしします。

1ページに表示が収まるまでパーセンテージを下げていきます。

枠線内に表が収まったら印刷します。

ファイルタブをクリックして、印刷をクリックし、「印刷」ボタンを押して印刷します。

ページレイアウト画面を元に戻すには、表示タブをクリックして「標準」ボタンをクリックすると元の画面に戻ります。

印刷するときの余白を調整する

拡大縮小ではなく、余白の調整だけで2ページに渡っている範囲を1ページに収めることができます。

印刷の設定欄の中にある「標準の余白」の「▼」をクリックして「狭い」を選びます。

すると、余白部分が狭くなりますので、2ページに表示されていたものが1ページに収まります。

印刷余白を自分で設定することもできます。

印刷の設定欄の中にある「標準の余白」の「▼」をクリックして「ユーザー設定の余白」を選びます。

ページ設定画面が表示されますので「余白」タブをクリックします。上下左右・ヘッダー・フッターの余白の数字を任意の数値に変更することができます。値を「0」にすることもできます。

ページ中央欄には用紙の水平方向と垂直方向で真ん中にする設定もできます。

設定が終わったら「OK」ボタンをクリックすると余白が設定されますので、良ければ印刷します。

日付やページ数を入れる

ヘッダー・フッター機能を使って印刷日付やページ数をヘッダーの上余白やフッターの下余白に印字することができます。

挿入タブをクリックして、テキストグループの「ヘッダーとフッター」ボタンをクリックします。

次にデザインタブをクリックして、真ん中の枠に表の名前を入力します。左側の枠をクリックしたら、「現在の日付」ボタンをクリックすると「&[日付]」と表示されます。

デザインタブをクリックして「フッターに移動」ボタンを押してフッターに移動します。

真ん中の枠をクリックして「ページ番号」ボタンをクリックして、「/」を入力し、「ページ数」ボタンをクリックします。すると、フッターの真ん中には「&[ページ番号]/&[総ページ数]」と表示されます。

印刷プレビュー画面を見るとヘッダーとフッターに設定した日付やページ番号が表示されます。印刷すると一緒に印刷されます。

改ページを挿入して見やすく印刷する

複数枚に印刷するとき、印刷するページ幅でページが切れてしまうと表が見にくくなったりしてしまうので、改ページの挿入を使って任意の場所から2ページ目に表示します。

改ページを挿入する行をクリックします。ページレイアウトタグをクリックして、「改ページ」ボタンをクリックして「改ページの挿入」をクリックします。

印刷プレビュー画面を見るとページ数が増えていることが確認できます。2ページ目を見ると改ページを挿入した行から改ページされていることが分かります。

改ページを解除する方法は、ページレイアウトタグの「改ページ」ボタンをクリックして「改ページの解除」をクリックすることでできます。

印刷するときに見出し行を固定する

複数のページに渡る表を印刷するとき、2ページ目に見出しが印刷されません。改ページされる場所にわざわざ見出しを表に挿入するのは面倒ですし、表としての役割が半減してしまいます。2ページ目以降の見出し行が印刷されるように設定します。

ページレイアウトタグをクリックして「印刷タイトル」ボタンをクリックします。

ページ設定画面が表示されますのでシートタブを選びます。次にタイトル行をクリックしてカーソルを点滅させてから見出し行の1行目をクリックします。すると、タイトル行に「$1:$1」と表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

印刷画面に行き、印刷プレビューの「次のページ」ボタンをクリックして2ページ目を見ると、見出しが表示されています。

編集後記

印刷したあとに、2ページ目に印刷されてしまったり、表が切れたり、ずれたり、2ページ以降に見出しが印刷されていなかったりして紙を無駄にすることがありますよね。これは、印刷するときの印刷範囲の設定が出来ていないことが原因です。

印刷プレビューで確認しながら、設定変更をして印刷ミスしない、失敗しない印刷をするようにしましょう。

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エクセル(Excel)のIF関数は複数条件を指定することができる関数です。条件1のとき、条件2のとき、条件3のときのように表示する条件を複数分岐して、指定することができます。そのIF関数に「または」というOR関数を使った […]

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印刷範囲を表示してずれ・はみ出しを調整したい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷したら、ページが切れていたり、1枚に収まらずにズレていたりした経験がありませんか。印刷してから気が付くことがありますよね。印刷するときに、印刷範囲を確認して、印刷範囲からはみ出して […]

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エクセルで数値を入力したとき【0】ゼロを先頭に表示する方法

エクセル(Excel)で表作成で数値の先頭に「0」ゼロを入力して表示させいときがありますが、普通に「0」ゼロを入力しても数値の頭に「0」ゼロが表示されません。例えば、電話番号は必ず「0」ゼロから始まりますよね。日付でも桁 […]

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エクセルで作成したカレンダーに関数を使って六曜を表示する方法

自分が使いやすいカレンダーやスケジュール帳などの管理台帳をエクセルで作ったときに曜日を入れるのと一緒に六曜も表示させたいと思いました。結婚式や婚姻届、葬式・告別式・お通夜、納車日・引っ越し・お宮参りなど、縁起のいい日に行 […]

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エクセルで文字コードを調べる・確認する方法

エクセル初心者の私にとって文字コードとは何かっていうことから分かりません。エクセルを入力するときに文字コードなんて気にしていませんしね。でも、文字化けしたときなどに文字コードを確認したりすることがあります。あとは、プログ […]

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エクセルで読めない漢字を入力する方法|総画数や部首の画数で検索する手順

エクセルに文字や文章を入力したりしているとき、原稿のほうの漢字が読めないときがありませんか。例えば、忽ち(たちまち)・強ち(あながち)・恣意(しい)・未曾有(みぞう)・夥しい(おびただしい)など他にも難しい漢字がたくさん […]

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エクセルの行番号・列番号が表示されない!消えたときの表示方法

エクセルを開いたら何かシンプルだなぁと思ったら、行番号と列番号が表示されていませんでした。なんで表示されていないのかとも思いましたが、まずは表示するための設定方法を確認して表示することが先です。 そこで今回は、エクセルの […]

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エクセル関数で今日の日付を自動表示する|TODAYの簡単な使い方

何か書類を作成するときに作成日を印刷しますが、手入力していると作成日付の修正を忘れてしまい、先月のままだったり以前の日付のまま印刷してしまうことがあります。発送前に気がつけば修正するばよいですが、紙の無駄にもなりますし、 […]

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セルの数値が「1.23E+12」と表示された意味と変換・直し方|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の計算や数値を入力しているとセルの中の表示が「1.23E+12」など「E+」という表示になってしまうことがあります。正しい数値・文字列を表示するためにはどうしらよいのか、「1.23E+12」という表 […]

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エクセルのシート見出しを表示・非表示にする設定手順

エクセル(Excel)の下のほうにあるシート見出し、画像で言えばSheet1と表示されているシート名がシート見出しですが、これが表示されないとき困りますよね。開いているシート以外のシートを見たいときに「あれ、シート名が表 […]

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エクセル関数SUMの使い方|計算できないときの解決法と引き算のやり方

表の合計値を求めるのに使うのがSUM関数です。売上高や点数、日計表や家計簿などエクセル(Excel)で作るときには、縦計・横計など複数のセルに入力されている数値の合計を計算しますが、そのときに役立つエクセル関数がSUMで […]

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業務日報報告書のエクセルテンプレート5選|無料ダウンロード

業務日報は、今日・本日の仕事内容を記載して、やったことを記録に残し、業務の進捗管理をしたり、課題や反省点・明日行なうべき業務などを明確にすることを目的にしています。私も、業務報告書(日報)の作成依頼を受けて何パターンか作 […]

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エクセル関数!合計値を求めるSUMの使い方|合計・計算されないときの解決法は?

複数の数値の値を足して合計を計算することができるのは、SUM関数です。このSUM関数は、売上集計表などの表を作成するときに縦計と横計を算出するのに、よく使われる関数です。今回は支店の売上集計表を作成して、売上金額の合計を […]

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文字を入力すると上書きされるのを解除する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で文字入力をしていたりすると、文字を挿入することができずにあとの文字が消えて、入力した文字が上書きされてしまうことがあります。どうしても、文字を挿入することができなくて、他のセルに文字を入力して、そ […]

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印刷するときのページ番号を「1」以外の途中からの連番設定にしたい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表のページ番号は通常「1」からの連番にしますが、たまに「1」以外の途中からのページ番号を使いたいときがあります。例えば、資料の差し替えのときなんかは「2」とか「3」ページから印刷するほうが […]

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すぐに使える!エクセルの業務報告書のテンプレート|無料ダウンロード

業務報告書とは、ビジネスにおいて上司に指示された仕事を遂行して、その結果または経過報告をするために使用する報告書です。担当者から上司に正確な情報を簡潔にまとめて伝える必要があります。何の件についての報告なのか、業務の内容 […]

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エクセルの列番号が数字になりセルA1がR1C1と表示されるときの対処法

エクセル(Excel)を開いたら列番号が英数字の「A」とか「B」ではなく、行番号と同じように数字が表示されてしまっています。セルA1の部分のセルをアクティブセルにするとセル番号が「R1C1」と表示されています。列番号が英 […]

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エクセルで作れるグラフの種類と作成するときの名称と役割

エクセルは表作成ソフトですので、作った表を見やすいようにグラフにすることができます。グラフは会議資料や報告書、企画書、プレゼン資料などに使うことができます。数字の羅列だけだと分かりにくいですが、グラフにすることでデータの […]

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すぐ使える履歴書テンプレート5種類|無料ダウンロード(エクセル)

履歴書を書いたことがある人が多いと思います。私も何回も履歴書を書きました。アルバイトやパート、就職活動や転職活動で何枚も書きました。手書きのときもあれば、エクセル(Excel)やワード(Word)のテンプレートやフォーマ […]

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セル幅からはみ出した文字を下のセルに分割表示する|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で文字を入力したときに、セル幅を文字がはみ出すことがありますよね。セル幅を変えることでセル内に文字を全て表示することができますが、セルの幅を変えたくないまたはセル幅を変えられないというとき、セル幅に […]

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エクセルに入力した日付が正しく表示されないときの解決法

エクセルで表を作成してたら、日付がおかしくなっていました。実際の日付よりも4年違う表示になっていました。何か変な操作をしたのかバグなのか分からなく、正しい日付を表示するのに苦労しましたので記録として残しておきます。エクセ […]

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2017年用カレンダー厳選10選!無料テンプレートをダウンロードして印刷するだけ!

2017年カレンダーのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトを、色々と調べてみました。エクセルカレンダーも含めて、印刷するだけの無料テンプレートです。 年間カレンダーや月別カレンダー、かわいいイラストカレンダーなど、 […]

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空白セルだけを選択して文字入力や削除する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成するときに、空欄が発生することがあります。何も入力しなくてもいいかなぁと思って空白セルにしていたけど、やっぱり文字や数値を入力したほうがいいかなとか背景色を変えたほうがいいかなとか、削除し […]

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簡単に枠線を付けて印刷したい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表を印刷するときに、ただ作成したデータだけを印刷するだけでは表としては見にくいですよね。表を見やすくするためには、枠線を付けて印刷したほうが見やすいです。自分用の資料のときには罫線は引かな […]

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エクセルの作業を効率化させるショートカットキー一覧

エクセルにはショートカットキーというものがあります。今まではマウスで作業指示していたことをキーボード操作だけで作業ができてしまうというものです。例えば、印刷するときには「ファイル」タブを選んでから「印刷」を選ぶことで印刷 […]

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小数点以下が表示されないときの設定手順|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表作成をしていて比率を計算することが多々あります。前年対比や前月対比・達成率などを割合を計算するときに小数点以下を表示させたいときがあります。整数しか表示されないと同じ数字が並んだときに分かりにく […]

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