エクセルで作成した表を印刷したら、印刷範囲の設定が上手く出来ていなく印刷がずれるとか1ページに収まらず2ページに渡り印刷されてしまい切れるなどの印刷ミスをしたことがありませんか。また、見出しを固定してすべてのページに印刷したりとかもできたりします。印刷を中央にしたり、拡大したりもでき、印刷プレビューで確認することで失敗しない設定ができます。

そこで今回は、エクセルで作成した表を印刷するとき失敗しないための設定方法と調整の仕方についてお伝えします。

印刷画面の名称と役割について

印刷画面の名称と役割について１つ１つ確認していきます。

まずは、印刷画面を開く手順をお伝えします。

エクセルのファイルタグをクリックして「印刷」をクリックしすると下記画面が表示されます。

【印刷画面の名称と役割】

1.ワークシートに戻る：クリックすることでワークシートの画面に戻ります。

2.印刷：印刷を実行します。

3.部数：「▲」や「▼」をクリックするか直接入力することで印刷部数を設定できます。

4.プリンター：メインで使うプリンターが表示されています。複数のプリンターがあるときは「▼」をクリックすることで他のプリンターを設定することができます。

5.設定：現在のシートや複数または全てのシートを印刷したりと印刷対象を設定したり、印刷の方向、用紙サイズ、余白の幅、拡大・縮小などの設定ができます。

6.ページ設定：ページ設定画面が開き、ページ・余白・ヘッダー・フッター・シートの詳細設定ができます。

7.ページ：プレビュー画面が複数あるときに、次のページを表示したり、前のページを表示したりすることができ、左側の数値は現在のページ数を表しています。

8.印刷プレビュー：印刷したときのイメージを確認できます。

9.余白の表示：クリックすると余白の線が表示され、クリックして動かすことで任意で幅を変えることができます。もう一度押すことで線が消えます。

10.印刷プレビュー画面を拡大する：ボタンを押すと印刷プレビュー画面が拡大され、もう一度押すと元に戻ります。

用紙の向きとサイズを変更する

印刷するときのシートの範囲を確認します。

作業中のシートを印刷：作業中のシートのみを印刷します。

ブック全体を印刷：ブック全体を印刷します。

選択した部分を印刷：現在の選択部分のみを印刷します。

選択したテーブルを印刷：選択したテーブルのみを印刷します。

必要に応じて設定を変更しますが、通常は「作業中のシートを印刷」を選びます。

ページ数を確認して複数枚に渡り印刷するのか、1ページに印刷するのか確認します。1ページに印刷したいので2ページ目に一部が表示されています。

印刷する用紙の向きを縦方向から横方向に変更することができます。用紙の向きを変えることではみ出していた2ページ目が1ページで印刷することができます。

用紙サイズを変更したいときは「▼」をクリックしてメニューを表示し、印刷する用紙サイズをクリックすることで用紙サイズを変更できます。

印刷プレビュー画面で確認して印刷範囲がずれていないか、切れていないかを確認します。

印刷部数を設定したら「印刷」ボタンをクリックすることで印刷が始まります。

縮小して1ページに印刷する設定方法

拡大・縮小で印刷したい表を拡大・縮小することができます。

【縮小して1ページに印刷する】

1ページに印刷したいのに2ページに渡って印刷プレビューが表示されていますので、縮小して1ページに印刷できるようにします。

拡大縮小なし欄の「▼」をクリックして「シートを1ページに印刷」をクリックします。

シートを1ページに印刷：1ページに収まるように印刷イメージを縮小します。

すべての列を1ページに印刷：幅が1ページに収まるように縮小します。

すべての行を1ページに印刷：高さが1ページに収まるように縮小します。

表が縮小され1ページに収まりました。これで印刷したときに表が切れたり、ずれたりすることなく印刷できます。よければ「印刷」ボタンを押して印刷します。

【ワークシートで拡大・縮小を設定する】

エクセルのワークシートで表を作成したら、表示タブをクリックして、ブックの表示グループの「ページレイアウト」ボタンをクリックします。

ワークシートの表示が「ページレイアウトビュー」に変わります。枠線の外側にある表の一部は印刷したときに2ページ目に印刷される部分なので、1ページに収まるように縮小します。

ページレイアウトタブをクリックして拡大/縮小の「▼」をクリックしします。

1ページに表示が収まるまでパーセンテージを下げていきます。

枠線内に表が収まったら印刷します。

ファイルタブをクリックして、印刷をクリックし、「印刷」ボタンを押して印刷します。

ページレイアウト画面を元に戻すには、表示タブをクリックして「標準」ボタンをクリックすると元の画面に戻ります。

印刷するときの余白を調整する

拡大縮小ではなく、余白の調整だけで2ページに渡っている範囲を1ページに収めることができます。

印刷の設定欄の中にある「標準の余白」の「▼」をクリックして「狭い」を選びます。

すると、余白部分が狭くなりますので、2ページに表示されていたものが1ページに収まります。

印刷余白を自分で設定することもできます。

印刷の設定欄の中にある「標準の余白」の「▼」をクリックして「ユーザー設定の余白」を選びます。

ページ設定画面が表示されますので「余白」タブをクリックします。上下左右・ヘッダー・フッターの余白の数字を任意の数値に変更することができます。値を「0」にすることもできます。

ページ中央欄には用紙の水平方向と垂直方向で真ん中にする設定もできます。

設定が終わったら「OK」ボタンをクリックすると余白が設定されますので、良ければ印刷します。

日付やページ数を入れる

ヘッダー・フッター機能を使って印刷日付やページ数をヘッダーの上余白やフッターの下余白に印字することができます。

挿入タブをクリックして、テキストグループの「ヘッダーとフッター」ボタンをクリックします。

次にデザインタブをクリックして、真ん中の枠に表の名前を入力します。左側の枠をクリックしたら、「現在の日付」ボタンをクリックすると「&[日付]」と表示されます。

デザインタブをクリックして「フッターに移動」ボタンを押してフッターに移動します。

真ん中の枠をクリックして「ページ番号」ボタンをクリックして、「/」を入力し、「ページ数」ボタンをクリックします。すると、フッターの真ん中には「&[ページ番号]/&[総ページ数]」と表示されます。

印刷プレビュー画面を見るとヘッダーとフッターに設定した日付やページ番号が表示されます。印刷すると一緒に印刷されます。

改ページを挿入して見やすく印刷する

複数枚に印刷するとき、印刷するページ幅でページが切れてしまうと表が見にくくなったりしてしまうので、改ページの挿入を使って任意の場所から2ページ目に表示します。

改ページを挿入する行をクリックします。ページレイアウトタグをクリックして、「改ページ」ボタンをクリックして「改ページの挿入」をクリックします。

印刷プレビュー画面を見るとページ数が増えていることが確認できます。2ページ目を見ると改ページを挿入した行から改ページされていることが分かります。

改ページを解除する方法は、ページレイアウトタグの「改ページ」ボタンをクリックして「改ページの解除」をクリックすることでできます。

印刷するときに見出し行を固定する

複数のページに渡る表を印刷するとき、2ページ目に見出しが印刷されません。改ページされる場所にわざわざ見出しを表に挿入するのは面倒ですし、表としての役割が半減してしまいます。2ページ目以降の見出し行が印刷されるように設定します。

ページレイアウトタグをクリックして「印刷タイトル」ボタンをクリックします。

ページ設定画面が表示されますのでシートタブを選びます。次にタイトル行をクリックしてカーソルを点滅させてから見出し行の1行目をクリックします。すると、タイトル行に「$1:$1」と表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

印刷画面に行き、印刷プレビューの「次のページ」ボタンをクリックして2ページ目を見ると、見出しが表示されています。

編集後記

印刷したあとに、2ページ目に印刷されてしまったり、表が切れたり、ずれたり、2ページ以降に見出しが印刷されていなかったりして紙を無駄にすることがありますよね。これは、印刷するときの印刷範囲の設定が出来ていないことが原因です。

印刷プレビューで確認しながら、設定変更をして印刷ミスしない、失敗しない印刷をするようにしましょう。