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ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文

会社に入社してから新人研修をはじめ、会議や研修会など会社経費でセミナーに参加したりすると報告書を作成して上司や会社に提出しますが、報告書には何を書いたら良いのか、どんなことを書いたらいいのか分からないこと多いと思います。特に新人研修についての報告書を作成しないといけませんが、この報告書を書くだけでも何時間も掛かる人がいます。

そこで今回は、ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文についてまとめました。

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報告書の書類の構成

基本的な報告書の構成について画像と一緒にまとめます。

・文書番号

フォーマットやテンプレートが統一されているときには、文書番号や文書記号を付けて文書を分類し、書類保存や整理がしやすいようにします。文書番号を付番していないこともあります。

・日付

作成日や報告日を明確にするために日付を記入します。

・宛名(受信者)

誰宛に提出するものなのかを明確にするために書きます。

・差出人

差出人は基本的に文書作成者が責任を持つべきものなので、作成者の氏名を書きます。ただし、提出先(宛名)が役員や社長などのときは、課長や部長などの氏名も連名で書いて提出することもあります。これは、それだけ重要な内容であり、課または部として報告するときに連名を使います。

・標題

一目で内容が分かるようなタイトルにします。文字の大きさは他の文字サイズよりも大きめにします。

・本文

決まり文句で「標題の件につき、下記の通り、ご報告致します。」という定型文を使います。

・記書き

中央揃えで「記」を記入し、以下に必要事項や重要事項を記すという意味があり、最後に「以上」で締めます。

・内容要旨

報告内容を簡潔にまとめた概要を簡潔に書きます。50~100文字程度でどのような内容の報告なのか分かるようにします。

・見出し、小見出し、説明文

報告内容を分かりやすく箇条書きにするために見出しを作り、内容が分かるように説明を書きます。

・所見

自分の意見や業務への適用・応用についてや、今後の活動内容などを200文字程度でまとめて書きます。

・添付資料

資料の配布物があったら、その資料名と総ページ数を書きます。また、別紙を作成した場合にも、ここに資料名と枚数を記入します。

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5W2Hで書く

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【5W2Hの内容】

When・・・「いつ」日付や時間など
Where・・・「どこで」場所や住所など
Who・・・「誰が」主語を明確にする
Why・・・「なぜ」原因や理由を説明する
What・・・「何を」テーマを簡潔に要領よくまとめる
How・・・「どのように」結論までの過程を説明する
How much・・・「いくら」コストを明記する

読む人の立場を意識して書く

報告書を書くときに意識しないといけないことは「読む人に作成者の意図が正しく伝わること」です。読む人が係長でも課長でも社長でも同じことです。報告書を提出する人が、報告書に関する内容をどの程度、知識を持っていて理解しているのかを知っておく必要があります。読む人の理解が出来ないような内容の報告書にすると意図が分かりません。そのため、報告書内容は提出する人によって異なります。

また、言葉や表現にも注意しないといけません。難しい言葉や専門用語を使って理解できないような文章ではいけません。

理解しやすくて、読んだ人がどんな行動をすればよいのか明確になっているような書き方がいいです。

簡潔で分かりやすい表現で書く

ビジネス文書として報告書を書くときには簡潔にまとめる必要があります。作成するときの表現のポイントが4つあります。

1.箇条書きにする
2.1文章・1テーマにする
3.文章は分割して短くする
4.主語と述語だけにする

報告書を作成するときのポイント

報告書はA4用紙1枚

社内文書を作成するとき統一書式が決まっているようなら、それに従います。基本的にはA4用紙1枚に収まるように書きます。長い文章を書いても読みにくいし、伝えたいことが分かりにくくなります。

補足が必要なときには、別紙などを使って添付資料として付けます。

文章を書くときの注意点

文章を書くときには、統一したりして読みやすい内容にする必要があります。

・数字は基本として算用数字を使います。(例:100人、1,500円など)

・「ですます調」と「である調」を混在させません。

・助詞の重複を避けることで読みやすくします。

・句読点をしっかりと使う。文章の末尾には句点(。)を使い、読みやすいように読点(、)を使います。

原則は横書き

日本語の文章は縦書きが基本ですが、ビジネス文書は横書きが基本です。

視覚的にも合理的なことから横書きで書きます。

報告書を書き終えたら内容をもう一度読み直す

一通り報告書を作成したら、内容をもう一度見返します。内容が分かりやすいか、表現が曖昧ではないかなど確認します。

また、報告書を提出したときに、その場で質問されることがありますので、どんな質問がきそうかなど想定して、回答を準備しておくといいです。

報告書の見栄えを整える

段落の数字の位置がきちんと合っているか、句読点が記入されているか、行間や余白のバランスが良いか、など揃っている部分は揃えて、報告書全体のバランスを整えます。

報告書の具体的な書き方を例文と一緒に紹介

【標題】

何の報告に関する書類なのかが分かるような標題にするため、文字数は20文字以内にするといいです。

×:新人研修の件
◯:会社組織のルールを学ぶための「新人研修」に参加した件

標題は、「◯◯出張」とだけかくのではなく、具体的な内容を含めて書くと報告者に分かりやすくなります。

【本文】

定型文として「標題の件につき、下記の通り、ご報告致します。」と書きます。

【記書き】

「記」は中央揃えにして、最後に「以上」を書いて締めます。

【状況説明】

箇条書きで項目を分けて書きます。

1.件名:会社組織のルールについて(新人研修)
2.日時:2017年7月28日
3.場所:駅前ビル10階 研修センター
4.主催者:総務部
5.目的:会社で働く上で必要なルールを学ぶ

【概要】

概要は、重要な項目だけに絞って書くようにします。3つくらい書きますが、提出する人が内容を理解できるように書きます。目次とは違います。

(1)名刺交換
(2)電話対応
(3)ビジネスの基本マナー

できれば、この概要の中には「何をして、どうなったのか」「理由」「課題・予定」を書き入れると、さらに良い概要になります。

【内容】

概要の内容を受けて、詳細な内容を見出しを付けて書いていきます。

「見出し」⇒「小見出し」⇒「説明」と書いていきますが、小見出しを無くした形にしても構いません。

【所見】

自分の意見を書く欄です。参加した研修やセミナーなどで感じたことや業務への応用などについて書きます。

事実に基づいたことを報告するようにします。

【添付資料】

添付資料があれば、資料名と総ページ数を書きます。また、補足資料を自分で作成したときにも、この添付資料に書いて一緒に添付して提出します。

完成版の報告書はこちら

編集後記

報告書は、会社に入社してから退職するまで色々な場面で書くことがあります。ビジネスマンとしてはじめて書くのが新人研修のときの報告書だと思います。私のときは、報告書の書き方なんで誰も教えてくれませんでした。感想文みたいな感じで提出したら、報告書になっていないからやり直して再提出の繰り返し。

会社で働くときにはビジネスマンとしての基本的な知識だけは頭に入れておかないと、いけなかったと実感しました。

報告書の書き方が分からないときや、どのように報告書をまとめたら良いのか参考になればと思います。

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エクセルで良く使う103のショートカットキー目的別一覧表

エクセルの使い方を覚えるときにタブやリボン部分のボタンをマウスで押して行削除や罫線・日付・シート移動などの設定を行っていました。覚えたことを変えるのは抵抗がありますが、使ってみると作業時間の短縮になり効率化することができ […]

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日付から曜日を表示するエクセル関数TEXTの使い方|祝日の色付けと和暦表示

カレンダーや日計表、スケジュール表などを作成するときに知りたいのが、日付から自動で曜日を表示したり、土日祝日は文字を色付けしたり、セルの背景を変えたりして休みが分かるようにしたいと言ったことです。曜日を手入力したり、土曜 […]

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エクセル初心者の使い方|画面構成と基本操作のやり方

エクセル(Excel)初心者にとって、エクセルを扱うのは難しいです。入門編として基本的なことをまず覚えておかないと、エクセルを使える人から「表を作っておいて」と頼まれたりしても分かりませんし、エクセルを扱うときに使う名称 […]

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エクセル初心者の複合グラフの作り方|軸ラベルの表示・単位の追加など

エクセルで種類の違うグラフを1つのグラフにまとめて表示することができます。複合グラフとは、縦棒グラフと折れ線グラフと異なったグラフをグラフ化することです。数値の単位や大きさが違うグラフを1つの表にすることで数値だけの表よ […]

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業務報告に使えるエクセルの週報テンプレート・ひな形の無料ダウンロード

会社として部所や課の仕事内容を共有または上司が把握するためには業務報告書が役立ちます。ビジネスマンとしては一人で仕事をする訳ではなく課として、または部として皆で業務を遂行していくので、皆が行っている業務内容を把握すること […]

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エクセルで作成したカレンダーに関数を使って六曜を表示する方法

自分が使いやすいカレンダーやスケジュール帳などの管理台帳をエクセルで作ったときに曜日を入れるのと一緒に六曜も表示させたいと思いました。結婚式や婚姻届、葬式・告別式・お通夜、納車日・引っ越し・お宮参りなど、縁起のいい日に行 […]

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エクセルの行番号・列番号が表示されない!消えたときの表示方法

エクセルを開いたら何かシンプルだなぁと思ったら、行番号と列番号が表示されていませんでした。なんで表示されていないのかとも思いましたが、まずは表示するための設定方法を確認して表示することが先です。 そこで今回は、エクセルの […]

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エクセル関数のIFを使った複数条件|orとandを使った組み合わせ

エクセル(Excel)のIF関数は複数条件を指定することができる関数です。条件1のとき、条件2のとき、条件3のときのように表示する条件を複数分岐して、指定することができます。そのIF関数に「または」というOR関数を使った […]

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エクセルの使い方|コピーや連続データ入力・セルの移動方法

エクセル(Excel)の使い方として、知っておくと便利な機能があります。必ず使う機能であり、基本的な機能ですので知っておく必要があります。同じものをコピーするとき、セル1つ1つに入力するのは大変ですよね。また、連続するデ […]

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2018・2019年の家族カレンダー(エクセル版)|無料ダウンロード

家族の予定を1枚のカレンダーにまとめて書けるようにしたエクセル(Excel)の家族カレンダーを作成しました。日付を縦軸に、家族の名前を横軸に書き入れられるようにし、いつ誰が、どのような予定がその日にあるのかをひと目で分か […]

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印刷するときにずれる・切れる・はみ出る表を1ページに収める方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷してみると右端が切れてしまい、1ページに収まらずに2ページに渡って印刷されてしまうことがあります。表が途中で切れて2枚目にはみ出してしまうと見にくいです。印刷するときに印刷する範囲 […]

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表の列幅を変えずにそのままコピーする方法|エクセルの使い方

エクセルで作成した表を他のシートやワークブックにコピーするときに列幅が変わってしまうことがあります。列幅が変わるとまた、調整しないといけなくなるので時間が掛かります。作成した表の列幅をそのまま移動することができれば調整す […]

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エクセルで顧客名簿を管理する表の作り方|フリーテンプレート

会社で使う顧客名簿は検索しにくかったり、必要な情報が項目になかったりすることがあります。そんなとき、自分で顧客名簿を管理する「顧客名簿管理表」を自分で作成することで管理しやすくなりますし、データの分析もすることができるよ […]

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2017年のエクセルカレンダーのテンプレートを無料ダウンロード

会社やスケジュール管理に手帳を購入して使うのもいいですが、バインダーを使って手作りのエクセルカレンダー作ってスケジュール管理を私はしています。 というのも、自分が使いやすいスケジュール手帳が無いからというのが始まりでした […]

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すぐに使える!エクセルで作った月間業務報告書(月報)のテンプレート|無料ダウンロード

月間業務報告書や月報は1ヶ月の業務内容をまとめて書く書式のものです。業務月報だけを使うことは少なく、日報や週報と一緒に合わせて使うことが多いです。仕事をする上では、年間・月間・週間・日々とより細かく、詳細な情報を書いてい […]

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行・列単位でデータを移動する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表を作成したときに行単位または列単位で場所を移動したり、コピーしたいと思うときに、その行や列に再度データを入力するのは面倒です。同じデータをまた入力しないといけないその手間と時間を省くことができま […]

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エクセルで数値を入力したとき【0】ゼロを先頭に表示する方法

エクセル(Excel)で表作成で数値の先頭に「0」ゼロを入力して表示させいときがありますが、普通に「0」ゼロを入力しても数値の頭に「0」ゼロが表示されません。例えば、電話番号は必ず「0」ゼロから始まりますよね。日付でも桁 […]

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業務委託契約書のひな形のサンプル見本|作成時の書き方や例文・文例

個人事業主でも、会社でも業務を委託するときには契約書を締結する必要があります。この契約書のことを業務委託契約書と言います。何か業務をすることで対価が発生するのであれば、お互いに契約書を締結してトラブルにならないようにして […]

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セルの数値が「1.23E+12」と表示された意味と変換・直し方|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の計算や数値を入力しているとセルの中の表示が「1.23E+12」など「E+」という表示になってしまうことがあります。正しい数値・文字列を表示するためにはどうしらよいのか、「1.23E+12」という表 […]

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エクセルに入力した日付が正しく表示されないときの解決法

エクセルで表を作成してたら、日付がおかしくなっていました。実際の日付よりも4年違う表示になっていました。何か変な操作をしたのかバグなのか分からなく、正しい日付を表示するのに苦労しましたので記録として残しておきます。エクセ […]

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エクセルの表示形式の設定方法|日付・曜日・時間などの表示結果やユーザー設定

エクセル(Excel)のセルに入力した文字や数値のデータを見やすいように変更することができます。例えば、数値を入力したときに、「1234」だけだと桁が分かりにくいですが「1,234」とすると読みやすくなりますし、「\1, […]

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2017年用カレンダー厳選10選!無料テンプレートをダウンロードして印刷するだけ!

2017年カレンダーのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトを、色々と調べてみました。エクセルカレンダーも含めて、印刷するだけの無料テンプレートです。 年間カレンダーや月別カレンダー、かわいいイラストカレンダーなど、 […]

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エクセルに入力した数字の右端にスペースが入り右寄せにならない

エクセル(Excel)で表計算をしているとたまに数字・数値が完全に右寄せにならないことがあります。画像のようにB列とC列は数字の最後に半角スペースが入ってしまっていて右寄せになっていません。D列のように右寄せにしたいです […]

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エクセルで作成した出勤簿・勤怠管理テンプレート|無料ダウンロード

会社で管理するための出勤簿や勤怠管理簿をエクセル(Excel)で作成しました。使い勝手を考えながら項目を追加したり、毎月出勤簿を印刷するときに土日祝日の行の背景色を変えたりするのが面倒になったので月と曜日、土日祝日には背 […]

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すぐに使える!エクセルで作成した出張旅費精算書のテンプレート|無料ダウンロード

出張旅費精算は、旅費規程に定める移動距離などの旅費条件を満たしたときに出張としみなされます。交通費精算とは違う、出張旅費精算書を使って精算します。というのも、宿泊費や日当などが発生するため、出張旅費精算書を使って精算しま […]

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セル幅からはみ出した文字を下のセルに分割表示する|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で文字を入力したときに、セル幅を文字がはみ出すことがありますよね。セル幅を変えることでセル内に文字を全て表示することができますが、セルの幅を変えたくないまたはセル幅を変えられないというとき、セル幅に […]

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2018・2019・2020年の万年エクセルカレンダー|テンプレートの無料ダウンロード

自分で使うために2018-2019(平成30年・平成31年)の万年カレンダーをエクセル(Excel)で作りました。1月始まりと4月始まりの両方を作ってみました。月は横に2ヶ月ずつ並べたほうが見やすいかったのです。土日祝日 […]

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エクセル初心者!文字入力と数式の使い方を覚えよう

さて、エクセル初心者にとってエクセルを起動させてから何をしたらよいのかというと、文字を入力したり、数式の基本的な使い方を覚える必要があります。エクセルは表計算ソフトなので表作成のための基本的な操作を覚える必要があります。 […]

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表の行と列を一瞬で入れ替える方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表の縦と横の見出しを切れ変えたほうが表が見やすいときがあります。でも、縦と横の軸、行と列を入れ替えるのは手作業で行ったら大変です。行と列のデータを1つずつコピーしては入れ替えていかないとい […]

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