郵便番号にハイフンを簡単に入れる2つの方法|エクセルの使い方

外部からや社内の他の部所などから提供してもらったエクセル(Excel)の住所データを見たときに郵便番号にハイフンが入っていないことがあります。「1234567」という感じですね。でも、郵便番号の入力形式を「ハイフン」入りで管理しているとき、1から手入力するのは面倒!どうにかハイフンなしの郵便番号を簡単にハイフン付きに変更したい!

そこで今回は、郵便番号にハイフンを簡単に入れる2つの方法を紹介します。

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郵便番号にハイフンを簡単に入れる2つの方法

郵便番号にハイフンを入れるか、入れないかは入力ルールによってそれぞれ違うと思います。私が過去に経験したのは年賀状を作成するのに年賀状作成ソフトにエクセルの住所録をインポートして使おうと思った郵便番号にハイフンを入れておかないといけないという条件が付いていました。そのため、1つ1つ再度入力しましたが、家族で管理している住所録だけでも200件以上あり大変な思いをしました。会社だともっとたくさんのデータがありますよね。それを1つ1つ入力し直すのは大変です。

そこで表示形式で変更する方法と関数を使って変更する2つの方法についてまとめましたので、使いやすいほうを使ってみて下さいね。

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表示形式で変更する方法

表示形式でハイフン付きの郵便番号にするメリットは、ハイフン無しの郵便番号に直接ハイフンを自動入力し表示できることです。ハイフンなしの郵便番号を残したいときは列を1列挿入して郵便番号をコピーしてハイフン無しの郵便番号を残しておく必要があります。または、関数を使って行ってみましょう。

ハイフンを追加したい郵便番号を範囲指定したら、「ホーム」タブをクリックして、数値グループの「表示形式」ボタンをクリックします。

セルの書式設定画面が表示されますので、「表示形式」タブをクリックして、分類の「その他」をクリックし、種類の「郵便番号」をクリックしたら「OK」をクリックします。

すると、郵便番号にハイフンが自動入力されます。

関数を使ってハイフンを追加する方法

関数を使ってハイフン追加するときは、もともとあるハイフンなしの郵便番号を残した状態で新しい列にハイフン付き郵便番号を作成することになります。

郵便番号の右隣に列を挿入してハイフン付きの郵便番号を新しい列に表示させたいと思います。

セルB3に「=LEFT(A3,3)&”-“&MID(A3,4,4)」と入力し「Enter」キーで確定するとハイフン付き郵便番号が反映されます。

この関数式をそのままコピーしてセル番号だけを修正するといいです。

LEFT関数は、セルA3の最初の3文字を取り出します。

MID関数は、セルA3の4番目の文字から4文字を取り出します。

この2つの関数で取り出した数字を「”-“」(ハイフン)でつなげるという関数です。

郵便番号データの一番上のデータに関数を入れたら、他の郵便番号データも自動入力できるようにコピーします。

関数を入力したセルをクリックして太枠を表示したら、右下に表示される「■」フィルハンドルにマウスポインターを合わせて「+」になったらクリックしたままコピーしたい範囲まで移動すると、ダブルクリックすることでコピーできます。

これでハイフン無し郵便番号からハイフン付きの郵便番号を自動表示することができます。

編集後記

エクセルで作成したデータの中にある郵便番号にハイフンないとき、簡単にハイフンを追加・挿入することができる2つの方法の設定手順を紹介しました。

表示形式で対処するときと、関数で解決するときと違いがあります。ハイフンなしの郵便番号データを残さないときは表示形式、残すときは関数を使ったりと使い分けるといいかも知れませんね。

関数と聞くと、難しい・分からないと思いますが、紹介した関数をそのままコピーして、貼り付けるだけで使えるので抵抗がある人でも簡単に使うことができますので、是非、使ってみて下さい。

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