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エクセルで就業時間・時間外・給与計算を自動で行なう出勤簿を作成する方法

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そこで今回は、エクセルで就業時間・時間外・給与計算を自動で行なう出勤簿を作成する手順を紹介します。

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エクセルで給与計算を自動化して計算したい

手書きの出勤簿やタイムカードの出退勤時間を基にして給与計算をするときに、時間内と時間外を計算してから給与を計算するのを手作業でしていたり、エクセルに入力して知っている関数や簡単な計算式を使って計算したりしている人も多いと思いますが、出退勤時間を入力したら他の計算をすべて自動で計算してくれたら作業時間の大幅な短縮になりますよね。

作成手順を画像を使って紹介します。

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時間の表示形式を設定する

表を作成したら、時間表示するセルの表示形式を変更します。

時間を表示するセルC6~H36までをドラッグして選択し、「ctrl」ボタンを押したままセルF37~H37までをドラッグして範囲指定します。

「ホーム」タブを選び、数値グループの「表示形式」をクリックします。

セルの書式設定画面が表示されますので「表示形式」タブを選び、「ユーザー定義」をクリックしたら「種類」欄に「[h]:mm」と入力して「OK」をクリックします。

表示形式を「[h]:mm」にしたのは、深夜残業が発生して日付が変わったときの表示が分かりやすいようにするためです。例えば25:00まで勤務したとすると、通常の「h:mm」だと「1:00」と表示され、昼間と勘違いすることが考えられます。そのため、「[h]:mm」とすることで「25:00」と表示することで間違いを無くしたいと思います。

就業時間を計算する

就業時間を求めます。表では労働時間と表示していますが同じ意味です。

F7セルに「=IF(COUNT(C7,D7)=2,D7-C7-IF(E7=””,0,E7),””)」と入力します。

ここでは、IF関数とCOUNT関数を使っています。IF関数は「もし~だったら~をする」という関数で、COUNT関数は「指定した範囲内の数値が含まれるセルの個数を返す」という関数です。

「COUNT(C7,D7)=2」で、始業時間と就業時間が入力されているかを確認します。両方が入力されていなければ計算しません。両方が入力されていたら休憩時間が未記入なら「0」で計算し、入力されていれば休憩時間を計算するといった式になっています。

所定内勤務時間を計算する

G7セルに所定内勤務時間(時間内)を計算するために、「=IF(F7=””,””,MIN($L$39,D7)-MAX($L$38,C7)-IF(E7=””,0,E7))」を入力します。

MIN関数は、指定した範囲内の最小値を返す関数で、標準勤務時間の終了時間と実際の終業(退社)時間を比べて小さい数字を返すことで所定内勤務時間を計算します。

MAX関数は、指定した範囲内の最大値を返す関数で、標準勤務時間の開始時間と実際の始業(出社)時間を比べて大きな数字を返すことで所定内勤務時間を計算します。

所定外勤務時間(時間外)を計算する

H7セルに所定外勤務時間(時間外)を計算するために、「==IF(F7=””,””,F7-G7)」を入力します。

計算式を貼り付ける

計算式を入力したF7~H7のセル範囲を指定して、ホームタブのコピーをクリックまたは「ctrl+c」ボタンを押してコピーします。

貼り付ける範囲をドラッグしたまま範囲してしたら、ホームタブの貼り付けをクリックして「数式」をクリックします。

就業時間の合計を計算する

労働時間の合計を求めるため、F37セルに「=SUM(F6:F36)」と入力します。

F37セルを「ctrl+c」でコピーして、セルG37~H37をドラッグして範囲指定して「ctrl+v」で貼り付けます。

所定内時間の給与計算をする

G38セルに「=ROUND(G37*24*N38,0)」と入力します。

エクセル(Excel)では、時間をシリアル値で扱うのでシリアル値は1日が1、1時間が1/24になるので、時給の場合は給与計算は「就業時間の合計×24×時給」で求めます。

ROUND関数は、数値を四捨五入して指定した桁数にする関数です。「=ROUND(数値,桁数)」の書式で入力し、数値は四捨五入の対象となる数値やセルを指定します。ここでは「G37*24*N38」の数式で求めた数値を四捨五入します。

桁数には、四捨五入した結果の小数点以下の桁数を指定します。

-2:小数点以下第3位を四捨五入
-1:小数点以下第2位を四捨五入
0:小数点以下第1位を四捨五入
1:1の位を四捨五入
2:2の位を四捨五入

所定外時間の給与計算をする

HG38セルに「=ROUND(H37*24*N39,0)」と入力します。

ROUND関数は四捨五入ですが、ROUNDUP関数は切り上げ、ROUNDDOWN関数は切り下げるときに使います。

ROUNDUP関数の切り上げした結果の小数点以下の桁数を指定します。

-2:小数点以下第3位を切り上げ
-1:小数点以下第2位を切り上げ
0:小数点以下第1位を切り上げ
1:1の位を切り上げ
2:2の位を切り上げ

支給額を計算する

H39セルに「=G38+H38+F39」と入力します。

勤務日数を計算する

勤務日数を計算するため、J38セルに「=COUNT(C6:C36)」を入力します。

編集後記

これで、出勤時間や退勤時間を入力するだけで、労働時間(就業時間)、所定内勤務時間、所定外勤務時間を計算して、時間外と時間内の給与計算と手当を合わせた給与額を自動計算することができるようになりました。

ここで紹介したフォーマットやテンプレートでなくても使用することができます。少し関数の式の参照先を変えてあげることで対応することができます。

少しでも参考になれば嬉しいです。

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複数の数値の積を求める方法|エクセル関数PRODUCTの使い方

見積書や請求書・受注書などの定形書類を作成するときに、複数の値を掛け算することがあります。単純に「A×B」という式を入力するだけでは、対応できないことがあります。例えば、空白セルがあったり、文字列があったりすると通常の掛 […]

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エクセルの印刷範囲がずれる・切れる|失敗しない設定方法と調整の仕方

エクセルで作成した表を印刷したら、印刷範囲の設定が上手く出来ていなく印刷がずれるとか1ページに収まらず2ページに渡り印刷されてしまい切れるなどの印刷ミスをしたことがありませんか。また、見出しを固定してすべてのページに印刷 […]

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エクセルで作成したカレンダーに関数を使って六曜を表示する方法

自分が使いやすいカレンダーやスケジュール帳などの管理台帳をエクセルで作ったときに曜日を入れるのと一緒に六曜も表示させたいと思いました。結婚式や婚姻届、葬式・告別式・お通夜、納車日・引っ越し・お宮参りなど、縁起のいい日に行 […]

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離れた複数のセル範囲を同時に選択して操作したい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表作成・表計算を作っているときに、「こうしておけば良かった」ということを途中で気が付くときがあります。私が気が付いたことは、列の色を1列おきに背景や文字カラーを変えておいたら見やすかったというとき […]

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セル内に改行を入れる方法とまとめて消す方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)のセルに文字を入力したときに「改行」したほうがいいときがあります。でも、Enter(エンター)キーを押しても改行はできません。下のセルに移動してしまうだけです。結局、セルの中で改行することができずに […]

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難しい漢字・文字を入力の読み方が分からないときは手書き入力を利用しましょう

エクセル(Excel)やワード(Word)で文章や文字を入力しているときに読めない漢字が出てきたときどうしますか?読み方を色々と変えて入力して漢字変換してみて入力候補に出てきたらいいですが、出てこなかったときは入力のしよ […]

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エクセルで月間カレンダーを自分で作る!関数を使い1度作れば年度や月を変えるだけの作り方

月間カレンダーをエクセルで作ってみたいと思います。1回作ってしまえば、年度や月を変更するだけで、月間カレンダーを更新できるように関数や条件付き書式を使って自動化したいと思います。 エクセルが得意ではない私が、作成するのに […]

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日付から曜日を表示するエクセル関数TEXTの使い方|祝日の色付けと和暦表示

カレンダーや日計表、スケジュール表などを作成するときに知りたいのが、日付から自動で曜日を表示したり、土日祝日は文字を色付けしたり、セルの背景を変えたりして休みが分かるようにしたいと言ったことです。曜日を手入力したり、土曜 […]

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エクセルのプルダウンの作り方|設定・追加・解除方法の手順

エクセル(Excel)で表作成をしていると同じ項目を何度も入力することがあります。何度も同じ項目を繰り返し入力するのも面倒ですし、入力ミスもあります。半角と全角・スペースの統一をすることで抽出するときも正しく表示すること […]

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旅のしおりの作り方!エクセルで簡単手作りしちゃおう|テンプレートの無料ダウンロードあり

日帰り旅行や1泊などの宿泊旅行を友達やカップルで行くときに旅のしおりがあると気分が違いますし、日程や持ち物、費用、アクセス方法などの情報を皆で共有することができますし、盛り上がりますよね。既成のテンプレートもいくつかあり […]

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エクセルのセルをコピーして矢印キーを押すと隣に移動し文字修正ができない

エクセルで表を作成し、文字入力は問題なく出来ました。でも、セルの内容をコピーして貼り付けたのですが、貼り付けたセルの文字を修正しようと矢印キーの「→」や「←」キーを押すとセルが移動するだけで文字の入力ができないときは、ど […]

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エクセルで作成した議事録テンプレート10選|無料ダウンロード

議事録は会社で統一されているところは少ないみたいです。私が勤めた何社かの会社の中でも議事録が統一されていたのは数社だけで、他の会社では部所で議事録のフォーマットが違っていました。基本は、会議の内容がきちんと伝わる内容にな […]

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エクセル初心者の複合グラフの作り方|軸ラベルの表示・単位の追加など

エクセルで種類の違うグラフを1つのグラフにまとめて表示することができます。複合グラフとは、縦棒グラフと折れ線グラフと異なったグラフをグラフ化することです。数値の単位や大きさが違うグラフを1つの表にすることで数値だけの表よ […]

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2018年カレンダー!エクセルテンプレートを無料ダウンロードできる

エクセルでカレンダーの作成ができれば、色んなことに使うことができます。私の会社では、エクセルで作られたカレンダーのテンプレートを使って机の前に貼っていたり、商談コーナーに設置したりしています。 そこで今回は、エクセルカレ […]

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エクセル関数のIFの使い方|複数条件で評価判定する方法

Excel(エクセル)関数のIFの使い方知っていると何かと便利です。評価の種類が2種類とか3種類と条件が分岐して、特定の条件にあった結果の値を返すことができるのがIF関数です。条件に合うか、合わないかでセルに表示する文字 […]

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計算結果がエラーで表示されないときの解決法と四捨五入のやり方|エクセル関数ROUNDの使い方

請求書・見積書・受領書などの書類を作成するときに、単価×数量などで金額を計算することがあります。単純に掛け算すれば問題ことが多いですが、私は今回、エクセル(EXCEL)関数を使って自動表示・自動入力して入力ミスの削減や工 […]

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業務委託契約書のひな形のサンプル見本|作成時の書き方や例文・文例

個人事業主でも、会社でも業務を委託するときには契約書を締結する必要があります。この契約書のことを業務委託契約書と言います。何か業務をすることで対価が発生するのであれば、お互いに契約書を締結してトラブルにならないようにして […]

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2018年用カレンダー厳選10選!無料テンプレートをダウンロードして印刷するだけ!

2018年カレンダーのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトを、色々と調べてみました。エクセルカレンダーも含めて、印刷するだけの無料テンプレートです。 年間カレンダーや月別カレンダー、かわいいイラストカレンダーなど、 […]

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ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文

会社に入社してから新人研修をはじめ、会議や研修会など会社経費でセミナーに参加したりすると報告書を作成して上司や会社に提出しますが、報告書には何を書いたら良いのか、どんなことを書いたらいいのか分からないこと多いと思います。 […]

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空白セルだけを選択して文字入力や削除する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成するときに、空欄が発生することがあります。何も入力しなくてもいいかなぁと思って空白セルにしていたけど、やっぱり文字や数値を入力したほうがいいかなとか背景色を変えたほうがいいかなとか、削除し […]

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2018・2019年 月齢エクセルカレンダーの無料ダウンロード・印刷

2018・2019年の月齢カレンダーをエクセル(Excel)で作りました。仕事をするときに月の満ち欠けを参考にしてスケジュールを立てていますが、いつから何をはじめたら良いのか書けるように余白を増やしたフォーマットにしまし […]

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年月を表示したいのに英語表示になるときの修正方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で資料作成をするときに作成日や年月を入力します。日付を6月1日とか2017年6月1日を入力して日付や年月を表示したいのですが、Enterキーで確定すると「Jun-17」と自動で英語表示になってしまい […]

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エクセルで@や/から始まる文字が入力できないときどうしたらいい?

エクセルで表作成をしているとき、滅多にありませんが「@(アットマーク)」や「/(半角スラッシュ)」を文字の頭につけて表示することがあります。でも、そのまま入力しても正しく表示することができません。いくら「@」や「/」を入 […]

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エクセルで集計表を作る簡単手順|初心者の表作成の基本

表計算ソフトのエクセルを使って集計表を作成してみましょう。1つ1つの手順を分かりやすく画像を使って説明していますので、エクセル初心者の方でも変わりやすく見栄えの良い表を作成することができます。まずは、見本に習って機能や使 […]

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