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そこで今回は、住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルでの作り方について紹介します。

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住所録・顧客リスト・取引先名簿などの作り方

住所録・顧客リスト・取引先名簿などの管理表を作るときには、入力項目を前もって決めておくことがポイントです。エクセルで作成するので、あとからでも追加することは簡単ですが、すでに入力している情報量を多くなると追加した項目を再度入力するのには時間が掛かります。必要な項目を決めて見出しにしますので、どんな情報が必要かを明確にしておきましょう。

今回作る住所録・顧客リスト・取引先名簿などの管理表の見出しは一般的なものを入れています。最低限、これだけの情報があれば活用することができます。住所録でもあるので、引っ越しや結婚、異動の連絡や年賀状などのハガキの宛名印刷にも使用することができるデータとなるので、様々なことに活用することができます。

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エクセルを「新規作成」で開いて、1行目に見出しとなる項目を入力します。

文字を中央揃えにしたり、セルの背景色を変えたり、フォントを変えたりして見やすくするといいです。デフォルトのままでも問題ありません。

シート全体を選択するために、シートの左上部分をクリックします。

行の高さを変更するため、1・2・3と書かれている行の上で右クリックしてメニューを表示し「行の高さ」をクリックします。

行の高さ画面が表示されたら「25」と入力したら「OK」をクリックします。

この高さの数字は任意で構いません。

見出しを入力した範囲と1つ下の行にあたる、A1~M2までを範囲指定します。

「ホーム」タブをクリックして、フォントグループの「罫線」の「▼」をクリックしてメニューを表示し「格子」をクリックします。

これで罫線を引きます。

番号表示を4桁にする

A2セルをクリックして、「ホーム」タブを選び、数値グループの「数値の書式」の「▼」をクリックして「その他の表示形式」をクリックします。

セルの書式設定画面が表示されるので、「表示形式」タブをクリックして「ユーザー定義」をクリックして、種類欄に「0000」と入力したら「OK」をクリックします。

A2セルに「1」と入力すると、「0001」と4桁表示にすることができます。

ふりがな入力を設定する

姓と名で入力した「ふりがな」をセイとメイに関数を使って自動入力します。

D2セルをクリックしてします。

「数式」タブをクリックして、
「関数ライブラリ」グループの「その他の関数」をクリックして、
「情報」の「▶」をクリックして、
「PHONETIC」をクリックします。

関数の引数画面が表示されるので、「参照」ボックスをクリックします。

すると、縦棒が点滅します。

B2セルをクリックします。すると、参照ボックスに「B2」と反映されますので「OK」をクリックします。

D2セルをクリックして「ctrl+c」を押してコピーして、E2セルをクリックして「ctrl+v」を押して貼り付けます。

E2セルをクリックして「=PHONETIC(C2)」と表示されていれば大丈夫です。

入力規則を設定する

見出し項目の性別・生年月日などに入力規則を設定して入力間違いを無くしたり、入力しやすいようにします。

F2セルをクリックして、「データ」タブを選び、データツールグループの「データの入力規則」をクリックします。

データの入力規則画面が開いたら、「設定」タブを選び、入力値の種類で「リスト」」を選び、元の値に「男性,女性」と入力したら「OK」をクリックする。

連番・郵便番号・電話番号・生年月日を範囲指定します。

範囲指定の仕方は、A1をクリックしたら「ctrl」キーを押した状態でF1・L1・M1をクリックすると離れた複数のセルを範囲指定できます。

そしたら、「データ」タブをクリックしてデータツールグループの「データの入力規則」をクリックします。

データの入力規則画面が開いたら「日本語入力」タブを選び、日本語入力欄で「オフ(英語モード)」を選んで「OK」をクリックします。

入力規則を設定した2行目をコピーして下に貼り付けていきます。

A2~M2までを範囲指定して、範囲指定したセルの右下に「■」部分があるので、そこにマウスを合わせて十字マークにします。

マウスポインターが矢印から十字マークになったら、クリックしたまま下に移動させて、必要なところでクリックを離すとコピーされます。

データ入力する

住所1以外の部分を入力していきます。

住所1に郵便番号を入力すると、変換候補に住所が表示されていますのでtabキーまたはクリックして変換すると入力が早くできます。

他のデータも入力すれば顧客リスト・取引先名簿などの住所録ができます。

見出しを固定する

「表示」タブをクリックして、ウィンドウグループの「ウィンドウ枠の固定」の「先頭行の固定」をクリックします。

エクセルをスクロールしても1行目の見出し行はそのままなので、表が見やすくなります。

編集後記

住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法を順番にお伝えしました。手順通りに作成すれば、同じような管理表を作れます。

私は、会社用のリストは得意先・取引先などをエクセルのシートで分けないで1枚のシートで管理しています。そのため、もう1つ区分を設けて得意先・取引先などを選ぶようにしています。それにより、顧客リストを得意先だけにすることも可能です。

個人用の住所録では、連名で記載したほうが良い相手もいるので、連名欄を記載しています。こうしておくと、暑中見舞いや年賀状などを送るときに、この住所録や顧客リストが役立ちます。

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どうしても、家計簿に挫折してしまう私。 面倒くさがりの私にもぴったりの家計簿アプリ。iPhoneやAndroidだけでなくパソコンからも利用することができる無料のウェブ家計簿の「Zaim(ザイム)」という無料アプリがいい […]

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エクセルで家計簿管理を始めた!簡単にグラフで見れるのが分かりやすい

家計簿を付けている主婦の方、多いと思います。 本屋さんにいくと、色んな種類の家計簿が売られていますが、冊子の家計簿って結構融通が効かないんですよね。 このレシートの金額書くの忘れちゃったとか抜けることが多いんですよね。ま […]

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エクセルで連続番号を入力する方法|できない!入らないときの解決法

エクセルで表を作成したときに連続した番号を入力することがあります。上から順番に「1・2・3・・・」と入力していくのも10とか20ならまだしも100とか1000まで手入力するのは、とても大変な作業になってしまいます。連番入 […]

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年月を表示したいのに英語表示になるときの修正方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で資料作成をするときに作成日や年月を入力します。日付を6月1日とか2017年6月1日を入力して日付や年月を表示したいのですが、Enterキーで確定すると「Jun-17」と自動で英語表示になってしまい […]

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給与明細のエクセルのひな形・テンプレート|無料ダウンロード

パートでもアルバイトでも社員でも、人を雇ったら給与を支払います。給与を支払うときには給与明細書を作成して発行する必要があり、法律で義務付けられています。基本給や残業時間、労働時間など給与計算に必要な根拠となる情報を記載す […]

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エクセル関数のVLOOKUPで複数条件を評価判定する使い方

エクセル(Excel)関数を使いたいと思ったときに、何が最適な関数なのかよくわからないことが多く、関数の勉強を始めたので使い方についてまとめておこうと思います。VLOOKUP関数の使い方を知ると売上管理や人事やテストの成 […]

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2018・2019年の家族カレンダー(エクセル版)|無料ダウンロード

家族の予定を1枚のカレンダーにまとめて書けるようにしたエクセル(Excel)の家族カレンダーを作成しました。日付を縦軸に、家族の名前を横軸に書き入れられるようにし、いつ誰が、どのような予定がその日にあるのかをひと目で分か […]

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2018年カレンダー!エクセルテンプレートを無料ダウンロードできる

エクセルでカレンダーの作成ができれば、色んなことに使うことができます。私の会社では、エクセルで作られたカレンダーのテンプレートを使って机の前に貼っていたり、商談コーナーに設置したりしています。 そこで今回は、エクセルカレ […]

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エクセルのシート見出しを表示・非表示にする設定手順

エクセル(Excel)の下のほうにあるシート見出し、画像で言えばSheet1と表示されているシート名がシート見出しですが、これが表示されないとき困りますよね。開いているシート以外のシートを見たいときに「あれ、シート名が表 […]

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支払期限などの月末日付を求めるエクセル関数|EOMONTHの使い方

請求書などを作成するときに、支払期限を設定します。その支払期限は、翌月末日支払いが多いと思います。この支払期限をエクセル関数を使って自動入力することができます。使う関数はEOMONTHというものです。今まで私は、最初のシ […]

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表の列幅を変えずにそのままコピーする方法|エクセルの使い方

エクセルで作成した表を他のシートやワークブックにコピーするときに列幅が変わってしまうことがあります。列幅が変わるとまた、調整しないといけなくなるので時間が掛かります。作成した表の列幅をそのまま移動することができれば調整す […]

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エクセル初心者!文字入力と数式の使い方を覚えよう

さて、エクセル初心者にとってエクセルを起動させてから何をしたらよいのかというと、文字を入力したり、数式の基本的な使い方を覚える必要があります。エクセルは表計算ソフトなので表作成のための基本的な操作を覚える必要があります。 […]

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エクセル関数のIFの使い方|複数条件で評価判定する方法

Excel(エクセル)関数のIFの使い方知っていると何かと便利です。評価の種類が2種類とか3種類と条件が分岐して、特定の条件にあった結果の値を返すことができるのがIF関数です。条件に合うか、合わないかでセルに表示する文字 […]

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エクセル初心者のワークシートの使い方|追加・削除・名前の変更方法

エクセルの1つのファイルの中にワークシートという作業するシートを必要に応じて増やしたり、減らしたり、シート名を変更したりすることができます。シート名を変更することで、どんなデータを作成したのかが分かりやすくなりますし、作 […]

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エクセルカレンダー六曜入り予定表!曜日の色を変えると便利

エクセルでカレンダーを作ってスケジュール管理をしています。 でも、マクロや関数といったものがよく分かっていなく、いつも使っている関数であれば分かるのですがエクセルカレンダーに六曜、曜日を入れて、特定の曜日だけ、例えば休み […]

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スケジュール管理にエクセルの無料テンプレートを使って作成する

エクセルを使える人や関数やVBAが分かる人は、エクセルの機能を使って、エクセルでスケジュール管理できるようなひな形やテンプレートを作成する人もいますね。 エクセルでスケジュール管理の作り方を公開しているサイトも数多くあり […]

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2018年用カレンダー厳選10選!無料テンプレートをダウンロードして印刷するだけ!

2018年カレンダーのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトを、色々と調べてみました。エクセルカレンダーも含めて、印刷するだけの無料テンプレートです。 年間カレンダーや月別カレンダー、かわいいイラストカレンダーなど、 […]

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エクセルでスケジュール管理表を自分で作成!オリジナルカレンダーで使いやすい手帳にする

会社で使っているスケジュール管理表、手帳は自分でエクセルで作ったリフィルを使っています。というのも、30分単位での管理が必要なことと、早朝から深夜までの時間をきちんと書き込めるようにするために、自分で簡単なスケジュール表 […]

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計算式を削除して計算結果だけをコピーする方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表の数式は削除して、計算結果だけをコピーすることができます。私はよく、計算する表と計算結果だけを表示する表を作成しています。資料を作成するときに計算式があると資料作成に支障があるときがあり […]

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すぐに使える!エクセルで作成した出張旅費精算書のテンプレート|無料ダウンロード

出張旅費精算は、旅費規程に定める移動距離などの旅費条件を満たしたときに出張としみなされます。交通費精算とは違う、出張旅費精算書を使って精算します。というのも、宿泊費や日当などが発生するため、出張旅費精算書を使って精算しま […]

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管理しやすい住所録の作り方!エクセルで簡単作成|無料テンプレートあり

年賀状や取引先の方の住所を管理する住所録をエクセルで作りたいと思います。なるべく簡単に入力することができるようにしていきたいと思います。それに、入力するデータの数が多くなっても整理することが簡単にでき、活用できるようにし […]

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2018・2019年カレンダー(年間・月別)テンプレートまとめ|無料ダウンロード・印刷

2018年・2019年の年間・月間カレンダーの無料ダウンロードできプリントアウトして使えるシンプルタイプとかわいい干支などのイラスト入りのテンプレートです。1月始まり・4月始まりと日曜始まり・月曜始まり、六曜入り、万年カ […]

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