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住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法

住所・氏名・電話番号などを管理するための顧客リスト・取引先名簿などの住所録をエクセル(Excel)で作成したいと思います。データを入力するために見出しを決めてから入力していくと効率がいいですよ。入力規則を使って間違いを減らしたり、関数を使って自動反映させたりして入力する作業も減らしていきたいと思います。

そこで今回は、住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルでの作り方について紹介します。

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住所録・顧客リスト・取引先名簿などの作り方

住所録・顧客リスト・取引先名簿などの管理表を作るときには、入力項目を前もって決めておくことがポイントです。エクセルで作成するので、あとからでも追加することは簡単ですが、すでに入力している情報量を多くなると追加した項目を再度入力するのには時間が掛かります。必要な項目を決めて見出しにしますので、どんな情報が必要かを明確にしておきましょう。

今回作る住所録・顧客リスト・取引先名簿などの管理表の見出しは一般的なものを入れています。最低限、これだけの情報があれば活用することができます。住所録でもあるので、引っ越しや結婚、異動の連絡や年賀状などのハガキの宛名印刷にも使用することができるデータとなるので、様々なことに活用することができます。

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文字を中央揃えにしたり、セルの背景色を変えたり、フォントを変えたりして見やすくするといいです。デフォルトのままでも問題ありません。

シート全体を選択するために、シートの左上部分をクリックします。

行の高さを変更するため、1・2・3と書かれている行の上で右クリックしてメニューを表示し「行の高さ」をクリックします。

行の高さ画面が表示されたら「25」と入力したら「OK」をクリックします。

この高さの数字は任意で構いません。

見出しを入力した範囲と1つ下の行にあたる、A1~M2までを範囲指定します。

「ホーム」タブをクリックして、フォントグループの「罫線」の「▼」をクリックしてメニューを表示し「格子」をクリックします。

これで罫線を引きます。

番号表示を4桁にする

A2セルをクリックして、「ホーム」タブを選び、数値グループの「数値の書式」の「▼」をクリックして「その他の表示形式」をクリックします。

セルの書式設定画面が表示されるので、「表示形式」タブをクリックして「ユーザー定義」をクリックして、種類欄に「0000」と入力したら「OK」をクリックします。

A2セルに「1」と入力すると、「0001」と4桁表示にすることができます。

ふりがな入力を設定する

姓と名で入力した「ふりがな」をセイとメイに関数を使って自動入力します。

D2セルをクリックしてします。

「数式」タブをクリックして、
「関数ライブラリ」グループの「その他の関数」をクリックして、
「情報」の「▶」をクリックして、
「PHONETIC」をクリックします。

関数の引数画面が表示されるので、「参照」ボックスをクリックします。

すると、縦棒が点滅します。

B2セルをクリックします。すると、参照ボックスに「B2」と反映されますので「OK」をクリックします。

D2セルをクリックして「ctrl+c」を押してコピーして、E2セルをクリックして「ctrl+v」を押して貼り付けます。

E2セルをクリックして「=PHONETIC(C2)」と表示されていれば大丈夫です。

入力規則を設定する

見出し項目の性別・生年月日などに入力規則を設定して入力間違いを無くしたり、入力しやすいようにします。

F2セルをクリックして、「データ」タブを選び、データツールグループの「データの入力規則」をクリックします。

データの入力規則画面が開いたら、「設定」タブを選び、入力値の種類で「リスト」」を選び、元の値に「男性,女性」と入力したら「OK」をクリックする。

連番・郵便番号・電話番号・生年月日を範囲指定します。

範囲指定の仕方は、A1をクリックしたら「ctrl」キーを押した状態でF1・L1・M1をクリックすると離れた複数のセルを範囲指定できます。

そしたら、「データ」タブをクリックしてデータツールグループの「データの入力規則」をクリックします。

データの入力規則画面が開いたら「日本語入力」タブを選び、日本語入力欄で「オフ(英語モード)」を選んで「OK」をクリックします。

入力規則を設定した2行目をコピーして下に貼り付けていきます。

A2~M2までを範囲指定して、範囲指定したセルの右下に「■」部分があるので、そこにマウスを合わせて十字マークにします。

マウスポインターが矢印から十字マークになったら、クリックしたまま下に移動させて、必要なところでクリックを離すとコピーされます。

データ入力する

住所1以外の部分を入力していきます。

住所1に郵便番号を入力すると、変換候補に住所が表示されていますのでtabキーまたはクリックして変換すると入力が早くできます。

他のデータも入力すれば顧客リスト・取引先名簿などの住所録ができます。

見出しを固定する

「表示」タブをクリックして、ウィンドウグループの「ウィンドウ枠の固定」の「先頭行の固定」をクリックします。

エクセルをスクロールしても1行目の見出し行はそのままなので、表が見やすくなります。

編集後記

住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法を順番にお伝えしました。手順通りに作成すれば、同じような管理表を作れます。

私は、会社用のリストは得意先・取引先などをエクセルのシートで分けないで1枚のシートで管理しています。そのため、もう1つ区分を設けて得意先・取引先などを選ぶようにしています。それにより、顧客リストを得意先だけにすることも可能です。

個人用の住所録では、連名で記載したほうが良い相手もいるので、連名欄を記載しています。こうしておくと、暑中見舞いや年賀状などを送るときに、この住所録や顧客リストが役立ちます。

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エクセルの起動・終了方法とファイル保存の仕方

エクセルを初めて使うときには、エクセル(Excel)を立ち上げて起動させないといけません。パソコンのデスクトップ上にエクセルのアイコンがあればダブルクリックすれば起動することは簡単ですが、無いときにはどこからエクセルを起 […]

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セル幅からはみ出した文字を下のセルに分割表示する|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で文字を入力したときに、セル幅を文字がはみ出すことがありますよね。セル幅を変えることでセル内に文字を全て表示することができますが、セルの幅を変えたくないまたはセル幅を変えられないというとき、セル幅に […]

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表の列幅を変えずにそのままコピーする方法|エクセルの使い方

エクセルで作成した表を他のシートやワークブックにコピーするときに列幅が変わってしまうことがあります。列幅が変わるとまた、調整しないといけなくなるので時間が掛かります。作成した表の列幅をそのまま移動することができれば調整す […]

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エクセル関数のVLOOKUPで複数条件を評価判定する使い方

エクセル(Excel)関数を使いたいと思ったときに、何が最適な関数なのかよくわからないことが多く、関数の勉強を始めたので使い方についてまとめておこうと思います。VLOOKUP関数の使い方を知ると売上管理や人事やテストの成 […]

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2018・2019年の年間エクセルカレンダー1月・4月始まりの縦並び|無料ダウンロード

自分で使うために2018-2019(平成30年・平成31年)の年間カレンダーをエクセル(Excel)で作り、無料ダウンロードできるようにしました。1月始まりと4月始まりがあり、日付は縦に並んでいて予定を書き込めるようにし […]

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報告書のテンプレートの無料ダウンロード|エクセルやワードのひな形

報告書というと幅広いですが、研修・異業種交流会・OJT研修・研究など幅広い報告書に使えるようなテンプレートを作成してみました。大企業などはそれぞれに報告書のテンプレートやひな形・書式を作成していることが多いですが、項目の […]

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エクセルのEnterキーを押したときに移動する方向を変える方法

エクセル(Excel)でEnter(エンター)キーを押すと、下にカーソルが移動しますが、文字や数値入力が横方向なのでEnterキーを押すと横移動するようになると作業効率が良く、時間短縮になると思いますができますか・・と聞 […]

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コードや番号を入力して商品名・単価を自動入力する方法|エクセル関数VLOOKUPの使い方

たくさんのリストの中から、特定の商品や項目を探しだし、請求書・納品書・受領書・見積書などに転記していく作業はとても大変です。会社で使用しているエクセル(Excel)で作成している請求書のフォーマットを基に、商品コードを入 […]

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エクセルに入力した数値が「##」が表示されるのを正しく表示したい

エクセルで表を作成していたら、セルに入力した数値が##で表示されるので入力した数値や日付が見えません。セルの表示が##になると印刷しても##で印刷されてしまうため正しい表示に直す必要があります。エクセルをはじめて使う初心 […]

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エクセルで作った領収書のテンプレート|無料ダウンロード

エクセル(Excel)で領収書を作成しました。きっかけは取引先から、「エクセルの使い方が分からないから領収書のテンプレート・フォーマットを作ってくれませんか?」という連絡でした。操作方法を覚えるためにも一緒に作りませんか […]

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エクセルに住所の番地などを入力すると日付に変換されるのを防ぐ方法

エクセル(Excel)で住所録を作成していたときに都道府県の住所と住所番地を別で入力したら日付に変換されてしまいます。セルに「1-2-3」と入力してEnterキーを押すと「2001/2/3」と表示されてしまい住所の番地を […]

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表の行と列を一瞬で入れ替える方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表の縦と横の見出しを切れ変えたほうが表が見やすいときがあります。でも、縦と横の軸、行と列を入れ替えるのは手作業で行ったら大変です。行と列のデータを1つずつコピーしては入れ替えていかないとい […]

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交通費精算書のテンプレート(エクセル)|今すぐ使える無料ダウンロード

社内での経費精算書で必ず必要なのが交通費精算書です。企業活動を行なう上で、オフィスにずっといる訳にはいきません。自分から営業に行ったり、打ち合わせに行ったりするときに電車やバス・タクシーなどを利用して移動することになり、 […]

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エクセルに入力した日付が正しく表示されないときの解決法

エクセルで表を作成してたら、日付がおかしくなっていました。実際の日付よりも4年違う表示になっていました。何か変な操作をしたのかバグなのか分からなく、正しい日付を表示するのに苦労しましたので記録として残しておきます。エクセ […]

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エクセルで顧客名簿を管理する表の作り方|フリーテンプレート

会社で使う顧客名簿は検索しにくかったり、必要な情報が項目になかったりすることがあります。そんなとき、自分で顧客名簿を管理する「顧客名簿管理表」を自分で作成することで管理しやすくなりますし、データの分析もすることができるよ […]

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エクセルで作成した請求書テンプレート・ひな形|無料ダウンロード

会社や個人事業主の方など請求書を発行する機会が多くあります。請求書を取引先や得意先に送る目的は、指定期日までに入金してもらうためです。入金を期限までに振り込んでもらうために請求書を作って送る必要があります。書き方のルール […]

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エクセルの印刷範囲がずれる・切れる|失敗しない設定方法と調整の仕方

エクセルで作成した表を印刷したら、印刷範囲の設定が上手く出来ていなく印刷がずれるとか1ページに収まらず2ページに渡り印刷されてしまい切れるなどの印刷ミスをしたことがありませんか。また、見出しを固定してすべてのページに印刷 […]

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エクセルで文字コードを調べる・確認する方法

エクセル初心者の私にとって文字コードとは何かっていうことから分かりません。エクセルを入力するときに文字コードなんて気にしていませんしね。でも、文字化けしたときなどに文字コードを確認したりすることがあります。あとは、プログ […]

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エクセルで良く使う103のショートカットキー目的別一覧表

エクセルの使い方を覚えるときにタブやリボン部分のボタンをマウスで押して行削除や罫線・日付・シート移動などの設定を行っていました。覚えたことを変えるのは抵抗がありますが、使ってみると作業時間の短縮になり効率化することができ […]

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業務報告に使えるエクセルの週報テンプレート・ひな形の無料ダウンロード

会社として部所や課の仕事内容を共有または上司が把握するためには業務報告書が役立ちます。ビジネスマンとしては一人で仕事をする訳ではなく課として、または部として皆で業務を遂行していくので、皆が行っている業務内容を把握すること […]

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行・列単位でデータを移動する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表を作成したときに行単位または列単位で場所を移動したり、コピーしたいと思うときに、その行や列に再度データを入力するのは面倒です。同じデータをまた入力しないといけないその手間と時間を省くことができま […]

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ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文

会社に入社してから新人研修をはじめ、会議や研修会など会社経費でセミナーに参加したりすると報告書を作成して上司や会社に提出しますが、報告書には何を書いたら良いのか、どんなことを書いたらいいのか分からないこと多いと思います。 […]

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