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住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法

住所・氏名・電話番号などを管理するための顧客リスト・取引先名簿などの住所録をエクセル(Excel)で作成したいと思います。データを入力するために見出しを決めてから入力していくと効率がいいですよ。入力規則を使って間違いを減らしたり、関数を使って自動反映させたりして入力する作業も減らしていきたいと思います。

そこで今回は、住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルでの作り方について紹介します。

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住所録・顧客リスト・取引先名簿などの作り方

住所録・顧客リスト・取引先名簿などの管理表を作るときには、入力項目を前もって決めておくことがポイントです。エクセルで作成するので、あとからでも追加することは簡単ですが、すでに入力している情報量を多くなると追加した項目を再度入力するのには時間が掛かります。必要な項目を決めて見出しにしますので、どんな情報が必要かを明確にしておきましょう。

今回作る住所録・顧客リスト・取引先名簿などの管理表の見出しは一般的なものを入れています。最低限、これだけの情報があれば活用することができます。住所録でもあるので、引っ越しや結婚、異動の連絡や年賀状などのハガキの宛名印刷にも使用することができるデータとなるので、様々なことに活用することができます。

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基本となる表を作成する

エクセルを「新規作成」で開いて、1行目に見出しとなる項目を入力します。

文字を中央揃えにしたり、セルの背景色を変えたり、フォントを変えたりして見やすくするといいです。デフォルトのままでも問題ありません。

シート全体を選択するために、シートの左上部分をクリックします。

行の高さを変更するため、1・2・3と書かれている行の上で右クリックしてメニューを表示し「行の高さ」をクリックします。

行の高さ画面が表示されたら「25」と入力したら「OK」をクリックします。

この高さの数字は任意で構いません。

見出しを入力した範囲と1つ下の行にあたる、A1~M2までを範囲指定します。

「ホーム」タブをクリックして、フォントグループの「罫線」の「▼」をクリックしてメニューを表示し「格子」をクリックします。

これで罫線を引きます。

番号表示を4桁にする

A2セルをクリックして、「ホーム」タブを選び、数値グループの「数値の書式」の「▼」をクリックして「その他の表示形式」をクリックします。

セルの書式設定画面が表示されるので、「表示形式」タブをクリックして「ユーザー定義」をクリックして、種類欄に「0000」と入力したら「OK」をクリックします。

A2セルに「1」と入力すると、「0001」と4桁表示にすることができます。

ふりがな入力を設定する

姓と名で入力した「ふりがな」をセイとメイに関数を使って自動入力します。

D2セルをクリックしてします。

「数式」タブをクリックして、
「関数ライブラリ」グループの「その他の関数」をクリックして、
「情報」の「▶」をクリックして、
「PHONETIC」をクリックします。

関数の引数画面が表示されるので、「参照」ボックスをクリックします。

すると、縦棒が点滅します。

B2セルをクリックします。すると、参照ボックスに「B2」と反映されますので「OK」をクリックします。

D2セルをクリックして「ctrl+c」を押してコピーして、E2セルをクリックして「ctrl+v」を押して貼り付けます。

E2セルをクリックして「=PHONETIC(C2)」と表示されていれば大丈夫です。

入力規則を設定する

見出し項目の性別・生年月日などに入力規則を設定して入力間違いを無くしたり、入力しやすいようにします。

F2セルをクリックして、「データ」タブを選び、データツールグループの「データの入力規則」をクリックします。

データの入力規則画面が開いたら、「設定」タブを選び、入力値の種類で「リスト」」を選び、元の値に「男性,女性」と入力したら「OK」をクリックする。

連番・郵便番号・電話番号・生年月日を範囲指定します。

範囲指定の仕方は、A1をクリックしたら「ctrl」キーを押した状態でF1・L1・M1をクリックすると離れた複数のセルを範囲指定できます。

そしたら、「データ」タブをクリックしてデータツールグループの「データの入力規則」をクリックします。

データの入力規則画面が開いたら「日本語入力」タブを選び、日本語入力欄で「オフ(英語モード)」を選んで「OK」をクリックします。

入力規則を設定した2行目をコピーして下に貼り付けていきます。

A2~M2までを範囲指定して、範囲指定したセルの右下に「■」部分があるので、そこにマウスを合わせて十字マークにします。

マウスポインターが矢印から十字マークになったら、クリックしたまま下に移動させて、必要なところでクリックを離すとコピーされます。

データ入力する

住所1以外の部分を入力していきます。

住所1に郵便番号を入力すると、変換候補に住所が表示されていますのでtabキーまたはクリックして変換すると入力が早くできます。

他のデータも入力すれば顧客リスト・取引先名簿などの住所録ができます。

見出しを固定する

「表示」タブをクリックして、ウィンドウグループの「ウィンドウ枠の固定」の「先頭行の固定」をクリックします。

エクセルをスクロールしても1行目の見出し行はそのままなので、表が見やすくなります。

編集後記

住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法を順番にお伝えしました。手順通りに作成すれば、同じような管理表を作れます。

私は、会社用のリストは得意先・取引先などをエクセルのシートで分けないで1枚のシートで管理しています。そのため、もう1つ区分を設けて得意先・取引先などを選ぶようにしています。それにより、顧客リストを得意先だけにすることも可能です。

個人用の住所録では、連名で記載したほうが良い相手もいるので、連名欄を記載しています。こうしておくと、暑中見舞いや年賀状などを送るときに、この住所録や顧客リストが役立ちます。

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