エクセルで集計表を作る簡単手順|初心者の表作成の基本

表計算ソフトのエクセルを使って集計表を作成してみましょう。1つ1つの手順を分かりやすく画像を使って説明していますので、エクセル初心者の方でも変わりやすく見栄えの良い表を作成することができます。まずは、見本に習って機能や使い方・作り方を自分でやりながら覚えていくことが大切だと思います。

そこで今回は、エクセルの表作成の基本的な機能を使って、集計表を作りながら手順と機能を覚えていきたいと思います。

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文字の大きさ・サイズを変更する

エクセルの初期設定の文字のサイズは「11」です。でも、表を作成するときには見出しやタイトルを大きくすることで見やすくなります。

まず、タイトルをA1に入力して「Enter」キーを押し文字を確定してたらもう一度「Enter」キーを押します。

文字のサイズを変更するセルをクリックして太枠を表示させます。今回、クリックするセルはA1です。A1をクリックしたら、ホームタブをクリックし、フォントサイズ欄の「▼」ボタンをクリックして、メニューを表示します。マウスを数字に合わせると文字の大きさが変わりますので好きなサイズの数字をクリックすることで、文字サイズが変更できます。

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文字のフォントを変更する

エクセルの文字フォントは初期設定だと「MS Pゴシック」などに設定されています。この文字のフォント(=書体)を変えることでインパクトのあるフォントに変更することができます。

文字のフォントを変更するセルをクリックして太枠を表示します。今回の場合はA1のセルです。

ホームタブをクリックし、フォント欄の「▼」ボタンをクリックするとメニューが表示されますので変更したフォントをクリックします。今回は「HGP創英角ポップ体」を選びました。

マウスポインターをフォントに合わせると文字が設定後のフォントに変わり、確定する前にプレビューを見ることができます。

フォントをクリックして確定すると、フォントが変更されます。

セルを結合する

表の中央にタイトルを表示させたいときに、文字の前にスペースを入れて位置を調整するのではなく、「セルの結合」機能を使うことで複数の連続するセルをつなぎ合わせて1つのセルにして、文字を中央の配置することができます。

つなぎ合わせるセルの範囲を指定します。今回はA1~E1までをクリックしたまま範囲選択します。

ホームタブをクリックして、「セルを結合して中央揃え」ボタンをクリックします。

すると、A1~E1のセルが結合されて1つのセルになり、文字が中央揃えになります。

セルの結合を解除するには、結合したセルを選択してからもう一度「セルの結合」ボタンをクリックすると解除されます。

文字の配置を変更する

セルに入力した文字は左揃えになり、数値は右揃えになります。この文字や数値の配置を変えることができるのがホームタブの配置グループにある各種ボタンですので、その使い方について説明します。

入力した見出し部分を中央揃えにしたいため、A4~E4を選択し、ホームタブの「中央揃え」ボタンをクリックします。

中央揃えボタンをクリックすると、範囲選択したセル内の文字がすべて中央揃えになります。

今回の表では集計日も中央揃えにしています。

表の範囲に罫線を引く

ワークシートに表示されている線は印刷しても印刷されませんので、表など分かりやすくするためには罫線を引いて分かりやすくする必要があります。罫線を引くことでマス目を分かりやすくできます。

表の部分に罫線を引きたいので、その範囲を選択します。

罫線を引く範囲を選択したら、ホームタブをクリックし、罫線の「▼」ボタンをクリックしてメニューを表示し、「格子」をクリックします。

範囲選択したままだと罫線が引かれたかどうか確認できないので他のセルをクリックして、範囲選択を解除すると引かれた罫線を確認することができます。元からあるワークシートの線よりも濃い線で罫線は表示されます。

罫線の線の種類を変更する

罫線を引く方法は範囲選択する方法だけではなく、マウスをドラッグして罫線を引く方法もあります。線の種類を指定したあとにマウスポインターが鉛筆のマークに変わりますので、その状態のときに線を引きたい場所をドラッグすると罫線を引くことができ、簡単です。

セルの範囲選択をしている場合は、どこかセルをクリックして解除してから次の手順で行ないましょう。

ホームタブの「罫線」の「▼」ボタンをクリックしてメニューを表示させます。メニューの中の「線のスタイル」をクリックして引きたい線をクリックします。今回は二重線を選びました。

「線のスタイル」を選ぶとマウスポインターが鉛筆の形に変わりますので、罫線の線の種類を変えたい部分をドラッグして、範囲を指定すると二重線に変わります。

鉛筆の形から矢印の形にマウスポインター戻したいときはキーボードの「Esc」キーを押すと元に戻ります。

セルの色を変える

通常はセルに色はありませんが、セルに色を付けることができます。セルに色を付けることで見やすくなったり、強調することができたりしますので有効に使うといいです。あまり、色を使いすぎると見にくくなります。

セルに色を付けたいセルを選択します。

1つのセルでも、複数のセルでも、結合したセルでも大丈夫です。

ホームタブをクリックし、「塗りつぶしの色」の「▼」ボタンをクリックするとテーマの色メニューが表示されますので、セルに付けたい色を選びます。マウスを色に合わせると指定したセルに色が付きプレビューを見ることができます。色が決まったら、その色をクリックすることで確定します。

次に見出し部分のセルも同じ色で塗りつぶしたいと思います。

塗りつぶしたいセルをドラッグして範囲選択します。

範囲選択したら、ホームタブをクリックして「塗りつぶしの色」ボタンをクリックすると、セルに色を付けることができます。

「塗りつぶしの色」ボタンの下にカラーが付いていますが、その色で良ければボタンを押すだけでセルの色を変更することができます。

セルのA4~E4のセルの色を変えました。

同じようにしてA13~E13のセルの色も変えておきます。

文字の色を変更する

セルの色を塗りつぶすと文字が見えにくくなることがあります。濃い色を選んだときは文字の色を白にしたりすると見やすくなります。文字の色は「フォントの色」で変えることができます。

文字の色を変えたいセルをクリックして選択します。

文字の色を変えるセルを範囲選択したら、ホームタブをクリックして、「フォントの色」ボタンの「▼」をクリックしてテーマの色メニューを表示します。テーマの色の中から色を選びますが、マウスポインターを色に合わせると選択した文字の色も変わりプレビューを見ることができます。色が決まったら色をクリックして確定します。

範囲選択したら、ホームタブをクリックして「フォントの色」ボタンをクリックすると、文字の色を変更することができます。

「フォントの色」ボタンの下にカラーが付いていますが、その色で良ければボタンを押すだけで文字の色を変更することができます。

セルA4~E4の文字の色を変えました。

列幅と行の高さを任意の数値に変更する

列幅や行の高さを変更することで、セルの中に入力した文字や数値を見やすくすることができます。また、表の体裁を整えることができます。

列幅を変更するため、変更するB列~E列を選択します。Bをクリックするとマウスポインターが十字に変わるのでクリックしたままE列まで移動したら、クリックを離します。B列~E列が薄いグレーになります。

ホームタブをクリックして、「書式」ボタンをクリックしてメニューを表示し、「列の幅」をクリックします。

列幅を調整する画面が表示されますので、列幅に数字を入力して「OK」ボタンを押すと表の列幅が変更されます。

今回の表では、B列~E列の列幅を「9」、A列の列幅を「15」に変更します。

行の高さを変更するため、行番号の「1」をクリックします。

ホームタブをクリックして、「書式」ボタンをクリックしてメニューを表示させたら「行の高さ」を押します。

行の高さを調整する画面が表示されますので「数値」を入力して「OK」をクリックします。

今回は高さを「25」にします。

日付を入力する

集計表を作成した日を入力します。4/8と入力すると「4月8日」と自動で表示が変わります。

日付を入力するセルE2に「4/8」と入力して「Enter」キーを押します。

「4/8」と入力して「Enter」キーを押して確定すると「4月8日」と表示されます。これは自動で表示が切り替わります。

日付は右揃えになるので、左揃えに変更してきます。

E2をクリックして太枠を表示させたら、ホームタブをクリックして、「左揃え」ボタンをクリックすると日付が「左揃え」になります。

集計日の日付を左揃えに出来ました。

セルA13に「合計」と入力して「中央揃え」にします。

クラス・男子・女子のデータを入力します。

数値の桁区切りをする

数字の桁が多くなると数字の羅列だけではみにくくなりますので、桁区切りをすることで数値を読みやすくします。

数値の桁区切りをしたい範囲を選択します。数値の表示をするB5~D13をクリックしたまま範囲選択し、ホームタブをクリックして「桁区切りスタイル」ボタンをクリックします。

範囲選択したセルの数値が桁区切り表示されます。合計の部分も数値を表示しますので範囲に入れておきます。

合計を計算する式を入力する

計算式を使って合計を求めます。計算式は最初に半角の「=」(イコール)を入力してから数式を入力します。

男子と女子の合計を計算しますので、表示させたいD5をクリックして半角「=」を入力します。

次に男子の人数を指定するのでB5をクリックします。すると、B5のセルには「=B5」と表示されます。

次に「+」を入力し、女子の人数のC5をクリックします。すると、B5のセルには「=B5+C5」と表示されますので、「Enter」キーを押して確定します。「Enter」キーを押すとセルに表示される太枠が1つ下に表示されます。

セルB5をクリックすると、上の数式バーに入力した数式が表示されますので、計算式を確認することができます。

計算式をコピーする

B5に入力した合計の計算式をオートフィルを使って下のセルにコピーします。

数式を入力したB5をクリックして太枠を表示させます。太枠の右下に表示される「■」のフィルハンドルにマウスポインターを合わせてマウスポインターを「+」(十字)の状態にしたら、クリックしたまま下に移動します。

クリックしたままセルD12まで移動したらクリックを離すとD6~D12に合計が表示されます。

オートSUMで合計を計算する

複数の数値の合計を計算するときは上の方法では時間が掛かったり、計算式に含むのを忘れてしまうことがあります。そこで「オートSUM」を使うことでセルに自動で計算式を入力することができます。

【オートSUMの使い方】

合計を表示するセルB13をクリックして、ホームタブをクリックし、「編集」の「オートSUM」ボタンをクリックします。

「オートSUM」ボタンは、「数式」タブにもあります。こちらから「オートSUM」ボタンをクリックしても同じです。

「オートSUM」ボタンをクリックするとB13の「=SUM(B5:B12)」と入力され、範囲が点線で表示されますので「Enter」キーを押します。

セルB13をクリックして数式バーを確認して見ると「=SUM(B5:B12)」に数式が反映されていることが分かります。

【数式をコピーする】

オートSUMで入力したSUM関数をオートフィルを使ってコピーします。

B13をクリックして太枠を表示させたら右下のフィルハンドル「■」にマウスポインターを合わせて十字マークにします。

マウスポインターを十字マークにしたらクリックしたまま、E13まで移動して離します。数値が入力されていない構成比の欄は「0」表示になります。

数式を固定してコピーする

構成比に計算式を入力してコピーしますが、普通にコピーするとコピー先のセルが正しく計算されません。正しく計算するために数式内に絶対参照を使用します。

【構成比を算出する割合の計算を入力する】

E5をクリックして半角「=」を入力したら、セルD5をクリックして、「/」を入力して、セルD13をクリックします。セルE5の計算式に「=D5/D13」と表示されたら、「Enter」キーを押します。

「Enter」キーを押すと計算結果が表示されます。

【割合の算式に絶対参照を付ける】

セルE5の計算式をオートフィルでコピーしてもセルE6の計算結果は正しく表示されません。そのため、数式をコピーする前に1つしておくことがあります。

セルE5をクリックして数式バーに計算式を表示させます。

絶対参照を付けたいのは、D13なのでクリックしてD13を選択し「F4」キーを押します。

「F4」キーを押すとD13に「$」が付いて「$D13$」と表示されますので「Enter」キーを押して確定させます。

セルE5をクリックして太枠の右下にある「■」のフィルハンドルにマウスポインターを合わせて、マウスポインターが十字になったらクリックします。

クリックしたままコピーするセルE12まで移動してクリックを離すと式がコピーされ、計算結果が表示されます。

コピーしたときに「#DIV/0!」と表示されたらエラーのことなの、もう一度計算式を確認してみましょう。

割合をパーセントで表示する

構成比の数値は割合なのでパーセントで表示したいため、小数点からパーセントに表示を変更します。

セルE5~E13を範囲選択して、ホームタブをクリックし、「数値」グループの中になる「パーセントスタイル」ボタンをクリックします。

すると、セルE5~E13の数値がパーセント表示になります。

データバーを表示する

集計表の男子と女子の数値を見ただけで分かりやすくするためのデータバーを表示します。数値だけではなくデータバーという棒グラフを表示することで分かりやすくなります。

データバーを表示させるセルB5~C12までを範囲選択します。

ホームタブをクリックして、スタイルグループにある「条件付き書式」ボタンをクリックし、「データバー」をクリックして、データバーの色をクリックします。

数値の大きさが分かりやすいように棒グラフが表示されます。

編集後記

集計表を作成するための基本的な使い方を紹介しました。同じ表を作ることが出来ましたか?

エクセル(Excel)初心者の方でも分かりやすいように画像を使って使い方と操作方法をまとめました。色を変えたり、サイズを変えたり、罫線を付けたり、データバーを付けたりすることで初心者とは思えない集計表を作ることができます。

かなり見栄えが良い集計表が作れますよね。

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