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エクセルの印刷範囲がずれる・切れる|失敗しない設定方法と調整の仕方

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そこで今回は、エクセルで作成した表を印刷するとき失敗しないための設定方法と調整の仕方についてお伝えします。

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印刷画面の名称と役割について

印刷画面の名称と役割について1つ1つ確認していきます。

まずは、印刷画面を開く手順をお伝えします。

エクセルのファイルタグをクリックして「印刷」をクリックしすると下記画面が表示されます。

【印刷画面の名称と役割】

1.ワークシートに戻る:クリックすることでワークシートの画面に戻ります。

2.印刷:印刷を実行します。

3.部数:「▲」や「▼」をクリックするか直接入力することで印刷部数を設定できます。

4.プリンター:メインで使うプリンターが表示されています。複数のプリンターがあるときは「▼」をクリックすることで他のプリンターを設定することができます。

5.設定:現在のシートや複数または全てのシートを印刷したりと印刷対象を設定したり、印刷の方向、用紙サイズ、余白の幅、拡大・縮小などの設定ができます。

6.ページ設定:ページ設定画面が開き、ページ・余白・ヘッダー・フッター・シートの詳細設定ができます。

7.ページ:プレビュー画面が複数あるときに、次のページを表示したり、前のページを表示したりすることができ、左側の数値は現在のページ数を表しています。

8.印刷プレビュー:印刷したときのイメージを確認できます。

9.余白の表示:クリックすると余白の線が表示され、クリックして動かすことで任意で幅を変えることができます。もう一度押すことで線が消えます。

10.印刷プレビュー画面を拡大する:ボタンを押すと印刷プレビュー画面が拡大され、もう一度押すと元に戻ります。

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印刷するときのシートの範囲を確認します。

作業中のシートを印刷:作業中のシートのみを印刷します。

ブック全体を印刷:ブック全体を印刷します。

選択した部分を印刷:現在の選択部分のみを印刷します。

選択したテーブルを印刷:選択したテーブルのみを印刷します。

必要に応じて設定を変更しますが、通常は「作業中のシートを印刷」を選びます。

ページ数を確認して複数枚に渡り印刷するのか、1ページに印刷するのか確認します。1ページに印刷したいので2ページ目に一部が表示されています。

印刷する用紙の向きを縦方向から横方向に変更することができます。用紙の向きを変えることではみ出していた2ページ目が1ページで印刷することができます。

用紙サイズを変更したいときは「▼」をクリックしてメニューを表示し、印刷する用紙サイズをクリックすることで用紙サイズを変更できます。

印刷プレビュー画面で確認して印刷範囲がずれていないか、切れていないかを確認します。

印刷部数を設定したら「印刷」ボタンをクリックすることで印刷が始まります。

縮小して1ページに印刷する設定方法

拡大・縮小で印刷したい表を拡大・縮小することができます。

【縮小して1ページに印刷する】

1ページに印刷したいのに2ページに渡って印刷プレビューが表示されていますので、縮小して1ページに印刷できるようにします。

拡大縮小なし欄の「▼」をクリックして「シートを1ページに印刷」をクリックします。

シートを1ページに印刷:1ページに収まるように印刷イメージを縮小します。

すべての列を1ページに印刷:幅が1ページに収まるように縮小します。

すべての行を1ページに印刷:高さが1ページに収まるように縮小します。

表が縮小され1ページに収まりました。これで印刷したときに表が切れたり、ずれたりすることなく印刷できます。よければ「印刷」ボタンを押して印刷します。

【ワークシートで拡大・縮小を設定する】

エクセルのワークシートで表を作成したら、表示タブをクリックして、ブックの表示グループの「ページレイアウト」ボタンをクリックします。

ワークシートの表示が「ページレイアウトビュー」に変わります。枠線の外側にある表の一部は印刷したときに2ページ目に印刷される部分なので、1ページに収まるように縮小します。

ページレイアウトタブをクリックして拡大/縮小の「▼」をクリックしします。

1ページに表示が収まるまでパーセンテージを下げていきます。

枠線内に表が収まったら印刷します。

ファイルタブをクリックして、印刷をクリックし、「印刷」ボタンを押して印刷します。

ページレイアウト画面を元に戻すには、表示タブをクリックして「標準」ボタンをクリックすると元の画面に戻ります。

印刷するときの余白を調整する

拡大縮小ではなく、余白の調整だけで2ページに渡っている範囲を1ページに収めることができます。

印刷の設定欄の中にある「標準の余白」の「▼」をクリックして「狭い」を選びます。

すると、余白部分が狭くなりますので、2ページに表示されていたものが1ページに収まります。

印刷余白を自分で設定することもできます。

印刷の設定欄の中にある「標準の余白」の「▼」をクリックして「ユーザー設定の余白」を選びます。

ページ設定画面が表示されますので「余白」タブをクリックします。上下左右・ヘッダー・フッターの余白の数字を任意の数値に変更することができます。値を「0」にすることもできます。

ページ中央欄には用紙の水平方向と垂直方向で真ん中にする設定もできます。

設定が終わったら「OK」ボタンをクリックすると余白が設定されますので、良ければ印刷します。

日付やページ数を入れる

ヘッダー・フッター機能を使って印刷日付やページ数をヘッダーの上余白やフッターの下余白に印字することができます。

挿入タブをクリックして、テキストグループの「ヘッダーとフッター」ボタンをクリックします。

次にデザインタブをクリックして、真ん中の枠に表の名前を入力します。左側の枠をクリックしたら、「現在の日付」ボタンをクリックすると「&[日付]」と表示されます。

デザインタブをクリックして「フッターに移動」ボタンを押してフッターに移動します。

真ん中の枠をクリックして「ページ番号」ボタンをクリックして、「/」を入力し、「ページ数」ボタンをクリックします。すると、フッターの真ん中には「&[ページ番号]/&[総ページ数]」と表示されます。

印刷プレビュー画面を見るとヘッダーとフッターに設定した日付やページ番号が表示されます。印刷すると一緒に印刷されます。

改ページを挿入して見やすく印刷する

複数枚に印刷するとき、印刷するページ幅でページが切れてしまうと表が見にくくなったりしてしまうので、改ページの挿入を使って任意の場所から2ページ目に表示します。

改ページを挿入する行をクリックします。ページレイアウトタグをクリックして、「改ページ」ボタンをクリックして「改ページの挿入」をクリックします。

印刷プレビュー画面を見るとページ数が増えていることが確認できます。2ページ目を見ると改ページを挿入した行から改ページされていることが分かります。

改ページを解除する方法は、ページレイアウトタグの「改ページ」ボタンをクリックして「改ページの解除」をクリックすることでできます。

印刷するときに見出し行を固定する

複数のページに渡る表を印刷するとき、2ページ目に見出しが印刷されません。改ページされる場所にわざわざ見出しを表に挿入するのは面倒ですし、表としての役割が半減してしまいます。2ページ目以降の見出し行が印刷されるように設定します。

ページレイアウトタグをクリックして「印刷タイトル」ボタンをクリックします。

ページ設定画面が表示されますのでシートタブを選びます。次にタイトル行をクリックしてカーソルを点滅させてから見出し行の1行目をクリックします。すると、タイトル行に「$1:$1」と表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

印刷画面に行き、印刷プレビューの「次のページ」ボタンをクリックして2ページ目を見ると、見出しが表示されています。

編集後記

印刷したあとに、2ページ目に印刷されてしまったり、表が切れたり、ずれたり、2ページ以降に見出しが印刷されていなかったりして紙を無駄にすることがありますよね。これは、印刷するときの印刷範囲の設定が出来ていないことが原因です。

印刷プレビューで確認しながら、設定変更をして印刷ミスしない、失敗しない印刷をするようにしましょう。

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卓上カレンダーや手帳に挟む月別カレンダーをエクセル(EXCEL)で作成してみようと思います。 今までは、自分で月の始まりの日を入力して日付を計算し、その月に合わせて月末の日付を31日や29日・30日を削除しては、また翌月 […]

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2018・2019年カレンダー(年間・月別)テンプレートまとめ|無料ダウンロード・印刷

2018年・2019年の年間・月間カレンダーの無料ダウンロードできプリントアウトして使えるシンプルタイプとかわいい干支などのイラスト入りのテンプレートです。1月始まり・4月始まりと日曜始まり・月曜始まり、六曜入り、万年カ […]

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エクセルの起動・終了方法とファイル保存の仕方

エクセルを初めて使うときには、エクセル(Excel)を立ち上げて起動させないといけません。パソコンのデスクトップ上にエクセルのアイコンがあればダブルクリックすれば起動することは簡単ですが、無いときにはどこからエクセルを起 […]

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エクセルで読めない漢字を入力する方法|総画数や部首の画数で検索する手順

エクセルに文字や文章を入力したりしているとき、原稿のほうの漢字が読めないときがありませんか。例えば、忽ち(たちまち)・強ち(あながち)・恣意(しい)・未曾有(みぞう)・夥しい(おびただしい)など他にも難しい漢字がたくさん […]

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2018年のエクセルカレンダーのテンプレートを無料ダウンロード

会社やスケジュール管理に手帳を購入して使うのもいいですが、バインダーを使って手作りのエクセルカレンダー作ってスケジュール管理を私はしています。 というのも、自分が使いやすいスケジュール手帳が無いからというのが始まりでした […]

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エクセル関数SUMの使い方|計算できないときの解決法と引き算のやり方

表の合計値を求めるのに使うのがSUM関数です。売上高や点数、日計表や家計簿などエクセル(Excel)で作るときには、縦計・横計など複数のセルに入力されている数値の合計を計算しますが、そのときに役立つエクセル関数がSUMで […]

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システム手帳のリフィルを無料ダウンロードして手帳を作る

毎日使うシステム手帳。スケジュール管理やタスク管理、メモなどに使うシステム手帳は、社会人になったら必須アイテムの1つですよね。 手帳には1月始まりと4月始まりがあります。冊子型になっている手帳を使っている人が多く、1年た […]

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エクセルで就業時間・時間外・給与計算を自動で行なう出勤簿を作成する方法

出勤簿・勤怠管理表・勤務時間計算表・タイムカードなど呼び方は様々ですが、出勤時間と退勤時間を入力することで所定労働時間と時間外労働時間(残業時間)を計算して、1ヶ月間の合計時間を計算し、さらに給与計算まで自動計算できるよ […]

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印刷範囲を表示してずれ・はみ出しを調整したい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷したら、ページが切れていたり、1枚に収まらずにズレていたりした経験がありませんか。印刷してから気が付くことがありますよね。印刷するときに、印刷範囲を確認して、印刷範囲からはみ出して […]

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小数点以下が表示されないときの設定手順|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表作成をしていて比率を計算することが多々あります。前年対比や前月対比・達成率などを割合を計算するときに小数点以下を表示させたいときがあります。整数しか表示されないと同じ数字が並んだときに分かりにく […]

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エクセルに入力した日付が正しく表示されないときの解決法

エクセルで表を作成してたら、日付がおかしくなっていました。実際の日付よりも4年違う表示になっていました。何か変な操作をしたのかバグなのか分からなく、正しい日付を表示するのに苦労しましたので記録として残しておきます。エクセ […]

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エクセルで作れるグラフの種類と作成するときの名称と役割

エクセルは表作成ソフトですので、作った表を見やすいようにグラフにすることができます。グラフは会議資料や報告書、企画書、プレゼン資料などに使うことができます。数字の羅列だけだと分かりにくいですが、グラフにすることでデータの […]

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業務日報報告書のエクセルテンプレート5選|無料ダウンロード

業務日報は、今日・本日の仕事内容を記載して、やったことを記録に残し、業務の進捗管理をしたり、課題や反省点・明日行なうべき業務などを明確にすることを目的にしています。私も、業務報告書(日報)の作成依頼を受けて何パターンか作 […]

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余白なしや減らしたり調整して印刷する設定方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表などを作ったときに印刷すると余白部分が多く、もっと減らしたいと思うことがありますよね。余白をなくしたいとか、均等に調整したいとか、余白を削除する設定をしたい・・・。用紙いっぱいに印刷したりするた […]

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複数の数値の積を求める方法|エクセル関数PRODUCTの使い方

見積書や請求書・受注書などの定形書類を作成するときに、複数の値を掛け算することがあります。単純に「A×B」という式を入力するだけでは、対応できないことがあります。例えば、空白セルがあったり、文字列があったりすると通常の掛 […]

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エクセルで作成した出勤簿・勤怠管理テンプレート|無料ダウンロード

会社で管理するための出勤簿や勤怠管理簿をエクセル(Excel)で作成しました。使い勝手を考えながら項目を追加したり、毎月出勤簿を印刷するときに土日祝日の行の背景色を変えたりするのが面倒になったので月と曜日、土日祝日には背 […]

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表の列幅を変えずにそのままコピーする方法|エクセルの使い方

エクセルで作成した表を他のシートやワークブックにコピーするときに列幅が変わってしまうことがあります。列幅が変わるとまた、調整しないといけなくなるので時間が掛かります。作成した表の列幅をそのまま移動することができれば調整す […]

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エクセルで作成した見積書テンプレート10選|無料ダウンロード

会社や個人事業主の方は、取引先や得意先などのお客様などから商品などの見積り依頼があったときに導入しているシステムやソフトに見積書発行機能が付いていれば、それを使えば販売管理が一元管理できて便利ですが、ソフトを購入するには […]

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2018年カレンダー!エクセルテンプレートを無料ダウンロードできる

エクセルでカレンダーの作成ができれば、色んなことに使うことができます。私の会社では、エクセルで作られたカレンダーのテンプレートを使って机の前に貼っていたり、商談コーナーに設置したりしています。 そこで今回は、エクセルカレ […]

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エクセルの作業を効率化させるショートカットキー一覧

エクセルにはショートカットキーというものがあります。今まではマウスで作業指示していたことをキーボード操作だけで作業ができてしまうというものです。例えば、印刷するときには「ファイル」タブを選んでから「印刷」を選ぶことで印刷 […]

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2018年用カレンダー厳選10選!無料テンプレートをダウンロードして印刷するだけ!

2018年カレンダーのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトを、色々と調べてみました。エクセルカレンダーも含めて、印刷するだけの無料テンプレートです。 年間カレンダーや月別カレンダー、かわいいイラストカレンダーなど、 […]

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計算式を削除して計算結果だけをコピーする方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表の数式は削除して、計算結果だけをコピーすることができます。私はよく、計算する表と計算結果だけを表示する表を作成しています。資料を作成するときに計算式があると資料作成に支障があるときがあり […]

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2018-2019年の干支の可愛いイラスト入り月別エクセルカレンダー日曜・月曜始まり|無料ダウンロード

2018年と2019年の干支(戌・犬・いぬ)の可愛いイラスト入り月別カレンダーをエクセル(Excel)で作りました。2018年1月から2019年3月分までを作成しましたので1月始まりでも4月始まりでも対応できます。日曜は […]

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エクセル関数でエラー#N/Aを非表示にする方法|IFERRORの使い方

請求書や見積書・受注書などの書類に商品・単価・数量・金額を表示するときにVLOOKUP関数を使って自動表示させると、検索値となっているセルが未入力の状態だと「#N/A」というエラーが表示されてしまいます。この状態では、送 […]

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エクセルカレンダー六曜入り予定表!曜日の色を変えると便利

エクセルでカレンダーを作ってスケジュール管理をしています。 でも、マクロや関数といったものがよく分かっていなく、いつも使っている関数であれば分かるのですがエクセルカレンダーに六曜、曜日を入れて、特定の曜日だけ、例えば休み […]

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行・列単位でデータを移動する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表を作成したときに行単位または列単位で場所を移動したり、コピーしたいと思うときに、その行や列に再度データを入力するのは面倒です。同じデータをまた入力しないといけないその手間と時間を省くことができま […]

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エクセルに入力した数字の右端にスペースが入り右寄せにならない

エクセル(Excel)で表計算をしているとたまに数字・数値が完全に右寄せにならないことがあります。画像のようにB列とC列は数字の最後に半角スペースが入ってしまっていて右寄せになっていません。D列のように右寄せにしたいです […]

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セルの数値が「1.23E+12」と表示された意味と変換・直し方|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の計算や数値を入力しているとセルの中の表示が「1.23E+12」など「E+」という表示になってしまうことがあります。正しい数値・文字列を表示するためにはどうしらよいのか、「1.23E+12」という表 […]

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