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エクセルの印刷範囲がずれる・切れる|失敗しない設定方法と調整の仕方

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そこで今回は、エクセルで作成した表を印刷するとき失敗しないための設定方法と調整の仕方についてお伝えします。

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印刷画面の名称と役割について

印刷画面の名称と役割について1つ1つ確認していきます。

まずは、印刷画面を開く手順をお伝えします。

エクセルのファイルタグをクリックして「印刷」をクリックしすると下記画面が表示されます。

【印刷画面の名称と役割】

1.ワークシートに戻る:クリックすることでワークシートの画面に戻ります。

2.印刷:印刷を実行します。

3.部数:「▲」や「▼」をクリックするか直接入力することで印刷部数を設定できます。

4.プリンター:メインで使うプリンターが表示されています。複数のプリンターがあるときは「▼」をクリックすることで他のプリンターを設定することができます。

5.設定:現在のシートや複数または全てのシートを印刷したりと印刷対象を設定したり、印刷の方向、用紙サイズ、余白の幅、拡大・縮小などの設定ができます。

6.ページ設定:ページ設定画面が開き、ページ・余白・ヘッダー・フッター・シートの詳細設定ができます。

7.ページ:プレビュー画面が複数あるときに、次のページを表示したり、前のページを表示したりすることができ、左側の数値は現在のページ数を表しています。

8.印刷プレビュー:印刷したときのイメージを確認できます。

9.余白の表示:クリックすると余白の線が表示され、クリックして動かすことで任意で幅を変えることができます。もう一度押すことで線が消えます。

10.印刷プレビュー画面を拡大する:ボタンを押すと印刷プレビュー画面が拡大され、もう一度押すと元に戻ります。

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用紙の向きとサイズを変更する

印刷するときのシートの範囲を確認します。

作業中のシートを印刷:作業中のシートのみを印刷します。

ブック全体を印刷:ブック全体を印刷します。

選択した部分を印刷:現在の選択部分のみを印刷します。

選択したテーブルを印刷:選択したテーブルのみを印刷します。

必要に応じて設定を変更しますが、通常は「作業中のシートを印刷」を選びます。

ページ数を確認して複数枚に渡り印刷するのか、1ページに印刷するのか確認します。1ページに印刷したいので2ページ目に一部が表示されています。

印刷する用紙の向きを縦方向から横方向に変更することができます。用紙の向きを変えることではみ出していた2ページ目が1ページで印刷することができます。

用紙サイズを変更したいときは「▼」をクリックしてメニューを表示し、印刷する用紙サイズをクリックすることで用紙サイズを変更できます。

印刷プレビュー画面で確認して印刷範囲がずれていないか、切れていないかを確認します。

印刷部数を設定したら「印刷」ボタンをクリックすることで印刷が始まります。

縮小して1ページに印刷する設定方法

拡大・縮小で印刷したい表を拡大・縮小することができます。

【縮小して1ページに印刷する】

1ページに印刷したいのに2ページに渡って印刷プレビューが表示されていますので、縮小して1ページに印刷できるようにします。

拡大縮小なし欄の「▼」をクリックして「シートを1ページに印刷」をクリックします。

シートを1ページに印刷:1ページに収まるように印刷イメージを縮小します。

すべての列を1ページに印刷:幅が1ページに収まるように縮小します。

すべての行を1ページに印刷:高さが1ページに収まるように縮小します。

表が縮小され1ページに収まりました。これで印刷したときに表が切れたり、ずれたりすることなく印刷できます。よければ「印刷」ボタンを押して印刷します。

【ワークシートで拡大・縮小を設定する】

エクセルのワークシートで表を作成したら、表示タブをクリックして、ブックの表示グループの「ページレイアウト」ボタンをクリックします。

ワークシートの表示が「ページレイアウトビュー」に変わります。枠線の外側にある表の一部は印刷したときに2ページ目に印刷される部分なので、1ページに収まるように縮小します。

ページレイアウトタブをクリックして拡大/縮小の「▼」をクリックしします。

1ページに表示が収まるまでパーセンテージを下げていきます。

枠線内に表が収まったら印刷します。

ファイルタブをクリックして、印刷をクリックし、「印刷」ボタンを押して印刷します。

ページレイアウト画面を元に戻すには、表示タブをクリックして「標準」ボタンをクリックすると元の画面に戻ります。

印刷するときの余白を調整する

拡大縮小ではなく、余白の調整だけで2ページに渡っている範囲を1ページに収めることができます。

印刷の設定欄の中にある「標準の余白」の「▼」をクリックして「狭い」を選びます。

すると、余白部分が狭くなりますので、2ページに表示されていたものが1ページに収まります。

印刷余白を自分で設定することもできます。

印刷の設定欄の中にある「標準の余白」の「▼」をクリックして「ユーザー設定の余白」を選びます。

ページ設定画面が表示されますので「余白」タブをクリックします。上下左右・ヘッダー・フッターの余白の数字を任意の数値に変更することができます。値を「0」にすることもできます。

ページ中央欄には用紙の水平方向と垂直方向で真ん中にする設定もできます。

設定が終わったら「OK」ボタンをクリックすると余白が設定されますので、良ければ印刷します。

日付やページ数を入れる

ヘッダー・フッター機能を使って印刷日付やページ数をヘッダーの上余白やフッターの下余白に印字することができます。

挿入タブをクリックして、テキストグループの「ヘッダーとフッター」ボタンをクリックします。

次にデザインタブをクリックして、真ん中の枠に表の名前を入力します。左側の枠をクリックしたら、「現在の日付」ボタンをクリックすると「&[日付]」と表示されます。

デザインタブをクリックして「フッターに移動」ボタンを押してフッターに移動します。

真ん中の枠をクリックして「ページ番号」ボタンをクリックして、「/」を入力し、「ページ数」ボタンをクリックします。すると、フッターの真ん中には「&[ページ番号]/&[総ページ数]」と表示されます。

印刷プレビュー画面を見るとヘッダーとフッターに設定した日付やページ番号が表示されます。印刷すると一緒に印刷されます。

改ページを挿入して見やすく印刷する

複数枚に印刷するとき、印刷するページ幅でページが切れてしまうと表が見にくくなったりしてしまうので、改ページの挿入を使って任意の場所から2ページ目に表示します。

改ページを挿入する行をクリックします。ページレイアウトタグをクリックして、「改ページ」ボタンをクリックして「改ページの挿入」をクリックします。

印刷プレビュー画面を見るとページ数が増えていることが確認できます。2ページ目を見ると改ページを挿入した行から改ページされていることが分かります。

改ページを解除する方法は、ページレイアウトタグの「改ページ」ボタンをクリックして「改ページの解除」をクリックすることでできます。

印刷するときに見出し行を固定する

複数のページに渡る表を印刷するとき、2ページ目に見出しが印刷されません。改ページされる場所にわざわざ見出しを表に挿入するのは面倒ですし、表としての役割が半減してしまいます。2ページ目以降の見出し行が印刷されるように設定します。

ページレイアウトタグをクリックして「印刷タイトル」ボタンをクリックします。

ページ設定画面が表示されますのでシートタブを選びます。次にタイトル行をクリックしてカーソルを点滅させてから見出し行の1行目をクリックします。すると、タイトル行に「$1:$1」と表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

印刷画面に行き、印刷プレビューの「次のページ」ボタンをクリックして2ページ目を見ると、見出しが表示されています。

編集後記

印刷したあとに、2ページ目に印刷されてしまったり、表が切れたり、ずれたり、2ページ以降に見出しが印刷されていなかったりして紙を無駄にすることがありますよね。これは、印刷するときの印刷範囲の設定が出来ていないことが原因です。

印刷プレビューで確認しながら、設定変更をして印刷ミスしない、失敗しない印刷をするようにしましょう。

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Excel(エクセル)関数のIFの使い方知っていると何かと便利です。評価の種類が2種類とか3種類と条件が分岐して、特定の条件にあった結果の値を返すことができるのがIF関数です。条件に合うか、合わないかでセルに表示する文字 […]

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エクセルで就業時間・時間外・給与計算を自動で行なう出勤簿を作成する方法

出勤簿・勤怠管理表・勤務時間計算表・タイムカードなど呼び方は様々ですが、出勤時間と退勤時間を入力することで所定労働時間と時間外労働時間(残業時間)を計算して、1ヶ月間の合計時間を計算し、さらに給与計算まで自動計算できるよ […]

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すぐに使える!エクセルで作成した出張旅費精算書のテンプレート|無料ダウンロード

出張旅費精算は、旅費規程に定める移動距離などの旅費条件を満たしたときに出張としみなされます。交通費精算とは違う、出張旅費精算書を使って精算します。というのも、宿泊費や日当などが発生するため、出張旅費精算書を使って精算しま […]

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エクセルで作成した請求書テンプレート・ひな形|無料ダウンロード

会社や個人事業主の方など請求書を発行する機会が多くあります。請求書を取引先や得意先に送る目的は、指定期日までに入金してもらうためです。入金を期限までに振り込んでもらうために請求書を作って送る必要があります。書き方のルール […]

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表の列幅を変えずにそのままコピーする方法|エクセルの使い方

エクセルで作成した表を他のシートやワークブックにコピーするときに列幅が変わってしまうことがあります。列幅が変わるとまた、調整しないといけなくなるので時間が掛かります。作成した表の列幅をそのまま移動することができれば調整す […]

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エクセルの表示形式の設定方法|日付・曜日・時間などの表示結果やユーザー設定

エクセル(Excel)のセルに入力した文字や数値のデータを見やすいように変更することができます。例えば、数値を入力したときに、「1234」だけだと桁が分かりにくいですが「1,234」とすると読みやすくなりますし、「\1, […]

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エクセルでスケジュール管理表を自分で作成!オリジナルカレンダーで使いやすい手帳にする

会社で使っているスケジュール管理表、手帳は自分でエクセルで作ったリフィルを使っています。というのも、30分単位での管理が必要なことと、早朝から深夜までの時間をきちんと書き込めるようにするために、自分で簡単なスケジュール表 […]

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エクセルに入力した日付が正しく表示されないときの解決法

エクセルで表を作成してたら、日付がおかしくなっていました。実際の日付よりも4年違う表示になっていました。何か変な操作をしたのかバグなのか分からなく、正しい日付を表示するのに苦労しましたので記録として残しておきます。エクセ […]

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2018年用カレンダー厳選10選!無料テンプレートをダウンロードして印刷するだけ!

2018年カレンダーのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトを、色々と調べてみました。エクセルカレンダーも含めて、印刷するだけの無料テンプレートです。 年間カレンダーや月別カレンダー、かわいいイラストカレンダーなど、 […]

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エクセルで数値を入力したとき【0】ゼロを先頭に表示する方法

エクセル(Excel)で表作成で数値の先頭に「0」ゼロを入力して表示させいときがありますが、普通に「0」ゼロを入力しても数値の頭に「0」ゼロが表示されません。例えば、電話番号は必ず「0」ゼロから始まりますよね。日付でも桁 […]

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エクセルで月間カレンダーを自分で作る!関数を使い1度作れば年度や月を変えるだけの作り方

月間カレンダーをエクセルで作ってみたいと思います。1回作ってしまえば、年度や月を変更するだけで、月間カレンダーを更新できるように関数や条件付き書式を使って自動化したいと思います。 エクセルが得意ではない私が、作成するのに […]

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2018・2019年のスケジュール帳エクセルテンプレート無料ダウンロード・印刷

2018年1月から2019年3月までのスケジュール帳を作成しました。日付を横と縦の2つのバーションを作り時間別で管理できます。土日祝日の色を変えて分かりやすくし、記入欄も多くしたエクセル(Excel)ファイルを無料でダウ […]

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エクセルで集計表を作る簡単手順|初心者の表作成の基本

表計算ソフトのエクセルを使って集計表を作成してみましょう。1つ1つの手順を分かりやすく画像を使って説明していますので、エクセル初心者の方でも変わりやすく見栄えの良い表を作成することができます。まずは、見本に習って機能や使 […]

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エクセルの数式バーが消えた!非表示になったときの出し方・表示方法

資料作成のための過去に作成したデータをUSBメモリカードでもらい、私のパソコンで資料のエクセル(Excel)ファイルを開いたら名前ボックスと数式バーが表示されなくなってしまいました。さっきまでエクセルを使っていたときは数 […]

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行の高さが変わってしまった!自動で戻したり揃えたりする設定手順|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の行の高さが違うのを気にするのはA型だから・・・。表作成をしているときに間違えて行を変えてしまったり、文字の大きさを変更していたら、行の高さが広がったままになってしまい元に戻らないということでありま […]

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計算結果がエラーで表示されないときの解決法と四捨五入のやり方|エクセル関数ROUNDの使い方

請求書・見積書・受領書などの書類を作成するときに、単価×数量などで金額を計算することがあります。単純に掛け算すれば問題ことが多いですが、私は今回、エクセル(EXCEL)関数を使って自動表示・自動入力して入力ミスの削減や工 […]

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エクセル関数でエラー#N/Aを非表示にする方法|IFERRORの使い方

請求書や見積書・受注書などの書類に商品・単価・数量・金額を表示するときにVLOOKUP関数を使って自動表示させると、検索値となっているセルが未入力の状態だと「#N/A」というエラーが表示されてしまいます。この状態では、送 […]

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セル内に改行を入れる方法とまとめて消す方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)のセルに文字を入力したときに「改行」したほうがいいときがあります。でも、Enter(エンター)キーを押しても改行はできません。下のセルに移動してしまうだけです。結局、セルの中で改行することができずに […]

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業務日報報告書のエクセルテンプレート5選|無料ダウンロード

業務日報は、今日・本日の仕事内容を記載して、やったことを記録に残し、業務の進捗管理をしたり、課題や反省点・明日行なうべき業務などを明確にすることを目的にしています。私も、業務報告書(日報)の作成依頼を受けて何パターンか作 […]

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交通費精算書のテンプレート(エクセル)|今すぐ使える無料ダウンロード

社内での経費精算書で必ず必要なのが交通費精算書です。企業活動を行なう上で、オフィスにずっといる訳にはいきません。自分から営業に行ったり、打ち合わせに行ったりするときに電車やバス・タクシーなどを利用して移動することになり、 […]

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セルの数値が「1.23E+12」と表示された意味と変換・直し方|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の計算や数値を入力しているとセルの中の表示が「1.23E+12」など「E+」という表示になってしまうことがあります。正しい数値・文字列を表示するためにはどうしらよいのか、「1.23E+12」という表 […]

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エクセルカレンダー六曜入り予定表!曜日の色を変えると便利

エクセルでカレンダーを作ってスケジュール管理をしています。 でも、マクロや関数といったものがよく分かっていなく、いつも使っている関数であれば分かるのですがエクセルカレンダーに六曜、曜日を入れて、特定の曜日だけ、例えば休み […]

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住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法

住所・氏名・電話番号などを管理するための顧客リスト・取引先名簿などの住所録をエクセル(Excel)で作成したいと思います。データを入力するために見出しを決めてから入力していくと効率がいいですよ。入力規則を使って間違いを減 […]

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エクセル初心者の使い方|複数のセル・行・列の選択や挿入・削除など

エクセルを初めて使う初心者の方は、エクセルのセル・行・列を上手に操作することを覚えましょう。セルだけではなく、行や列ごと選択することができたり、削除や挿入といった操作も出来ます。もちろん、1つのセルだけではなく複数のセル […]

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ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文

会社に入社してから新人研修をはじめ、会議や研修会など会社経費でセミナーに参加したりすると報告書を作成して上司や会社に提出しますが、報告書には何を書いたら良いのか、どんなことを書いたらいいのか分からないこと多いと思います。 […]

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エクセル初心者の基本グラフの作り方|グラフタイトルや縦軸の追加など

エクセルで基本的な縦棒グラフの作り方を紹介します。この縦棒グラフを作成することで基本的なグラフの作成方法と編集方法について画像を使ってまとめています。縦棒グラフの作り方が分かれば他の横棒グラフ・折れ線グラフ・円グラフ・面 […]

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エクセルの列番号が数字になりセルA1がR1C1と表示されるときの対処法

エクセル(Excel)を開いたら列番号が英数字の「A」とか「B」ではなく、行番号と同じように数字が表示されてしまっています。セルA1の部分のセルをアクティブセルにするとセル番号が「R1C1」と表示されています。列番号が英 […]

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エクセルの上部にある操作ボタンが消えた|リボンを表示する設定方法

エクセルを使っていて、操作していたらエクセルの上部にあるタブや操作するためのボタンが消えたり、非表示になることがあります。常に表示しておきたいのに消えたら困りますよね。タブが表示されている状態であればまだタブをクリックす […]

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日付から曜日を表示するエクセル関数TEXTの使い方|祝日の色付けと和暦表示

カレンダーや日計表、スケジュール表などを作成するときに知りたいのが、日付から自動で曜日を表示したり、土日祝日は文字を色付けしたり、セルの背景を変えたりして休みが分かるようにしたいと言ったことです。曜日を手入力したり、土曜 […]

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エクセル関数!合計値を求めるSUMの使い方|合計・計算されないときの解決法は?

複数の数値の値を足して合計を計算することができるのは、SUM関数です。このSUM関数は、売上集計表などの表を作成するときに縦計と横計を算出するのに、よく使われる関数です。今回は支店の売上集計表を作成して、売上金額の合計を […]

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