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エクセルで顧客名簿を管理する表の作り方|フリーテンプレート

会社で使う顧客名簿は検索しにくかったり、必要な情報が項目になかったりすることがあります。そんなとき、自分で顧客名簿を管理する「顧客名簿管理表」を自分で作成することで管理しやすくなりますし、データの分析もすることができるようになります。そのために基本的な顧客名簿を作成して、並べ替えやデータの抽出方法を知ることで活用の幅が広がります。

そこで今回は、エクセルで顧客名簿を管理する表の作り方と文字列の置き換えの方法や重複データの削除のやり方、テンプレートも無料でダウンロードできるようにしています。

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顧客名簿の管理表を作る

頂いた名刺などを基にして顧客名簿を作成します。作成するための方法は「 住所録の作り方 」を見ながら作るといいです。色々な項目を入れたいと思うと思いますが、基本的な項目を見出しとして入れています。私個人が使っている顧客名簿には他にも細かい項目を入れていますが、それは最後の編集後記でお伝えしますので、参考にして頂ければと思います。

され、顧客名簿の見出しに入れた項目は、No・氏名・性別・年齢・職業・会社・学校名・郵便番号・住所1・住所2・住所3・住所4・連絡先・メルアドです。

テーブル機能、データ入力規則を使うことで入力するスピードが早くなり時間短縮になります。

顧客名簿を使ったハガキの宛名印刷の方法

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ふりがなを表示する欄を増やすためにC列をクリックして、ホームタブをクリックし、「挿入」ボタンをクリックします。

列を挿入するとセルC1に列1と表示されます。

セルC1の「列1」を「フリガナ」と入力します。

セルC2をクリックしたら「関数の挿入」ボタンのfxをクリックします。

関数の挿入画面が表示されますので、関数の分類を「すべて表示」にして、関数名の中から「PHONETIC」をクリックして、「OK」ボタンをクリックします。

関数の引数画面が表示されますので、セルB1をクリックします。すると、参照欄に[@参照]と入力されます。数式の結果にふりがなが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

「OK」ボタンをクリックすると、フリガナ欄全体に関数の式が反映されます。

フリガナの間違いを編集する

フリガナの表示が間違えている部分があるときに、フリガナを修正・編集する方法です。

フリガナが間違っているのを修正・編集するには、B列の氏名をクリックします。今回は「スミ マサユキ」ではなく「カク マサユキ」に修正するため、セルB8をクリックして、ホームタブを選び、「ふりがなの表示/非表示」ボタンをクリックして「ふりがなの編集」をクリックします。

フリガナ欄が表示されますのでマウスや矢印キーの「←」を押して修正する箇所まで移動し、BackSpaceキーやDeleteキーで文字を削除して正しい文字を入力します。

氏名を「カク」に変更し、「Enter」キーを押すと文字が確定し、もう一度「Enter」キーを押すとフリガナの表示が変更されます。

これでフリガナの表示を編集・修正することができました。

カタカナ表示からふりがな表示に変更する

「B」をクリックしてB列全体を範囲選択したら、ホームタブをクリックして、「ふりがな表示/非表示」ボタンをクリックして「ふりがなの設定」をクリックします。

ふりがなタブを選び、種類の「ひらがな」をクリックしてチェックを入れたら「OK」ボタンをクリックします。

すると、ふりがなの表示になります。これは好みで選ばれるといいです。

データを並び替える

入力したデータを任意の条件に並べ替えることで検索しやすくなりますし、見やすくなります。

【1つの列を並び替える方法】

フリガナの欄を昇順・あいうえお順に並び替えたいと思います。フリガナが表示されているC列のどこでもいいのでクリックします。今回はセルC2をクリックして、データタブをクリックして、「昇順」ボタンをクリックします。

「昇順」ボタンをクリックするとフリガナ欄が昇順に並び替えられます。

【複数の列を並べ替える方法】

並べ替えをするとき複数の列を指定して並び替えることができます。今回はフリガナ列を昇順に並べ替えて、さらに性別列は男を先に表示するように並べ替えたいと思います。

表の中のどこでもいいのでクリックします。今回はセルC2をクリックしたら、ホームタブをクリックしたら、編集グループの「並べ替えとフィルター」ボタンをクリックして、「ユーザー設定の並べ替え」を選びます。

並べ替え画面が表示されます。

「先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックを入れます。

最優先されるキーの右側の「▼」をクリックすると見出しが表示されますので「フリガナ」をクリックして選びます。

続けて「レベルの追加」タブをクリックします。すると、「次に優先されるキー」が表示されますので右側の「▼」をクリックして「性別」を選び、順序欄の「▼」をクリックして「降順」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

フリガナ欄があいうえお順に並び替えられ、さらにその中で性別が降順に並べ替えられています。

一定の範囲の条件でデータを抽出する

年齢の条件を一定範囲指定して抽出することもできますし、一定の条件の値よりも大きいものだけを抽出したり、小さいものだけを抽出したりすることもできます。

データを抽出したい列の「▼」をクリックして、メニューの中から「数値フィルター」をクリックして「指定の範囲内」をクリックします。この他にも指定の値に等しい・指定の値に等しくない・指定の値より大きい・平均より上などの抽出条件を指定することができます。

オートフィルターオプション画面が表示されますので、抽出したい数字を入力して「OK」ボタンをクリックします。

20歳以上35歳以下の抽出条件で表が表示されます。

解除するときは、年齢の横にあるボタンをクリックしてメニューを表示して「年齢からフィルターをクリア」をクリックします。すると抽出条件がクリアされます。

複数の条件でデータを抽出する

例えば、40歳以下の会社員を抽出したいときは「年齢」と「職業」の2つで抽出条件を指定して表示することができます。

年齢の「▼」をクリックして「数値フィルター」をクリックし「指定の値以下」を選びます。

オートフィルターオプション画面が表示されますので「40」を入力して、条件が「以下」になっていることを確認し「OK」ボタンをクリックします。

次に職業の「▼」をクリックします。表の中のフリーターや会社員などの項目すべてにチェックが入っていますので(すべて選択)のチェックをクリックして外すと、他のチェックもすべて外れます。

「会社員」だけにチェックを入れて「OK」ボタンをクリックします。

すると表が40歳以下の会社員のみが表示されます。

探している文字を素早く見つける検索方法

特定の文字列を探すときに便利なのが「検索」機能です。

ホームタブをクリックして、編集グループの「検索と選択」ボタンをクリックし「検索」をクリックします。

検索と置換画面が表示されますので検索タブをクリックして「検索する文字列」に検索したい文字を入力して「次を検索」ボタンをクリックします。今回、検索する文字列は住所の「福岡市」です。

「次を検索」ボタンをクリックすると、検索する文字列が入力されているセルが選択されます。再度、「次を検索」ボタンをクリックすると次に含まれるセルが選択されます。

「すべて検索」ボタンをクリックすると下に含まれるブック・シート・セル・値・数式が表示され、クリックすることで検索する文字が含まれるセルが選択されます。

文字列を一括で置き換える

1つや2つの文字の修正なら検索機能を使って修正してもいいですが、数が多かったりしたら修正・変更が大変です。そこで便利な機能が置換機能です。修正・変更漏れを無くすことができます。

ホームタブをクリックして、編集グループの「検索と選択」ボタンをクリックして「置換」をクリックします。

検索と置換画面が表示されますので、置換タブをクリックして、検索する文字列に修正前の文字列を入力し、置換後の文字列に変更後の文字列を入力して「すべて置換」ボタンをクリックします。

今回は「男」という文字列を「男性」にすべて変えようと思います。

「すべて置換」ボタンをクリックすると置換件数が表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

性別欄の「男」がすべて「男性」に修正されました。

重複データを確認して削除する

顧客名簿の中に重複データがあるかどうかを確認する方法と削除する方法をお伝えします。

今回は分かりやすいように赤枠で表示しています。No4とNo14に同じデータがありますので削除したいと思います。

テーブルの中をクリックして、デザインタブをクリックし、ツールグループの「重複の削除」ボタンをクリックします。

Noだけチェックを外して他のチェックは全てチェックを入れて「OK」ボタンをクリックします。

「No」にチェックを入れるとNoが違うと削除対象とならないのでチェックを外します。他の項目がすべて一致するものがあれば削除するということです。

重複する1個の値が見つかり、削除されました。一意の値が19個残っています。と表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

No4の情報が残り、No14のデータが削除されました。最初のデータが残り、後に入力したデータが削除されます。

エクセル顧客名簿管理表のテンプレート

今回作成したエクセルの顧客名簿の管理表をダウンロードできるようにしました。作成するときの参考テンプレートとして、または顧客名簿として使って頂いて構いません。ダウンロードは無料ですのでご自由にお使い下さい。記入されている情報はダミーです。

エクセル顧客名簿テンプレート

編集後記

顧客名簿の見出しは必要最低限だと思われる項目を入れていますので、使いやすいように追加・削除して下さい。

私は、顧客名簿に生年月日・趣味・部所名・お子さんの名前・年齢・学年などの情報も入れています。役立つのは飲み会でどのような飲み物が好きなのか、好きな食べ物、お酒が強いのかどうか、喫煙・禁煙なども情報としてあるといいですよ。

それらの情報を使うことで気遣いのある対応ができます。誕生日におめでとうメールを送ったり、飲み会をするときに好きなものが揃っているお店を探したりすることができます。

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日付から曜日を表示するエクセル関数TEXTの使い方|祝日の色付けと和暦表示

カレンダーや日計表、スケジュール表などを作成するときに知りたいのが、日付から自動で曜日を表示したり、土日祝日は文字を色付けしたり、セルの背景を変えたりして休みが分かるようにしたいと言ったことです。曜日を手入力したり、土曜 […]

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エクセルの数式バーが消えた!非表示になったときの出し方・表示方法

資料作成のための過去に作成したデータをUSBメモリカードでもらい、私のパソコンで資料のエクセル(Excel)ファイルを開いたら名前ボックスと数式バーが表示されなくなってしまいました。さっきまでエクセルを使っていたときは数 […]

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離れた複数のセル範囲を同時に選択して操作したい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表作成・表計算を作っているときに、「こうしておけば良かった」ということを途中で気が付くときがあります。私が気が付いたことは、列の色を1列おきに背景や文字カラーを変えておいたら見やすかったというとき […]

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エクセル関数でエラー#N/Aを非表示にする方法|IFERRORの使い方

請求書や見積書・受注書などの書類に商品・単価・数量・金額を表示するときにVLOOKUP関数を使って自動表示させると、検索値となっているセルが未入力の状態だと「#N/A」というエラーが表示されてしまいます。この状態では、送 […]

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エクセル初心者!文字入力と数式の使い方を覚えよう

さて、エクセル初心者にとってエクセルを起動させてから何をしたらよいのかというと、文字を入力したり、数式の基本的な使い方を覚える必要があります。エクセルは表計算ソフトなので表作成のための基本的な操作を覚える必要があります。 […]

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エクセル関数のVLOOKUPで複数条件を評価判定する使い方

エクセル(Excel)関数を使いたいと思ったときに、何が最適な関数なのかよくわからないことが多く、関数の勉強を始めたので使い方についてまとめておこうと思います。VLOOKUP関数の使い方を知ると売上管理や人事やテストの成 […]

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エクセルで作れるグラフの種類と作成するときの名称と役割

エクセルは表作成ソフトですので、作った表を見やすいようにグラフにすることができます。グラフは会議資料や報告書、企画書、プレゼン資料などに使うことができます。数字の羅列だけだと分かりにくいですが、グラフにすることでデータの […]

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コードや番号を入力して商品名・単価を自動入力する方法|エクセル関数VLOOKUPの使い方

たくさんのリストの中から、特定の商品や項目を探しだし、請求書・納品書・受領書・見積書などに転記していく作業はとても大変です。会社で使用しているエクセル(Excel)で作成している請求書のフォーマットを基に、商品コードを入 […]

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2018・2019年の家族カレンダー(エクセル版)|無料ダウンロード

家族の予定を1枚のカレンダーにまとめて書けるようにしたエクセル(Excel)の家族カレンダーを作成しました。日付を縦軸に、家族の名前を横軸に書き入れられるようにし、いつ誰が、どのような予定がその日にあるのかをひと目で分か […]

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計算式を削除して計算結果だけをコピーする方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表の数式は削除して、計算結果だけをコピーすることができます。私はよく、計算する表と計算結果だけを表示する表を作成しています。資料を作成するときに計算式があると資料作成に支障があるときがあり […]

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エクセルで作成した議事録テンプレート10選|無料ダウンロード

議事録は会社で統一されているところは少ないみたいです。私が勤めた何社かの会社の中でも議事録が統一されていたのは数社だけで、他の会社では部所で議事録のフォーマットが違っていました。基本は、会議の内容がきちんと伝わる内容にな […]

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エクセルに住所の番地などを入力すると日付に変換されるのを防ぐ方法

エクセル(Excel)で住所録を作成していたときに都道府県の住所と住所番地を別で入力したら日付に変換されてしまいます。セルに「1-2-3」と入力してEnterキーを押すと「2001/2/3」と表示されてしまい住所の番地を […]

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エクセルで月間カレンダーを自分で作る!関数を使い1度作れば年度や月を変えるだけの作り方

月間カレンダーをエクセルで作ってみたいと思います。1回作ってしまえば、年度や月を変更するだけで、月間カレンダーを更新できるように関数や条件付き書式を使って自動化したいと思います。 エクセルが得意ではない私が、作成するのに […]

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エクセルの列番号が数字になりセルA1がR1C1と表示されるときの対処法

エクセル(Excel)を開いたら列番号が英数字の「A」とか「B」ではなく、行番号と同じように数字が表示されてしまっています。セルA1の部分のセルをアクティブセルにするとセル番号が「R1C1」と表示されています。列番号が英 […]

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エクセルのプルダウンの作り方|設定・追加・解除方法の手順

エクセル(Excel)で表作成をしていると同じ項目を何度も入力することがあります。何度も同じ項目を繰り返し入力するのも面倒ですし、入力ミスもあります。半角と全角・スペースの統一をすることで抽出するときも正しく表示すること […]

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2018・2019年 月齢エクセルカレンダーの無料ダウンロード・印刷

2018・2019年の月齢カレンダーをエクセル(Excel)で作りました。仕事をするときに月の満ち欠けを参考にしてスケジュールを立てていますが、いつから何をはじめたら良いのか書けるように余白を増やしたフォーマットにしまし […]

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簡単に枠線を付けて印刷したい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表を印刷するときに、ただ作成したデータだけを印刷するだけでは表としては見にくいですよね。表を見やすくするためには、枠線を付けて印刷したほうが見やすいです。自分用の資料のときには罫線は引かな […]

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2018年用カレンダー厳選10選!無料テンプレートをダウンロードして印刷するだけ!

2018年カレンダーのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトを、色々と調べてみました。エクセルカレンダーも含めて、印刷するだけの無料テンプレートです。 年間カレンダーや月別カレンダー、かわいいイラストカレンダーなど、 […]

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セル幅からはみ出した文字を下のセルに分割表示する|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で文字を入力したときに、セル幅を文字がはみ出すことがありますよね。セル幅を変えることでセル内に文字を全て表示することができますが、セルの幅を変えたくないまたはセル幅を変えられないというとき、セル幅に […]

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すぐに使える!エクセルの業務報告書のテンプレート|無料ダウンロード

業務報告書とは、ビジネスにおいて上司に指示された仕事を遂行して、その結果または経過報告をするために使用する報告書です。担当者から上司に正確な情報を簡潔にまとめて伝える必要があります。何の件についての報告なのか、業務の内容 […]

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2018・2019年のスケジュール帳エクセルテンプレート無料ダウンロード・印刷

2018年1月から2019年3月までのスケジュール帳を作成しました。日付を横と縦の2つのバーションを作り時間別で管理できます。土日祝日の色を変えて分かりやすくし、記入欄も多くしたエクセル(Excel)ファイルを無料でダウ […]

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支払期限などの月末日付を求めるエクセル関数|EOMONTHの使い方

請求書などを作成するときに、支払期限を設定します。その支払期限は、翌月末日支払いが多いと思います。この支払期限をエクセル関数を使って自動入力することができます。使う関数はEOMONTHというものです。今まで私は、最初のシ […]

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エクセル初心者の使い方|複数のセル・行・列の選択や挿入・削除など

エクセルを初めて使う初心者の方は、エクセルのセル・行・列を上手に操作することを覚えましょう。セルだけではなく、行や列ごと選択することができたり、削除や挿入といった操作も出来ます。もちろん、1つのセルだけではなく複数のセル […]

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郵便番号にハイフンを簡単に入れる2つの方法|エクセルの使い方

外部からや社内の他の部所などから提供してもらったエクセル(Excel)の住所データを見たときに郵便番号にハイフンが入っていないことがあります。「1234567」という感じですね。でも、郵便番号の入力形式を「ハイフン」入り […]

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すぐに使える!エクセルで作った月間業務報告書(月報)のテンプレート|無料ダウンロード

月間業務報告書や月報は1ヶ月の業務内容をまとめて書く書式のものです。業務月報だけを使うことは少なく、日報や週報と一緒に合わせて使うことが多いです。仕事をする上では、年間・月間・週間・日々とより細かく、詳細な情報を書いてい […]

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エクセルに画像を挿入したいけどクリップアートが無い?画像の貼り付け方

エクセルで表や図を作成して企画書やプレゼン資料作成するときや案内書やお知らせなどをエクセル(Excel)で作るときにイラストや画像を入れることでイメージしやすいようにしますよね。また、地域や会社でバーベキュー大会やイベン […]

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旅のしおりの作り方!エクセルで簡単手作りしちゃおう|テンプレートの無料ダウンロードあり

日帰り旅行や1泊などの宿泊旅行を友達やカップルで行くときに旅のしおりがあると気分が違いますし、日程や持ち物、費用、アクセス方法などの情報を皆で共有することができますし、盛り上がりますよね。既成のテンプレートもいくつかあり […]

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エクセルの印刷範囲がずれる・切れる|失敗しない設定方法と調整の仕方

エクセルで作成した表を印刷したら、印刷範囲の設定が上手く出来ていなく印刷がずれるとか1ページに収まらず2ページに渡り印刷されてしまい切れるなどの印刷ミスをしたことがありませんか。また、見出しを固定してすべてのページに印刷 […]

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エクセルで作成した出勤簿・勤怠管理テンプレート|無料ダウンロード

会社で管理するための出勤簿や勤怠管理簿をエクセル(Excel)で作成しました。使い勝手を考えながら項目を追加したり、毎月出勤簿を印刷するときに土日祝日の行の背景色を変えたりするのが面倒になったので月と曜日、土日祝日には背 […]

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業務報告に使えるエクセルの週報テンプレート・ひな形の無料ダウンロード

会社として部所や課の仕事内容を共有または上司が把握するためには業務報告書が役立ちます。ビジネスマンとしては一人で仕事をする訳ではなく課として、または部として皆で業務を遂行していくので、皆が行っている業務内容を把握すること […]

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小数点以下が表示されないときの設定手順|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表作成をしていて比率を計算することが多々あります。前年対比や前月対比・達成率などを割合を計算するときに小数点以下を表示させたいときがあります。整数しか表示されないと同じ数字が並んだときに分かりにく […]

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行の高さが変わってしまった!自動で戻したり揃えたりする設定手順|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の行の高さが違うのを気にするのはA型だから・・・。表作成をしているときに間違えて行を変えてしまったり、文字の大きさを変更していたら、行の高さが広がったままになってしまい元に戻らないということでありま […]

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エクセルでスケジュール管理表を自分で作成!オリジナルカレンダーで使いやすい手帳にする

会社で使っているスケジュール管理表、手帳は自分でエクセルで作ったリフィルを使っています。というのも、30分単位での管理が必要なことと、早朝から深夜までの時間をきちんと書き込めるようにするために、自分で簡単なスケジュール表 […]

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