エクセル関数の基本知識と入力方法|初心者の使い方

エクセル初心者にとって関数は、よく分からないものであり、使える人を見ると「凄い!」と思っているかも知れません。エクセルを使いはじめたときは、会社の先輩から「関数も使えないの」と言われたことがあり、会社の人は関数が使えるんだぁと思いました。少しずつですが関数を使うことで何となく使い方が分かってきました。関数は複雑な計算式を簡単に利用することができるようにした機能なので使えるようにすると便利です。

そこで今回は、エクセル初心者の方が知っておくと良い関数の基本知識と入力方法・使い方をお伝えします。

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関数は複雑な計算式を簡単に計算できる

関数を使うことで、長い計算式や複雑な計算式を簡単に計算することができます。計算式が短縮されたり、簡単になることで計算ミスが少なくなります。データの数値を変更しても自動で計算してくれるので便利で正確です。

セルB2~F2に入力されている数値の平均を求めるとき、下記の3つの方法があります。

1.数値をそのまま入力して計算する方法

=(92+55+57+56+91)/5

セルに入力した数値をそのまま平均を算出するセルに入力して求める方法です。数式が長くなるのと、数値を修正したときは平均に入力した数値も修正しないと正しい値が出ません。

2.セルを参照して計算する方法

=(B2+C2+D2+E2+F2)/5

数値を入力した場所にセルの位置を数式に使って計算する方法です。これをセル参照と言います。このセル参照を使うと数値を修正したときに正しい計算式を自動で計算し結果を表示してくれますが、式が長くなります。

3.関数で計算する方法

=AVERAGE(B2:F2)

AVERAGEとは平均値を求める関数で、セル範囲B2~F2までの数値の平均値を計算するというものです。このように関数は計算式が短く、入力ミスを防ぐことにもなり簡潔に計算することができます。

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セルに関数を入力する方法

関数を入力するセルC4の「=(イコール)」を入力して、AVERAGE関数の先頭の何文字かを入力すると候補が表示されますので「AVERAGE」をダブルクリックします。

セルC4にAVERAGE関数が入力され「=AVERAGE(」と表示されます。

平均を求めたいセルB2からF2までをドラッグして範囲選択すると、セルC4の表示が「=AVERAGE(B2:F2」と表示されますので「Enter」キーを押します。

すると、セルC4に計算結果が表示されます。

オートフィルを使ってコピーする

セルH2に平均を求めるAVERAGE関数を入力します。セル一つ一つに入力していくのは大変なので、セルの内容をオートフィルでコピーしていきます。

AVERAGE関数を入力したセルH2をクリックして太枠を表示したら右下に表示されるフィルハンドル(■)にマウスポインターを合わせて十字に変わったら、クリックしたままコピーしたい範囲まで移動してクリックを話します。

指定した範囲にAVERAGE関数がコピーされますが、背景色もコピーされてしまうのでセルの色も変わってしまいました。セルの背景色はそのまま残した状態でコピーしたいと思います。

コピーした状態で右下に「オートフィルオプション」が表示されていますのでクリックして「書式なしコピー」にチェックを入れます。

関数だけがコピーされ背景色は残ります。

平均の値を四捨五入して表示する

平均値を計算すると小数点が表示されます。計算結果を四捨五入したいと思います。

平均値のセルH2からH5までを範囲選択したら、ホームタブをクリックして数値グループの「桁区切りスタイル」ボタンをクリックします。

平均値の計算結果が小数点以下が四捨五入されて表示されます。

編集後記

関数は使えるようになると便利な機能です。計算式に数値を入力したり、セル番号を入力したりして計算するよりも早く処理することができますし、入力ミスを無くすことや修正も簡単にできるメリットがあります。

関数を使い慣れないときは不安があると思います。計算結果が合っているのかと、これで正しいのかというのを確認するときは、今までのやり方と比較して計算結果が合っているか、または電卓で計算して確認してみるといいです。使い慣れてくると関数の便利さに気が付いてくると思います。

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