エクセルのプルダウンの作り方|設定・追加・解除方法の手順

エクセル(Excel)で表作成をしていると同じ項目を何度も入力することがあります。何度も同じ項目を繰り返し入力するのも面倒ですし、入力ミスもあります。半角と全角・スペースの統一をすることで抽出するときも正しく表示することができます。プルダウンリストの使い方を知っているだけで効率よく入力することができます。

そこで今回は、エクセルのプルダウンリストの作り方として設定・追加・解除方法の手順についてお伝えします。

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エクセルのプルダウンリストの作り方

プルダウンリストとは、決まった文字列をリスト化して表示させ、選ぶことで入力できる機能です。半角・全角やスペースを入れる・入れないなどの文字を統一することができ、フィルターでの抽出時に正確なデータを表示することができます。決められた文字を入力するときに便利な機能です。

単語や数値などの文字列を設定しておくことで入力ミスもなくなり、選ぶだけでセルに入力することができますので入力時間の短縮や表作成を速くすることができます。

このプルダウンリストは、ドロップダウンリストとかプルダウンメニューとかドロップダウンメニューという言い方もあります。

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プルダウンリストの設定方法(直接入力)

データの入力規則画面の元の値に直接入力してプルダウンリストを表示させる手順についてお伝えします。

データタブのデータの入力規則を選ぶ

プルダウンリストを作りたいセル(①)をクリックしたら、「データ」タブ(②)をクリックして、「データの入力規則」ボタン(③)をクリックするとメニューが表示されますので「データの入力規則」(④)をクリックします。

入力値の種類でリストを選ぶ

データの入力規則画面が表示されますので「設定」タブを選び、「入力値の種類」の下に表示されている「すべての値」をクリックするとメニューが表示されますので、「リスト」を選びます。

元の値にキーワードを入力する

リストを選んだら「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れます。(①)

元の値の欄が空欄になっていますので、そこにプルダウンとして表示させたい文字や英数字などのキーワードを入力します。入力するときの注意点は、キーワードとキーワードの間に半角のカンマ「,」を入力することです。

今回は、「バナナ,オレンジ,ぶどう」と入力したら「OK」ボタン(③)をクリックします。

プルダウンリストを確認する

選択したセルを見てみるとセルの右側に「▼」が表示されます。

「▼」をクリックするとプルダウンリストで入力したデータがリストとして表示されます。

今回は「バナナ」をクリックしました。すると、セルにバナナが入力されました。

プルダウンリストの設定方法(範囲指定)

別のシートやセルに入力したデータを参照してプルダウンリストを表示させる手順についてお伝えします。

別のシートやセルにリストデータを入力する

プルダウンリストに表示させたいデータを別のセルやシートにデータを準備します。今回はシート名「リスト」を追加して、A列にバナナ・オレンジ・ぶどうと入力します。

データタブのデータの入力規則を選ぶ

プルダウンリストを作りたいセル(①)をクリックしたら、「データ」タブ(②)をクリックして、「データの入力規則」ボタン(③)をクリックするとメニューが表示されますので「データの入力規則」(④)をクリックします。

入力値の種類でリストを選ぶ

データの入力規則画面が表示されますので「設定」タブを選び、「入力値の種類」の下に表示されている「すべての値」をクリックするとメニューが表示されますので、「リスト」を選びます。

元の値の右側のボタンを押す

データの入力規則画面の元の値の右側のボタンをクリックします。

プルダウンリストの範囲指定をする

プルダウンリストに表示するデータを指定します。まずは、シート名を選び(①)、データの範囲を指定し(②)ます。

すると、データの入力規則に「=リスト!$A$1:$A$3」と表示されます。範囲指定が出来たら、データの入力規則の右側にあるボタン(③)をクリックします。

元の値に範囲指定した値が入力されますので「OK」ボタンをクリックします。

プルダウンリストを確認する

選択したセルの右側に「▼」ボタンが表示されます。

「▼」ボタンをクリックするとプルダウンリストで入力したデータがリストとして表示されます。

「バナナ」をクリックするとセルにバナナが入力されます。

プルダウンリストを修正・追加する方法

元の値に直接入力した場合

変更したいプルダウンリストのセルをクリックして、

データタブ⇒データの入力規則ボタン⇒データの入力規則をクリックして「データの入力規則」画面を開き、元の値のキーワードを変更します。

「ぶどう」の部分を「パイナップル」に変更・修正して「OK」ボタンをクリックします。

追加するときは、半角のカンマを入力してからパイナップルを入力します。「バナナ,オレンジ,ぶどう,パイナップル」という感じです。

プルダウンリストを確認すると「パイナップル」に変更されています。

元の値に範囲指定した場合

別のセルやシートにプルダウンリストに表示させるデータを入力している場合には、

【修正・変更】

セルA3の「ぶどう」を「パイナップル」に変更するだけでプルダウンリストの変更ができます。

【追加】

別のセルやシートに入力したプルダウンリストのデータに追加したいキーワードを入力します。

セルA4にパイナップルと入力します。

変更したいプルダウンリストのセルをクリックして、「データタブ」⇒「データの入力規則ボタン」⇒「データの入力規則」をクリックして「データの入力規則」画面を開き、元の値の範囲指定を変更します。

元の値の「$A$3」を「$A$4」に自分で修正してもいいですし、元の値の右側にあるボタンをして範囲指定をしてもいいです。追加したデータの範囲までを指定したら「OK」ボタンをクリックします。

プルダウンリストの「▼」ボタンをクリックして確認してみると「パイナップル」が追加されています。

プルダウンリストをコピーする

プルダウンリストのセルをクリックして太枠を表示させ、右下に表示される「■」にマウスポインター合わせて「+」になったら、クリックしたままコピーしたい範囲まで下に移動してクリックを離します。

コピーしたセルをクリックすると、セルの右側に「▼」ボタンが表示されプルダウンリストが表示されます。

プルダウンを削除する手順

プルダウンを消したい範囲を指定したら、データの入力規則を開き「すべてクリア」ボタンをクリックします。

「すべてクリア」ボタンをクリックすると「入力値の種類」欄が「すべての値」になりデータがクリアされますので「OK」ボタンをクリックします。

プルダウンリストが反映されていたセルをクリックするとプルダウンリストが表示されないか確認したら削除完了です。

編集後記

エクセルで表作成をするときにプルダウンを使うことができるとかなり入力の効率化になりますし、文字を半角で入力したか、全角で入力したか忘れてしまったり、スペースで文字の間を開けたか、「・」を入力したか忘れてしまうことがありますよね。

最初はどちらでもいいかなぁと思って入力していても、データを抽出するときに困ります。統一しておかないとデータ抽出するときやグラフを作成するときに正しいデータで作成することができなくなってしまします。

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