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ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文

会社に入社してから新人研修をはじめ、会議や研修会など会社経費でセミナーに参加したりすると報告書を作成して上司や会社に提出しますが、報告書には何を書いたら良いのか、どんなことを書いたらいいのか分からないこと多いと思います。特に新人研修についての報告書を作成しないといけませんが、この報告書を書くだけでも何時間も掛かる人がいます。

そこで今回は、ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文についてまとめました。

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報告書の書類の構成

基本的な報告書の構成について画像と一緒にまとめます。

・文書番号

フォーマットやテンプレートが統一されているときには、文書番号や文書記号を付けて文書を分類し、書類保存や整理がしやすいようにします。文書番号を付番していないこともあります。

・日付

作成日や報告日を明確にするために日付を記入します。

・宛名(受信者)

誰宛に提出するものなのかを明確にするために書きます。

・差出人

差出人は基本的に文書作成者が責任を持つべきものなので、作成者の氏名を書きます。ただし、提出先(宛名)が役員や社長などのときは、課長や部長などの氏名も連名で書いて提出することもあります。これは、それだけ重要な内容であり、課または部として報告するときに連名を使います。

・標題

一目で内容が分かるようなタイトルにします。文字の大きさは他の文字サイズよりも大きめにします。

・本文

決まり文句で「標題の件につき、下記の通り、ご報告致します。」という定型文を使います。

・記書き

中央揃えで「記」を記入し、以下に必要事項や重要事項を記すという意味があり、最後に「以上」で締めます。

・内容要旨

報告内容を簡潔にまとめた概要を簡潔に書きます。50~100文字程度でどのような内容の報告なのか分かるようにします。

・見出し、小見出し、説明文

報告内容を分かりやすく箇条書きにするために見出しを作り、内容が分かるように説明を書きます。

・所見

自分の意見や業務への適用・応用についてや、今後の活動内容などを200文字程度でまとめて書きます。

・添付資料

資料の配布物があったら、その資料名と総ページ数を書きます。また、別紙を作成した場合にも、ここに資料名と枚数を記入します。

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良い報告書はどうしたら書けるのか

5W2Hで書く

一般的な文章を書くときは「5W1H」が基本ですが、ビジネスでは「5W2H」を使って報告書を書きます。つまり、会社の費用を使って行なう研修やセミナー・講習会などに参加するのは、会社にとってメリットがあるからです。その経験が今後の会社の利益になる可能性があるからです。そのため、経費・予算・価格・料金についてのコスト面の要素は必要不可欠です。

【5W2Hの内容】

When・・・「いつ」日付や時間など
Where・・・「どこで」場所や住所など
Who・・・「誰が」主語を明確にする
Why・・・「なぜ」原因や理由を説明する
What・・・「何を」テーマを簡潔に要領よくまとめる
How・・・「どのように」結論までの過程を説明する
How much・・・「いくら」コストを明記する

読む人の立場を意識して書く

報告書を書くときに意識しないといけないことは「読む人に作成者の意図が正しく伝わること」です。読む人が係長でも課長でも社長でも同じことです。報告書を提出する人が、報告書に関する内容をどの程度、知識を持っていて理解しているのかを知っておく必要があります。読む人の理解が出来ないような内容の報告書にすると意図が分かりません。そのため、報告書内容は提出する人によって異なります。

また、言葉や表現にも注意しないといけません。難しい言葉や専門用語を使って理解できないような文章ではいけません。

理解しやすくて、読んだ人がどんな行動をすればよいのか明確になっているような書き方がいいです。

簡潔で分かりやすい表現で書く

ビジネス文書として報告書を書くときには簡潔にまとめる必要があります。作成するときの表現のポイントが4つあります。

1.箇条書きにする
2.1文章・1テーマにする
3.文章は分割して短くする
4.主語と述語だけにする

報告書を作成するときのポイント

報告書はA4用紙1枚

社内文書を作成するとき統一書式が決まっているようなら、それに従います。基本的にはA4用紙1枚に収まるように書きます。長い文章を書いても読みにくいし、伝えたいことが分かりにくくなります。

補足が必要なときには、別紙などを使って添付資料として付けます。

文章を書くときの注意点

文章を書くときには、統一したりして読みやすい内容にする必要があります。

・数字は基本として算用数字を使います。(例:100人、1,500円など)

・「ですます調」と「である調」を混在させません。

・助詞の重複を避けることで読みやすくします。

・句読点をしっかりと使う。文章の末尾には句点(。)を使い、読みやすいように読点(、)を使います。

原則は横書き

日本語の文章は縦書きが基本ですが、ビジネス文書は横書きが基本です。

視覚的にも合理的なことから横書きで書きます。

報告書を書き終えたら内容をもう一度読み直す

一通り報告書を作成したら、内容をもう一度見返します。内容が分かりやすいか、表現が曖昧ではないかなど確認します。

また、報告書を提出したときに、その場で質問されることがありますので、どんな質問がきそうかなど想定して、回答を準備しておくといいです。

報告書の見栄えを整える

段落の数字の位置がきちんと合っているか、句読点が記入されているか、行間や余白のバランスが良いか、など揃っている部分は揃えて、報告書全体のバランスを整えます。

報告書の具体的な書き方を例文と一緒に紹介

【標題】

何の報告に関する書類なのかが分かるような標題にするため、文字数は20文字以内にするといいです。

×:新人研修の件
◯:会社組織のルールを学ぶための「新人研修」に参加した件

標題は、「◯◯出張」とだけかくのではなく、具体的な内容を含めて書くと報告者に分かりやすくなります。

【本文】

定型文として「標題の件につき、下記の通り、ご報告致します。」と書きます。

【記書き】

「記」は中央揃えにして、最後に「以上」を書いて締めます。

【状況説明】

箇条書きで項目を分けて書きます。

1.件名:会社組織のルールについて(新人研修)
2.日時:2017年7月28日
3.場所:駅前ビル10階 研修センター
4.主催者:総務部
5.目的:会社で働く上で必要なルールを学ぶ

【概要】

概要は、重要な項目だけに絞って書くようにします。3つくらい書きますが、提出する人が内容を理解できるように書きます。目次とは違います。

(1)名刺交換
(2)電話対応
(3)ビジネスの基本マナー

できれば、この概要の中には「何をして、どうなったのか」「理由」「課題・予定」を書き入れると、さらに良い概要になります。

【内容】

概要の内容を受けて、詳細な内容を見出しを付けて書いていきます。

「見出し」⇒「小見出し」⇒「説明」と書いていきますが、小見出しを無くした形にしても構いません。

【所見】

自分の意見を書く欄です。参加した研修やセミナーなどで感じたことや業務への応用などについて書きます。

事実に基づいたことを報告するようにします。

【添付資料】

添付資料があれば、資料名と総ページ数を書きます。また、補足資料を自分で作成したときにも、この添付資料に書いて一緒に添付して提出します。

完成版の報告書はこちら

編集後記

報告書は、会社に入社してから退職するまで色々な場面で書くことがあります。ビジネスマンとしてはじめて書くのが新人研修のときの報告書だと思います。私のときは、報告書の書き方なんで誰も教えてくれませんでした。感想文みたいな感じで提出したら、報告書になっていないからやり直して再提出の繰り返し。

会社で働くときにはビジネスマンとしての基本的な知識だけは頭に入れておかないと、いけなかったと実感しました。

報告書の書き方が分からないときや、どのように報告書をまとめたら良いのか参考になればと思います。

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何か書類を作成するときに作成日を印刷しますが、手入力していると作成日付の修正を忘れてしまい、先月のままだったり以前の日付のまま印刷してしまうことがあります。発送前に気がつけば修正するばよいですが、紙の無駄にもなりますし、 […]

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エクセル初心者でも作れる!簡単家計簿の作り方|無料テンプレートあり

エクセルで家計簿を作ることができます。関数やマクロなどの機能を使った上級者向けの家計簿を作ることもできますが、エクセル初心者でも簡単に家計簿を作ることができます。簡単な機能を作って本格的な家計簿を自分でつくることができま […]

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エクセルで作れるグラフの種類と作成するときの名称と役割

エクセルは表作成ソフトですので、作った表を見やすいようにグラフにすることができます。グラフは会議資料や報告書、企画書、プレゼン資料などに使うことができます。数字の羅列だけだと分かりにくいですが、グラフにすることでデータの […]

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管理しやすい住所録の作り方!エクセルで簡単作成|無料テンプレートあり

年賀状や取引先の方の住所を管理する住所録をエクセルで作りたいと思います。なるべく簡単に入力することができるようにしていきたいと思います。それに、入力するデータの数が多くなっても整理することが簡単にでき、活用できるようにし […]

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すぐに使える!エクセルで作った月間業務報告書(月報)のテンプレート|無料ダウンロード

月間業務報告書や月報は1ヶ月の業務内容をまとめて書く書式のものです。業務月報だけを使うことは少なく、日報や週報と一緒に合わせて使うことが多いです。仕事をする上では、年間・月間・週間・日々とより細かく、詳細な情報を書いてい […]

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エクセルで作成した出勤簿・勤怠管理テンプレート|無料ダウンロード

会社で管理するための出勤簿や勤怠管理簿をエクセル(Excel)で作成しました。使い勝手を考えながら項目を追加したり、毎月出勤簿を印刷するときに土日祝日の行の背景色を変えたりするのが面倒になったので月と曜日、土日祝日には背 […]

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エクセルの印刷範囲がずれる・切れる|失敗しない設定方法と調整の仕方

エクセルで作成した表を印刷したら、印刷範囲の設定が上手く出来ていなく印刷がずれるとか1ページに収まらず2ページに渡り印刷されてしまい切れるなどの印刷ミスをしたことがありませんか。また、見出しを固定してすべてのページに印刷 […]

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エクセルで読めない漢字を入力する方法|総画数や部首の画数で検索する手順

エクセルに文字や文章を入力したりしているとき、原稿のほうの漢字が読めないときがありませんか。例えば、忽ち(たちまち)・強ち(あながち)・恣意(しい)・未曾有(みぞう)・夥しい(おびただしい)など他にも難しい漢字がたくさん […]

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エクセルで作成した議事録テンプレート10選|無料ダウンロード

議事録は会社で統一されているところは少ないみたいです。私が勤めた何社かの会社の中でも議事録が統一されていたのは数社だけで、他の会社では部所で議事録のフォーマットが違っていました。基本は、会議の内容がきちんと伝わる内容にな […]

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エクセルのプルダウンの作り方|設定・追加・解除方法の手順

エクセル(Excel)で表作成をしていると同じ項目を何度も入力することがあります。何度も同じ項目を繰り返し入力するのも面倒ですし、入力ミスもあります。半角と全角・スペースの統一をすることで抽出するときも正しく表示すること […]

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セル内に改行を入れる方法とまとめて消す方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)のセルに文字を入力したときに「改行」したほうがいいときがあります。でも、Enter(エンター)キーを押しても改行はできません。下のセルに移動してしまうだけです。結局、セルの中で改行することができずに […]

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印刷するときにずれる・切れる・はみ出る表を1ページに収める方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷してみると右端が切れてしまい、1ページに収まらずに2ページに渡って印刷されてしまうことがあります。表が途中で切れて2枚目にはみ出してしまうと見にくいです。印刷するときに印刷する範囲 […]

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2018年用カレンダー厳選10選!無料テンプレートをダウンロードして印刷するだけ!

2018年カレンダーのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトを、色々と調べてみました。エクセルカレンダーも含めて、印刷するだけの無料テンプレートです。 年間カレンダーや月別カレンダー、かわいいイラストカレンダーなど、 […]

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余白なしや減らしたり調整して印刷する設定方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表などを作ったときに印刷すると余白部分が多く、もっと減らしたいと思うことがありますよね。余白をなくしたいとか、均等に調整したいとか、余白を削除する設定をしたい・・・。用紙いっぱいに印刷したりするた […]

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印刷したときにページ数と総ページ数を入れる設定をしたい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表を印刷したら、どれが1ページ目なのか2ページ目なのか分からなくなってしまいました。表を確認して順番通りに並べていく作業をしないといけません。このときに、印刷したページの下にページ数と総ペ […]

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エクセル初心者の基本グラフの作り方|グラフタイトルや縦軸の追加など

エクセルで基本的な縦棒グラフの作り方を紹介します。この縦棒グラフを作成することで基本的なグラフの作成方法と編集方法について画像を使ってまとめています。縦棒グラフの作り方が分かれば他の横棒グラフ・折れ線グラフ・円グラフ・面 […]

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エクセルの表示形式の設定方法|日付・曜日・時間などの表示結果やユーザー設定

エクセル(Excel)のセルに入力した文字や数値のデータを見やすいように変更することができます。例えば、数値を入力したときに、「1234」だけだと桁が分かりにくいですが「1,234」とすると読みやすくなりますし、「\1, […]

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2018-2019年の干支の可愛いイラスト入り月別エクセルカレンダー日曜・月曜始まり|無料ダウンロード

2018年と2019年の干支(戌・犬・いぬ)の可愛いイラスト入り月別カレンダーをエクセル(Excel)で作りました。2018年1月から2019年3月分までを作成しましたので1月始まりでも4月始まりでも対応できます。日曜は […]

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エクセルの作業を効率化させるショートカットキー一覧

エクセルにはショートカットキーというものがあります。今まではマウスで作業指示していたことをキーボード操作だけで作業ができてしまうというものです。例えば、印刷するときには「ファイル」タブを選んでから「印刷」を選ぶことで印刷 […]

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2018・2019年の家族カレンダー(エクセル版)|無料ダウンロード

家族の予定を1枚のカレンダーにまとめて書けるようにしたエクセル(Excel)の家族カレンダーを作成しました。日付を縦軸に、家族の名前を横軸に書き入れられるようにし、いつ誰が、どのような予定がその日にあるのかをひと目で分か […]

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エクセルの列番号が数字になりセルA1がR1C1と表示されるときの対処法

エクセル(Excel)を開いたら列番号が英数字の「A」とか「B」ではなく、行番号と同じように数字が表示されてしまっています。セルA1の部分のセルをアクティブセルにするとセル番号が「R1C1」と表示されています。列番号が英 […]

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エクセル関数のIFを使った複数条件|orとandを使った組み合わせ

エクセル(Excel)のIF関数は複数条件を指定することができる関数です。条件1のとき、条件2のとき、条件3のときのように表示する条件を複数分岐して、指定することができます。そのIF関数に「または」というOR関数を使った […]

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行・列単位でデータを移動する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表を作成したときに行単位または列単位で場所を移動したり、コピーしたいと思うときに、その行や列に再度データを入力するのは面倒です。同じデータをまた入力しないといけないその手間と時間を省くことができま […]

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家計簿に挫折!でも貯金もしたいし節約したいなら10万円貯金できるアプリ

どうしても、家計簿に挫折してしまう私。 面倒くさがりの私にもぴったりの家計簿アプリ。iPhoneやAndroidだけでなくパソコンからも利用することができる無料のウェブ家計簿の「Zaim(ザイム)」という無料アプリがいい […]

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エクセルに入力した数字の右端にスペースが入り右寄せにならない

エクセル(Excel)で表計算をしているとたまに数字・数値が完全に右寄せにならないことがあります。画像のようにB列とC列は数字の最後に半角スペースが入ってしまっていて右寄せになっていません。D列のように右寄せにしたいです […]

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業務委託契約書のひな形のサンプル見本|作成時の書き方や例文・文例

個人事業主でも、会社でも業務を委託するときには契約書を締結する必要があります。この契約書のことを業務委託契約書と言います。何か業務をすることで対価が発生するのであれば、お互いに契約書を締結してトラブルにならないようにして […]

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業務報告に使えるエクセルの週報テンプレート・ひな形の無料ダウンロード

会社として部所や課の仕事内容を共有または上司が把握するためには業務報告書が役立ちます。ビジネスマンとしては一人で仕事をする訳ではなく課として、または部として皆で業務を遂行していくので、皆が行っている業務内容を把握すること […]

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複数の数値の積を求める方法|エクセル関数PRODUCTの使い方

見積書や請求書・受注書などの定形書類を作成するときに、複数の値を掛け算することがあります。単純に「A×B」という式を入力するだけでは、対応できないことがあります。例えば、空白セルがあったり、文字列があったりすると通常の掛 […]

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