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ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文

会社に入社してから新人研修をはじめ、会議や研修会など会社経費でセミナーに参加したりすると報告書を作成して上司や会社に提出しますが、報告書には何を書いたら良いのか、どんなことを書いたらいいのか分からないこと多いと思います。特に新人研修についての報告書を作成しないといけませんが、この報告書を書くだけでも何時間も掛かる人がいます。

そこで今回は、ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文についてまとめました。

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報告書の書類の構成

基本的な報告書の構成について画像と一緒にまとめます。

・文書番号

フォーマットやテンプレートが統一されているときには、文書番号や文書記号を付けて文書を分類し、書類保存や整理がしやすいようにします。文書番号を付番していないこともあります。

・日付

作成日や報告日を明確にするために日付を記入します。

・宛名(受信者)

誰宛に提出するものなのかを明確にするために書きます。

・差出人

差出人は基本的に文書作成者が責任を持つべきものなので、作成者の氏名を書きます。ただし、提出先(宛名)が役員や社長などのときは、課長や部長などの氏名も連名で書いて提出することもあります。これは、それだけ重要な内容であり、課または部として報告するときに連名を使います。

・標題

一目で内容が分かるようなタイトルにします。文字の大きさは他の文字サイズよりも大きめにします。

・本文

決まり文句で「標題の件につき、下記の通り、ご報告致します。」という定型文を使います。

・記書き

中央揃えで「記」を記入し、以下に必要事項や重要事項を記すという意味があり、最後に「以上」で締めます。

・内容要旨

報告内容を簡潔にまとめた概要を簡潔に書きます。50~100文字程度でどのような内容の報告なのか分かるようにします。

・見出し、小見出し、説明文

報告内容を分かりやすく箇条書きにするために見出しを作り、内容が分かるように説明を書きます。

・所見

自分の意見や業務への適用・応用についてや、今後の活動内容などを200文字程度でまとめて書きます。

・添付資料

資料の配布物があったら、その資料名と総ページ数を書きます。また、別紙を作成した場合にも、ここに資料名と枚数を記入します。

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良い報告書はどうしたら書けるのか

5W2Hで書く

一般的な文章を書くときは「5W1H」が基本ですが、ビジネスでは「5W2H」を使って報告書を書きます。つまり、会社の費用を使って行なう研修やセミナー・講習会などに参加するのは、会社にとってメリットがあるからです。その経験が今後の会社の利益になる可能性があるからです。そのため、経費・予算・価格・料金についてのコスト面の要素は必要不可欠です。

【5W2Hの内容】

When・・・「いつ」日付や時間など
Where・・・「どこで」場所や住所など
Who・・・「誰が」主語を明確にする
Why・・・「なぜ」原因や理由を説明する
What・・・「何を」テーマを簡潔に要領よくまとめる
How・・・「どのように」結論までの過程を説明する
How much・・・「いくら」コストを明記する

読む人の立場を意識して書く

報告書を書くときに意識しないといけないことは「読む人に作成者の意図が正しく伝わること」です。読む人が係長でも課長でも社長でも同じことです。報告書を提出する人が、報告書に関する内容をどの程度、知識を持っていて理解しているのかを知っておく必要があります。読む人の理解が出来ないような内容の報告書にすると意図が分かりません。そのため、報告書内容は提出する人によって異なります。

また、言葉や表現にも注意しないといけません。難しい言葉や専門用語を使って理解できないような文章ではいけません。

理解しやすくて、読んだ人がどんな行動をすればよいのか明確になっているような書き方がいいです。

簡潔で分かりやすい表現で書く

ビジネス文書として報告書を書くときには簡潔にまとめる必要があります。作成するときの表現のポイントが4つあります。

1.箇条書きにする
2.1文章・1テーマにする
3.文章は分割して短くする
4.主語と述語だけにする

報告書を作成するときのポイント

報告書はA4用紙1枚

社内文書を作成するとき統一書式が決まっているようなら、それに従います。基本的にはA4用紙1枚に収まるように書きます。長い文章を書いても読みにくいし、伝えたいことが分かりにくくなります。

補足が必要なときには、別紙などを使って添付資料として付けます。

文章を書くときの注意点

文章を書くときには、統一したりして読みやすい内容にする必要があります。

・数字は基本として算用数字を使います。(例:100人、1,500円など)

・「ですます調」と「である調」を混在させません。

・助詞の重複を避けることで読みやすくします。

・句読点をしっかりと使う。文章の末尾には句点(。)を使い、読みやすいように読点(、)を使います。

原則は横書き

日本語の文章は縦書きが基本ですが、ビジネス文書は横書きが基本です。

視覚的にも合理的なことから横書きで書きます。

報告書を書き終えたら内容をもう一度読み直す

一通り報告書を作成したら、内容をもう一度見返します。内容が分かりやすいか、表現が曖昧ではないかなど確認します。

また、報告書を提出したときに、その場で質問されることがありますので、どんな質問がきそうかなど想定して、回答を準備しておくといいです。

報告書の見栄えを整える

段落の数字の位置がきちんと合っているか、句読点が記入されているか、行間や余白のバランスが良いか、など揃っている部分は揃えて、報告書全体のバランスを整えます。

報告書の具体的な書き方を例文と一緒に紹介

【標題】

何の報告に関する書類なのかが分かるような標題にするため、文字数は20文字以内にするといいです。

×:新人研修の件
◯:会社組織のルールを学ぶための「新人研修」に参加した件

標題は、「◯◯出張」とだけかくのではなく、具体的な内容を含めて書くと報告者に分かりやすくなります。

【本文】

定型文として「標題の件につき、下記の通り、ご報告致します。」と書きます。

【記書き】

「記」は中央揃えにして、最後に「以上」を書いて締めます。

【状況説明】

箇条書きで項目を分けて書きます。

1.件名:会社組織のルールについて(新人研修)
2.日時:2017年7月28日
3.場所:駅前ビル10階 研修センター
4.主催者:総務部
5.目的:会社で働く上で必要なルールを学ぶ

【概要】

概要は、重要な項目だけに絞って書くようにします。3つくらい書きますが、提出する人が内容を理解できるように書きます。目次とは違います。

(1)名刺交換
(2)電話対応
(3)ビジネスの基本マナー

できれば、この概要の中には「何をして、どうなったのか」「理由」「課題・予定」を書き入れると、さらに良い概要になります。

【内容】

概要の内容を受けて、詳細な内容を見出しを付けて書いていきます。

「見出し」⇒「小見出し」⇒「説明」と書いていきますが、小見出しを無くした形にしても構いません。

【所見】

自分の意見を書く欄です。参加した研修やセミナーなどで感じたことや業務への応用などについて書きます。

事実に基づいたことを報告するようにします。

【添付資料】

添付資料があれば、資料名と総ページ数を書きます。また、補足資料を自分で作成したときにも、この添付資料に書いて一緒に添付して提出します。

完成版の報告書はこちら

編集後記

報告書は、会社に入社してから退職するまで色々な場面で書くことがあります。ビジネスマンとしてはじめて書くのが新人研修のときの報告書だと思います。私のときは、報告書の書き方なんで誰も教えてくれませんでした。感想文みたいな感じで提出したら、報告書になっていないからやり直して再提出の繰り返し。

会社で働くときにはビジネスマンとしての基本的な知識だけは頭に入れておかないと、いけなかったと実感しました。

報告書の書き方が分からないときや、どのように報告書をまとめたら良いのか参考になればと思います。

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エクセル(Excel)の表作成・表計算を作っているときに、「こうしておけば良かった」ということを途中で気が付くときがあります。私が気が付いたことは、列の色を1列おきに背景や文字カラーを変えておいたら見やすかったというとき […]

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エクセルで集計表を作る簡単手順|初心者の表作成の基本

表計算ソフトのエクセルを使って集計表を作成してみましょう。1つ1つの手順を分かりやすく画像を使って説明していますので、エクセル初心者の方でも変わりやすく見栄えの良い表を作成することができます。まずは、見本に習って機能や使 […]

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エクセルで簡単な手作りアルバムの作り方!テンプレートの無料ダウンロードあり

フォトアルバムを手作りしてみようと思います。 お渡しする人が多いので、100均などでフォトブックやアルバムを買ってきて準備するのも大変なので、エクセル(Excel)を使って見栄えの良いアルバムを作りたいと思います。 エク […]

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エクセルの表示形式の設定方法|日付・曜日・時間などの表示結果やユーザー設定

エクセル(Excel)のセルに入力した文字や数値のデータを見やすいように変更することができます。例えば、数値を入力したときに、「1234」だけだと桁が分かりにくいですが「1,234」とすると読みやすくなりますし、「\1, […]

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エクセルに画像を挿入したいけどクリップアートが無い?画像の貼り付け方

エクセルで表や図を作成して企画書やプレゼン資料作成するときや案内書やお知らせなどをエクセル(Excel)で作るときにイラストや画像を入れることでイメージしやすいようにしますよね。また、地域や会社でバーベキュー大会やイベン […]

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すぐに使える!エクセルで作った月間業務報告書(月報)のテンプレート|無料ダウンロード

月間業務報告書や月報は1ヶ月の業務内容をまとめて書く書式のものです。業務月報だけを使うことは少なく、日報や週報と一緒に合わせて使うことが多いです。仕事をする上では、年間・月間・週間・日々とより細かく、詳細な情報を書いてい […]

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業務委託契約書のひな形のサンプル見本|作成時の書き方や例文・文例

個人事業主でも、会社でも業務を委託するときには契約書を締結する必要があります。この契約書のことを業務委託契約書と言います。何か業務をすることで対価が発生するのであれば、お互いに契約書を締結してトラブルにならないようにして […]

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管理しやすい住所録の作り方!エクセルで簡単作成|無料テンプレートあり

年賀状や取引先の方の住所を管理する住所録をエクセルで作りたいと思います。なるべく簡単に入力することができるようにしていきたいと思います。それに、入力するデータの数が多くなっても整理することが簡単にでき、活用できるようにし […]

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セル内に改行を入れる方法とまとめて消す方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)のセルに文字を入力したときに「改行」したほうがいいときがあります。でも、Enter(エンター)キーを押しても改行はできません。下のセルに移動してしまうだけです。結局、セルの中で改行することができずに […]

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空白セルだけを選択して文字入力や削除する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成するときに、空欄が発生することがあります。何も入力しなくてもいいかなぁと思って空白セルにしていたけど、やっぱり文字や数値を入力したほうがいいかなとか背景色を変えたほうがいいかなとか、削除し […]

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年月を表示したいのに英語表示になるときの修正方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で資料作成をするときに作成日や年月を入力します。日付を6月1日とか2017年6月1日を入力して日付や年月を表示したいのですが、Enterキーで確定すると「Jun-17」と自動で英語表示になってしまい […]

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郵便番号から住所を自動変換して入力する簡単な表示方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で住所録や顧客名簿・請求書や領収書など、様々な資料を作成するときに郵便番号や住所を入力します。とくに住所は入力するのが大変な項目の1つですよね。郵便番号から住所を自動変換することができれば入力も楽に […]

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報告書のテンプレートの無料ダウンロード|エクセルやワードのひな形

報告書というと幅広いですが、研修・異業種交流会・OJT研修・研究など幅広い報告書に使えるようなテンプレートを作成してみました。大企業などはそれぞれに報告書のテンプレートやひな形・書式を作成していることが多いですが、項目の […]

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エクセルで連続番号を入力する方法|できない!入らないときの解決法

エクセルで表を作成したときに連続した番号を入力することがあります。上から順番に「1・2・3・・・」と入力していくのも10とか20ならまだしも100とか1000まで手入力するのは、とても大変な作業になってしまいます。連番入 […]

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文字を入力すると上書きされるのを解除する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で文字入力をしていたりすると、文字を挿入することができずにあとの文字が消えて、入力した文字が上書きされてしまうことがあります。どうしても、文字を挿入することができなくて、他のセルに文字を入力して、そ […]

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セル幅からはみ出した文字を下のセルに分割表示する|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で文字を入力したときに、セル幅を文字がはみ出すことがありますよね。セル幅を変えることでセル内に文字を全て表示することができますが、セルの幅を変えたくないまたはセル幅を変えられないというとき、セル幅に […]

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エクセルで作成した請求書テンプレート・ひな形|無料ダウンロード

会社や個人事業主の方など請求書を発行する機会が多くあります。請求書を取引先や得意先に送る目的は、指定期日までに入金してもらうためです。入金を期限までに振り込んでもらうために請求書を作って送る必要があります。書き方のルール […]

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印刷するときのページ番号を「1」以外の途中からの連番設定にしたい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表のページ番号は通常「1」からの連番にしますが、たまに「1」以外の途中からのページ番号を使いたいときがあります。例えば、資料の差し替えのときなんかは「2」とか「3」ページから印刷するほうが […]

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区切りの良いところで改ページして印刷したい設定と解除方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷してみたら、表が途中で切れてしまい変なところで2ページ目に印刷されるという経験があると思います。資料としては見にくくなってしまいますし、会議資料としては使えません。表のサイズが違う […]

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2018・2019年カレンダー(年間・月別)テンプレートまとめ|無料ダウンロード・印刷

2018年・2019年の年間・月間カレンダーの無料ダウンロードできプリントアウトして使えるシンプルタイプとかわいい干支などのイラスト入りのテンプレートです。1月始まり・4月始まりと日曜始まり・月曜始まり、六曜入り、万年カ […]

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エクセルに住所の番地などを入力すると日付に変換されるのを防ぐ方法

エクセル(Excel)で住所録を作成していたときに都道府県の住所と住所番地を別で入力したら日付に変換されてしまいます。セルに「1-2-3」と入力してEnterキーを押すと「2001/2/3」と表示されてしまい住所の番地を […]

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スケジュール管理にエクセルの無料テンプレートを使って作成する

エクセルを使える人や関数やVBAが分かる人は、エクセルの機能を使って、エクセルでスケジュール管理できるようなひな形やテンプレートを作成する人もいますね。 エクセルでスケジュール管理の作り方を公開しているサイトも数多くあり […]

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2018年カレンダー!エクセルテンプレートを無料ダウンロードできる

エクセルでカレンダーの作成ができれば、色んなことに使うことができます。私の会社では、エクセルで作られたカレンダーのテンプレートを使って机の前に貼っていたり、商談コーナーに設置したりしています。 そこで今回は、エクセルカレ […]

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2018-2019年の干支の可愛いイラスト入り月別六曜エクセルカレンダー|無料ダウンロード

2018年1月から2019年3月までの六曜(六輝)入りの干支イラスト月別カレンダーをエクセル(Excel)で作り無料ダウンロードできるようにしました。2018年の干支は戌(犬・いぬ)、2019年の干支は亥(いのしし)です […]

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エクセルで家計簿管理を始めた!簡単にグラフで見れるのが分かりやすい

家計簿を付けている主婦の方、多いと思います。 本屋さんにいくと、色んな種類の家計簿が売られていますが、冊子の家計簿って結構融通が効かないんですよね。 このレシートの金額書くの忘れちゃったとか抜けることが多いんですよね。ま […]

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エクセル関数でエラー#N/Aを非表示にする方法|IFERRORの使い方

請求書や見積書・受注書などの書類に商品・単価・数量・金額を表示するときにVLOOKUP関数を使って自動表示させると、検索値となっているセルが未入力の状態だと「#N/A」というエラーが表示されてしまいます。この状態では、送 […]

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エクセルでスケジュール管理表を自分で作成!オリジナルカレンダーで使いやすい手帳にする

会社で使っているスケジュール管理表、手帳は自分でエクセルで作ったリフィルを使っています。というのも、30分単位での管理が必要なことと、早朝から深夜までの時間をきちんと書き込めるようにするために、自分で簡単なスケジュール表 […]

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エクセルで作成した出勤簿・勤怠管理テンプレート|無料ダウンロード

会社で管理するための出勤簿や勤怠管理簿をエクセル(Excel)で作成しました。使い勝手を考えながら項目を追加したり、毎月出勤簿を印刷するときに土日祝日の行の背景色を変えたりするのが面倒になったので月と曜日、土日祝日には背 […]

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2018年用カレンダー厳選10選!無料テンプレートをダウンロードして印刷するだけ!

2018年カレンダーのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトを、色々と調べてみました。エクセルカレンダーも含めて、印刷するだけの無料テンプレートです。 年間カレンダーや月別カレンダー、かわいいイラストカレンダーなど、 […]

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