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エクセルで顧客名簿を管理する表の作り方|フリーテンプレート

会社で使う顧客名簿は検索しにくかったり、必要な情報が項目になかったりすることがあります。そんなとき、自分で顧客名簿を管理する「顧客名簿管理表」を自分で作成することで管理しやすくなりますし、データの分析もすることができるようになります。そのために基本的な顧客名簿を作成して、並べ替えやデータの抽出方法を知ることで活用の幅が広がります。

そこで今回は、エクセルで顧客名簿を管理する表の作り方と文字列の置き換えの方法や重複データの削除のやり方、テンプレートも無料でダウンロードできるようにしています。

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顧客名簿の管理表を作る

頂いた名刺などを基にして顧客名簿を作成します。作成するための方法は「 住所録の作り方 」を見ながら作るといいです。色々な項目を入れたいと思うと思いますが、基本的な項目を見出しとして入れています。私個人が使っている顧客名簿には他にも細かい項目を入れていますが、それは最後の編集後記でお伝えしますので、参考にして頂ければと思います。

され、顧客名簿の見出しに入れた項目は、No・氏名・性別・年齢・職業・会社・学校名・郵便番号・住所1・住所2・住所3・住所4・連絡先・メルアドです。

テーブル機能、データ入力規則を使うことで入力するスピードが早くなり時間短縮になります。

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ふりがなを表示する欄を増やすためにC列をクリックして、ホームタブをクリックし、「挿入」ボタンをクリックします。

列を挿入するとセルC1に列1と表示されます。

セルC1の「列1」を「フリガナ」と入力します。

セルC2をクリックしたら「関数の挿入」ボタンのfxをクリックします。

関数の挿入画面が表示されますので、関数の分類を「すべて表示」にして、関数名の中から「PHONETIC」をクリックして、「OK」ボタンをクリックします。

関数の引数画面が表示されますので、セルB1をクリックします。すると、参照欄に[@参照]と入力されます。数式の結果にふりがなが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

「OK」ボタンをクリックすると、フリガナ欄全体に関数の式が反映されます。

フリガナの間違いを編集する

フリガナの表示が間違えている部分があるときに、フリガナを修正・編集する方法です。

フリガナが間違っているのを修正・編集するには、B列の氏名をクリックします。今回は「スミ マサユキ」ではなく「カク マサユキ」に修正するため、セルB8をクリックして、ホームタブを選び、「ふりがなの表示/非表示」ボタンをクリックして「ふりがなの編集」をクリックします。

フリガナ欄が表示されますのでマウスや矢印キーの「←」を押して修正する箇所まで移動し、BackSpaceキーやDeleteキーで文字を削除して正しい文字を入力します。

氏名を「カク」に変更し、「Enter」キーを押すと文字が確定し、もう一度「Enter」キーを押すとフリガナの表示が変更されます。

これでフリガナの表示を編集・修正することができました。

カタカナ表示からふりがな表示に変更する

「B」をクリックしてB列全体を範囲選択したら、ホームタブをクリックして、「ふりがな表示/非表示」ボタンをクリックして「ふりがなの設定」をクリックします。

ふりがなタブを選び、種類の「ひらがな」をクリックしてチェックを入れたら「OK」ボタンをクリックします。

すると、ふりがなの表示になります。これは好みで選ばれるといいです。

データを並び替える

入力したデータを任意の条件に並べ替えることで検索しやすくなりますし、見やすくなります。

【1つの列を並び替える方法】

フリガナの欄を昇順・あいうえお順に並び替えたいと思います。フリガナが表示されているC列のどこでもいいのでクリックします。今回はセルC2をクリックして、データタブをクリックして、「昇順」ボタンをクリックします。

「昇順」ボタンをクリックするとフリガナ欄が昇順に並び替えられます。

【複数の列を並べ替える方法】

並べ替えをするとき複数の列を指定して並び替えることができます。今回はフリガナ列を昇順に並べ替えて、さらに性別列は男を先に表示するように並べ替えたいと思います。

表の中のどこでもいいのでクリックします。今回はセルC2をクリックしたら、ホームタブをクリックしたら、編集グループの「並べ替えとフィルター」ボタンをクリックして、「ユーザー設定の並べ替え」を選びます。

並べ替え画面が表示されます。

「先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックを入れます。

最優先されるキーの右側の「▼」をクリックすると見出しが表示されますので「フリガナ」をクリックして選びます。

続けて「レベルの追加」タブをクリックします。すると、「次に優先されるキー」が表示されますので右側の「▼」をクリックして「性別」を選び、順序欄の「▼」をクリックして「降順」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

フリガナ欄があいうえお順に並び替えられ、さらにその中で性別が降順に並べ替えられています。

一定の範囲の条件でデータを抽出する

年齢の条件を一定範囲指定して抽出することもできますし、一定の条件の値よりも大きいものだけを抽出したり、小さいものだけを抽出したりすることもできます。

データを抽出したい列の「▼」をクリックして、メニューの中から「数値フィルター」をクリックして「指定の範囲内」をクリックします。この他にも指定の値に等しい・指定の値に等しくない・指定の値より大きい・平均より上などの抽出条件を指定することができます。

オートフィルターオプション画面が表示されますので、抽出したい数字を入力して「OK」ボタンをクリックします。

20歳以上35歳以下の抽出条件で表が表示されます。

解除するときは、年齢の横にあるボタンをクリックしてメニューを表示して「年齢からフィルターをクリア」をクリックします。すると抽出条件がクリアされます。

複数の条件でデータを抽出する

例えば、40歳以下の会社員を抽出したいときは「年齢」と「職業」の2つで抽出条件を指定して表示することができます。

年齢の「▼」をクリックして「数値フィルター」をクリックし「指定の値以下」を選びます。

オートフィルターオプション画面が表示されますので「40」を入力して、条件が「以下」になっていることを確認し「OK」ボタンをクリックします。

次に職業の「▼」をクリックします。表の中のフリーターや会社員などの項目すべてにチェックが入っていますので(すべて選択)のチェックをクリックして外すと、他のチェックもすべて外れます。

「会社員」だけにチェックを入れて「OK」ボタンをクリックします。

すると表が40歳以下の会社員のみが表示されます。

探している文字を素早く見つける検索方法

特定の文字列を探すときに便利なのが「検索」機能です。

ホームタブをクリックして、編集グループの「検索と選択」ボタンをクリックし「検索」をクリックします。

検索と置換画面が表示されますので検索タブをクリックして「検索する文字列」に検索したい文字を入力して「次を検索」ボタンをクリックします。今回、検索する文字列は住所の「福岡市」です。

「次を検索」ボタンをクリックすると、検索する文字列が入力されているセルが選択されます。再度、「次を検索」ボタンをクリックすると次に含まれるセルが選択されます。

「すべて検索」ボタンをクリックすると下に含まれるブック・シート・セル・値・数式が表示され、クリックすることで検索する文字が含まれるセルが選択されます。

文字列を一括で置き換える

1つや2つの文字の修正なら検索機能を使って修正してもいいですが、数が多かったりしたら修正・変更が大変です。そこで便利な機能が置換機能です。修正・変更漏れを無くすことができます。

ホームタブをクリックして、編集グループの「検索と選択」ボタンをクリックして「置換」をクリックします。

検索と置換画面が表示されますので、置換タブをクリックして、検索する文字列に修正前の文字列を入力し、置換後の文字列に変更後の文字列を入力して「すべて置換」ボタンをクリックします。

今回は「男」という文字列を「男性」にすべて変えようと思います。

「すべて置換」ボタンをクリックすると置換件数が表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

性別欄の「男」がすべて「男性」に修正されました。

重複データを確認して削除する

顧客名簿の中に重複データがあるかどうかを確認する方法と削除する方法をお伝えします。

今回は分かりやすいように赤枠で表示しています。No4とNo14に同じデータがありますので削除したいと思います。

テーブルの中をクリックして、デザインタブをクリックし、ツールグループの「重複の削除」ボタンをクリックします。

Noだけチェックを外して他のチェックは全てチェックを入れて「OK」ボタンをクリックします。

「No」にチェックを入れるとNoが違うと削除対象とならないのでチェックを外します。他の項目がすべて一致するものがあれば削除するということです。

重複する1個の値が見つかり、削除されました。一意の値が19個残っています。と表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

No4の情報が残り、No14のデータが削除されました。最初のデータが残り、後に入力したデータが削除されます。

エクセル顧客名簿管理表のテンプレート

今回作成したエクセルの顧客名簿の管理表をダウンロードできるようにしました。作成するときの参考テンプレートとして、または顧客名簿として使って頂いて構いません。ダウンロードは無料ですのでご自由にお使い下さい。記入されている情報はダミーです。

エクセル顧客名簿テンプレート

編集後記

顧客名簿の見出しは必要最低限だと思われる項目を入れていますので、使いやすいように追加・削除して下さい。

私は、顧客名簿に生年月日・趣味・部所名・お子さんの名前・年齢・学年などの情報も入れています。役立つのは飲み会でどのような飲み物が好きなのか、好きな食べ物、お酒が強いのかどうか、喫煙・禁煙なども情報としてあるといいですよ。

それらの情報を使うことで気遣いのある対応ができます。誕生日におめでとうメールを送ったり、飲み会をするときに好きなものが揃っているお店を探したりすることができます。

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2017年カレンダー!エクセルテンプレートを無料ダウンロードできる

エクセルでカレンダーの作成ができれば、色んなことに使うことができます。私の会社では、エクセルで作られたカレンダーのテンプレートを使って机の前に貼っていたり、商談コーナーに設置したりしています。 そこで今回は、エクセルカレ […]

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エクセル初心者でも作れる!簡単家計簿の作り方|無料テンプレートあり

エクセルで家計簿を作ることができます。関数やマクロなどの機能を使った上級者向けの家計簿を作ることもできますが、エクセル初心者でも簡単に家計簿を作ることができます。簡単な機能を作って本格的な家計簿を自分でつくることができま […]

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エクセルで家計簿管理を始めた!簡単にグラフで見れるのが分かりやすい

家計簿を付けている主婦の方、多いと思います。 本屋さんにいくと、色んな種類の家計簿が売られていますが、冊子の家計簿って結構融通が効かないんですよね。 このレシートの金額書くの忘れちゃったとか抜けることが多いんですよね。ま […]

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エクセルの表示形式の設定方法|日付・曜日・時間などの表示結果やユーザー設定

エクセル(Excel)のセルに入力した文字や数値のデータを見やすいように変更することができます。例えば、数値を入力したときに、「1234」だけだと桁が分かりにくいですが「1,234」とすると読みやすくなりますし、「\1, […]

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エクセルに住所の番地などを入力すると日付に変換されるのを防ぐ方法

エクセル(Excel)で住所録を作成していたときに都道府県の住所と住所番地を別で入力したら日付に変換されてしまいます。セルに「1-2-3」と入力してEnterキーを押すと「2001/2/3」と表示されてしまい住所の番地を […]

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エクセルに入力した数値が「##」が表示されるのを正しく表示したい

エクセルで表を作成していたら、セルに入力した数値が##で表示されるので入力した数値や日付が見えません。セルの表示が##になると印刷しても##で印刷されてしまうため正しい表示に直す必要があります。エクセルをはじめて使う初心 […]

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エクセルで良く使う103のショートカットキー目的別一覧表

エクセルの使い方を覚えるときにタブやリボン部分のボタンをマウスで押して行削除や罫線・日付・シート移動などの設定を行っていました。覚えたことを変えるのは抵抗がありますが、使ってみると作業時間の短縮になり効率化することができ […]

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エクセル関数でエラー#N/Aを非表示にする方法|IFERRORの使い方

請求書や見積書・受注書などの書類に商品・単価・数量・金額を表示するときにVLOOKUP関数を使って自動表示させると、検索値となっているセルが未入力の状態だと「#N/A」というエラーが表示されてしまいます。この状態では、送 […]

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エクセルに画像を挿入したいけどクリップアートが無い?画像の貼り付け方

エクセルで表や図を作成して企画書やプレゼン資料作成するときや案内書やお知らせなどをエクセル(Excel)で作るときにイラストや画像を入れることでイメージしやすいようにしますよね。また、地域や会社でバーベキュー大会やイベン […]

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印刷したら白紙ページが混ざるときの削除方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷したら、白紙のページが出てきました。作成した表だけを印刷したかったのですが、印刷してみたら白紙が混ざることがありますよね。作成した表だけを印刷したいので白紙部分は削除したい、印刷し […]

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エクセルに入力した日付が正しく表示されないときの解決法

エクセルで表を作成してたら、日付がおかしくなっていました。実際の日付よりも4年違う表示になっていました。何か変な操作をしたのかバグなのか分からなく、正しい日付を表示するのに苦労しましたので記録として残しておきます。エクセ […]

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印刷するときのページ番号を「1」以外の途中からの連番設定にしたい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表のページ番号は通常「1」からの連番にしますが、たまに「1」以外の途中からのページ番号を使いたいときがあります。例えば、資料の差し替えのときなんかは「2」とか「3」ページから印刷するほうが […]

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エクセル初心者の使い方|複数のセル・行・列の選択や挿入・削除など

エクセルを初めて使う初心者の方は、エクセルのセル・行・列を上手に操作することを覚えましょう。セルだけではなく、行や列ごと選択することができたり、削除や挿入といった操作も出来ます。もちろん、1つのセルだけではなく複数のセル […]

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計算結果がエラーで表示されないときの解決法と四捨五入のやり方|エクセル関数ROUNDの使い方

請求書・見積書・受領書などの書類を作成するときに、単価×数量などで金額を計算することがあります。単純に掛け算すれば問題ことが多いですが、私は今回、エクセル(EXCEL)関数を使って自動表示・自動入力して入力ミスの削減や工 […]

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エクセル関数のIFの使い方|複数条件で評価判定する方法

Excel(エクセル)関数のIFの使い方知っていると何かと便利です。評価の種類が2種類とか3種類と条件が分岐して、特定の条件にあった結果の値を返すことができるのがIF関数です。条件に合うか、合わないかでセルに表示する文字 […]

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システム手帳のリフィルを無料ダウンロードして手帳を作る

毎日使うシステム手帳。スケジュール管理やタスク管理、メモなどに使うシステム手帳は、社会人になったら必須アイテムの1つですよね。 手帳には1月始まりと4月始まりがあります。冊子型になっている手帳を使っている人が多く、1年た […]

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エクセル初心者!文字入力と数式の使い方を覚えよう

さて、エクセル初心者にとってエクセルを起動させてから何をしたらよいのかというと、文字を入力したり、数式の基本的な使い方を覚える必要があります。エクセルは表計算ソフトなので表作成のための基本的な操作を覚える必要があります。 […]

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家計簿に挫折!でも貯金もしたいし節約したいなら10万円貯金できるアプリ

どうしても、家計簿に挫折してしまう私。 面倒くさがりの私にもぴったりの家計簿アプリ。iPhoneやAndroidだけでなくパソコンからも利用することができる無料のウェブ家計簿の「Zaim(ザイム)」という無料アプリがいい […]

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行の高さが変わってしまった!自動で戻したり揃えたりする設定手順|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の行の高さが違うのを気にするのはA型だから・・・。表作成をしているときに間違えて行を変えてしまったり、文字の大きさを変更していたら、行の高さが広がったままになってしまい元に戻らないということでありま […]

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2017年のエクセルカレンダーのテンプレートを無料ダウンロード

会社やスケジュール管理に手帳を購入して使うのもいいですが、バインダーを使って手作りのエクセルカレンダー作ってスケジュール管理を私はしています。 というのも、自分が使いやすいスケジュール手帳が無いからというのが始まりでした […]

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エクセルの数式バーが消えた!非表示になったときの出し方・表示方法

資料作成のための過去に作成したデータをUSBメモリカードでもらい、私のパソコンで資料のエクセル(Excel)ファイルを開いたら名前ボックスと数式バーが表示されなくなってしまいました。さっきまでエクセルを使っていたときは数 […]

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エクセル関数のVLOOKUPで複数条件を評価判定する使い方

エクセル(Excel)関数を使いたいと思ったときに、何が最適な関数なのかよくわからないことが多く、関数の勉強を始めたので使い方についてまとめておこうと思います。VLOOKUP関数の使い方を知ると売上管理や人事やテストの成 […]

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エクセル関数SUMの使い方|計算できないときの解決法と引き算のやり方

表の合計値を求めるのに使うのがSUM関数です。売上高や点数、日計表や家計簿などエクセル(Excel)で作るときには、縦計・横計など複数のセルに入力されている数値の合計を計算しますが、そのときに役立つエクセル関数がSUMで […]

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エクセルで@や/から始まる文字が入力できないときどうしたらいい?

エクセルで表作成をしているとき、滅多にありませんが「@(アットマーク)」や「/(半角スラッシュ)」を文字の頭につけて表示することがあります。でも、そのまま入力しても正しく表示することができません。いくら「@」や「/」を入 […]

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郵便番号や住所を自動入力したいときの設定方法とやり方|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で郵便番号や住所を入力しているときに、こんなことを思いませんか?「郵便番号から住所を自動入力したい」とか「住所から郵便番号を自動入力したい」と。これを自動で入力することができ表示してくれるとかなり入 […]

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管理しやすい住所録の作り方!エクセルで簡単作成|無料テンプレートあり

年賀状や取引先の方の住所を管理する住所録をエクセルで作りたいと思います。なるべく簡単に入力することができるようにしていきたいと思います。それに、入力するデータの数が多くなっても整理することが簡単にでき、活用できるようにし […]

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コードや番号を入力して商品名・単価を自動入力する方法|エクセル関数VLOOKUPの使い方

たくさんのリストの中から、特定の商品や項目を探しだし、請求書・納品書・受領書・見積書などに転記していく作業はとても大変です。会社で使用しているエクセル(Excel)で作成している請求書のフォーマットを基に、商品コードを入 […]

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エクセルの起動・終了方法とファイル保存の仕方

エクセルを初めて使うときには、エクセル(Excel)を立ち上げて起動させないといけません。パソコンのデスクトップ上にエクセルのアイコンがあればダブルクリックすれば起動することは簡単ですが、無いときにはどこからエクセルを起 […]

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複数の数値の積を求める方法|エクセル関数PRODUCTの使い方

見積書や請求書・受注書などの定形書類を作成するときに、複数の値を掛け算することがあります。単純に「A×B」という式を入力するだけでは、対応できないことがあります。例えば、空白セルがあったり、文字列があったりすると通常の掛 […]

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エクセル初心者のワークシートの使い方|追加・削除・名前の変更方法

エクセルの1つのファイルの中にワークシートという作業するシートを必要に応じて増やしたり、減らしたり、シート名を変更したりすることができます。シート名を変更することで、どんなデータを作成したのかが分かりやすくなりますし、作 […]

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エクセルで数値を入力したとき【0】ゼロを先頭に表示する方法

エクセル(Excel)で表作成で数値の先頭に「0」ゼロを入力して表示させいときがありますが、普通に「0」ゼロを入力しても数値の頭に「0」ゼロが表示されません。例えば、電話番号は必ず「0」ゼロから始まりますよね。日付でも桁 […]