年賀状や取引先の方の住所を管理する住所録をエクセルで作りたいと思います。なるべく簡単に入力することができるようにしていきたいと思います。それに、入力するデータの数が多くなっても整理することが簡単にでき、活用できるようにします。
そこで今回は、エクセルを使って管理しやすい簡単な住所録の作り方と作成した住所録のテンプレートを無料でダウンロードできるようにしています。
目次
見出しを入力する
住所録の見出しを入力するときも効率よくデータを入力することができます。
1行目に見出しを入力します。住所録に必要な見出しを入力したら「TAB」キーを押します。
「TAB」キーを押すとアクティブセルが右に移動します。「Enter」キーを押すと下にアクティブセルが移動しますが、右に移動するのでセルの移動をすることなく連続して入力することができます。
見出しは、No・氏名・ふりがな・連名・ふりがな・郵便番号・住所1・住所2・会社名・関係・電話番号を作成しました。他に、携帯番号やメールアドレスなどを入れてもいいです。
入力する文字の種類を指定する
データを入力するときにミスや間違えを極力少なくすることと、日本語入力モードを切り替えたり、変換したりする時間を減らすためにも入力する文字の種類を指定します。
【日本語入力に自動切替する】
データの入力規則を設定します。まずは日本語を入力する範囲指定します。セルB2からE2までをクリックしたまま範囲選択し、離れが場所のセルは「Ctrl」キーを押しながら、セルG2からI2までを範囲選択します。
範囲指定したら、データタブをクリックし、データツールグループの中にある「データの入力規則」ボタンをクリックします。
データの入力規則画面が表示されますので、日本語入力タブをクリックし、日本語入力欄の「▼」をクリックして「ひらなが」を選び、「OK」ボタンをクリックします。これでデータの入力規則の指定が完了です。
【半角英数字入力に自動切替する】
次に、数字を入力する欄を指定します。セルA2をクリックしたら「Ctrl」キーを押しながら、セルF2をクリックします。
セルの範囲を指定したら、データタブをクリックし、データツールグループの「データの入力規則」ボタンをクリックします。
データの入力規則画面が表示されたら、日本語入力タブをクリックし、日本語入力欄の「▼」をクリックして「オフ（英語モード）」を選び、「OK」ボタンをクリックします。これでデータの入力規則の指定が完了です。
【データの入力規則を設定すると】
セルE2に入力するときは入力モードは「あ」で「ひらがな」入力になっていますが、「TAB」キーで右にアクティブセルを移動すると入力モードは「A」の「半角英数字」に自動で切り替わります。
郵便番号から住所を入力する
郵便番号を全角で入力することで住所が変換候補として表示されます。
住所1のセルG2に郵便番号を全角で入力すると、入力候補として住所が表示されますので「TAB」キーで選択します。
住所の下に下線が表示されている状態になるので「Enter」キーを押して確定させて画像のような表示にし、続けて番地入力を行ないます。
住所2にはアパートやマンション名と号室を入力します。
文字を入力するとセルに表示される文字が切れてしまうことがあります。そのようなときは、列番号の右側に境界線にマウスポインターを移動させると左右に矢印がある表示に変わりますので、その状態でダブルクリックします。
文字列の長さに合わせてセルの列幅が自動で調整されます。H列も同じようにすることで文字列を表示します。
列や行の幅を変更する詳しい方法は「 列幅と行の高さを任意の数値に変更する 」で確認できます。
リストから入力項目を選ぶ
入力項目が決まっていればリスト機能を使うことで、入力する手間を省くことができますし、入力ミスを防ぐこともできますし、統一することができます。
関係欄には区分を表示したいと思います。例えば「友達」と「友人」などの入力を統一しないと検索したときに漏れが発生したりしますので統一します。
セルJ2をクリックして太枠を表示し、データタブをクリックして、データツールグループの「データの入力規則」ボタンをクリックします。
データの入力規則画面が表示されますので、設定ダブをクリックして、入力値の種類の「▼」をクリックしてメニューを表示し「リスト」を選びます。
元の値には区分を入力します。今回は「友達,仕事,学校,地域,親戚」と入力しました。この区分は必要に応じて修正・追加して下さい。
入力が終わったら「OK」ボタンをクリックします。
関係欄のセルJ2にプルダウンボタン（▼）が表示されますのでクリックすると設定したリストが表示されます。
リストの中から適切な区分をクリックすることでセルに表示することができます。
テーブルを設定する
テーブルを設定することで住所録の表の入力・並べ替え・抽出が効率的に行うことができます。
住所録の表の中のどこかをクリックすれば構いませんが、セルA2をクリックして、挿入タブをクリックして、「テーブル」ボタンをクリックします。
テーブルの作成画面が表示されますので、テーブルの範囲をしています。範囲はA列～K列までをクリックしたまま範囲指定すると、テーブルの作成画面の「テーブルに変換するデータ範囲を指定してください」の範囲に表示されます。範囲指定が終わったら「OK」ボタンをクリックします。
すると、テーブルの範囲指定をした部分が薄いグレーで表示され、見出しにはプルダウン、行には色が付きます。
データを追加入力する
テーブルを設定したときに行を追加するためには、最終列の入力項目で「TAB」キーを押すことで行を増やすことができます。
テーブルを設定するとテーブル範囲の最終行の右下に直角のカッコマークが表示されます。
最終行の最終列、今回はセルK2をクリックして太枠を表示します。
セルK2をアクティブセルにして「TAB」キーを押すとセルA3にアクティブセルが移ります。
セルA3にアクティブセルが移動すると、テーブルの範囲が1行増えて右下にある直角のカッコマークが1行下に下ります。
氏名を入力したら「ふりがな」が自動入力される設定
ここでは関数の「PHONETIC関数」を使ってふりがな欄に自動入力する方法をお伝えします。でも、氏名や連名の名前入力時の文字が反映されます。漢字が分からずに入力したときには、そのままふりがなに反映されます。例えば「海月（みずき）」という漢字を入力して出なくて、「海（うみ）」と「月（つき）」と入力したら、ひらがなには「うみつき」と表示されてしまいます。使用するときはここだけ注意しておきましょう。
セルC2に「=PHONETIC(B2)」と入力します。
セルE2にも「=PHONETIC(D2)」と入力します。
C2またはE2のセルにふりがなが表示されますが、カタカナで表示されることがあります。これをひらがなに変更します。
ふりがなに設定を変更するには、参照元の表示を変更する必要がありますので、セルB2またはセルD2をクリックして、ホームタブをクリックして、フォントグループにある「ふりがなの表示/非表示」ボタンをクリックします。メニューの「ふりがなの設定」をクリックします。
「ふりがな」タブをクリックして、種類の「ひらがな」を選び、「OK」ボタンをクリックします。
「ひらがな」に変更したら、C2の表示がカタカナからふりがな表示になりました。
テーブルのデザインを変える
テーブルのデザインはスタイル一覧から選んで変更することができます。マウスポインターをデザインに合わせることでプレビューを確認することもできます。
テーブルの表の中をクリックしてから、デザインタブをクリックして、テーブルスタイルグループの中の好きなスタイルを選びます。マウスポインターをテーブルスタイルに合わせると、ワークシートの表のテーブルスタイルが変わりプレビューを見ることができます。決めるときはテーブルスタイルをクリックすることで確定できます。
エクセル住所録の無料テンプレート
今回、作り方を紹介したエクセル住所録のテンプレートを無料でダウンロードできるようにしました。作り方を紹介したエクセルそのものですので、自分で作りたいという人は参考にしたりするといいと思いますし、初心者であれば、このままテンプレートをダウンロードして使ってもいいと思います。
編集後記
住所録をエクセルで作成してみました。もっと機能を追加することもできますが、これだけの機能があれば、抽出したいデータを検索することもできますし、必要な情報は網羅していると思います。記入する情報を追加することもできますし、削除することもできます。
この住所録を元に、関数を使ったりしてバージョンアップすることもできます。
エクセル初心者が色々な機能を覚えてきて、これは使えるかもと調べたりしたことを追加していくためのものとして使うといいです。