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管理しやすい住所録の作り方!エクセルで簡単作成|無料テンプレートあり

年賀状や取引先の方の住所を管理する住所録をエクセルで作りたいと思います。なるべく簡単に入力することができるようにしていきたいと思います。それに、入力するデータの数が多くなっても整理することが簡単にでき、活用できるようにします。

そこで今回は、エクセルを使って管理しやすい簡単な住所録の作り方と作成した住所録のテンプレートを無料でダウンロードできるようにしています。

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見出しを入力する

住所録の見出しを入力するときも効率よくデータを入力することができます。

1行目に見出しを入力します。住所録に必要な見出しを入力したら「TAB」キーを押します。

「TAB」キーを押すとアクティブセルが右に移動します。「Enter」キーを押すと下にアクティブセルが移動しますが、右に移動するのでセルの移動をすることなく連続して入力することができます。

見出しは、No・氏名・ふりがな・連名・ふりがな・郵便番号・住所1・住所2・会社名・関係・電話番号を作成しました。他に、携帯番号やメールアドレスなどを入れてもいいです。

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入力する文字の種類を指定する

データを入力するときにミスや間違えを極力少なくすることと、日本語入力モードを切り替えたり、変換したりする時間を減らすためにも入力する文字の種類を指定します。

【日本語入力に自動切替する】

データの入力規則を設定します。まずは日本語を入力する範囲指定します。セルB2からE2までをクリックしたまま範囲選択し、離れが場所のセルは「Ctrl」キーを押しながら、セルG2からI2までを範囲選択します。

範囲指定したら、データタブをクリックし、データツールグループの中にある「データの入力規則」ボタンをクリックします。

データの入力規則画面が表示されますので、日本語入力タブをクリックし、日本語入力欄の「▼」をクリックして「ひらなが」を選び、「OK」ボタンをクリックします。これでデータの入力規則の指定が完了です。

【半角英数字入力に自動切替する】

次に、数字を入力する欄を指定します。セルA2をクリックしたら「Ctrl」キーを押しながら、セルF2をクリックします。

セルの範囲を指定したら、データタブをクリックし、データツールグループの「データの入力規則」ボタンをクリックします。

データの入力規則画面が表示されたら、日本語入力タブをクリックし、日本語入力欄の「▼」をクリックして「オフ(英語モード)」を選び、「OK」ボタンをクリックします。これでデータの入力規則の指定が完了です。

【データの入力規則を設定すると】

セルE2に入力するときは入力モードは「あ」で「ひらがな」入力になっていますが、「TAB」キーで右にアクティブセルを移動すると入力モードは「A」の「半角英数字」に自動で切り替わります。

郵便番号から住所を入力する

郵便番号を全角で入力することで住所が変換候補として表示されます。

住所1のセルG2に郵便番号を全角で入力すると、入力候補として住所が表示されますので「TAB」キーで選択します。

住所の下に下線が表示されている状態になるので「Enter」キーを押して確定させて画像のような表示にし、続けて番地入力を行ないます。

住所2にはアパートやマンション名と号室を入力します。

文字を入力するとセルに表示される文字が切れてしまうことがあります。そのようなときは、列番号の右側に境界線にマウスポインターを移動させると左右に矢印がある表示に変わりますので、その状態でダブルクリックします。

文字列の長さに合わせてセルの列幅が自動で調整されます。H列も同じようにすることで文字列を表示します。

列や行の幅を変更する詳しい方法は「 列幅と行の高さを任意の数値に変更する 」で確認できます。

リストから入力項目を選ぶ

入力項目が決まっていればリスト機能を使うことで、入力する手間を省くことができますし、入力ミスを防ぐこともできますし、統一することができます。

関係欄には区分を表示したいと思います。例えば「友達」と「友人」などの入力を統一しないと検索したときに漏れが発生したりしますので統一します。

セルJ2をクリックして太枠を表示し、データタブをクリックして、データツールグループの「データの入力規則」ボタンをクリックします。

データの入力規則画面が表示されますので、設定ダブをクリックして、入力値の種類の「▼」をクリックしてメニューを表示し「リスト」を選びます。

元の値には区分を入力します。今回は「友達,仕事,学校,地域,親戚」と入力しました。この区分は必要に応じて修正・追加して下さい。

入力が終わったら「OK」ボタンをクリックします。

関係欄のセルJ2にプルダウンボタン(▼)が表示されますのでクリックすると設定したリストが表示されます。

リストの中から適切な区分をクリックすることでセルに表示することができます。

テーブルを設定する

テーブルを設定することで住所録の表の入力・並べ替え・抽出が効率的に行うことができます。

住所録の表の中のどこかをクリックすれば構いませんが、セルA2をクリックして、挿入タブをクリックして、「テーブル」ボタンをクリックします。

テーブルの作成画面が表示されますので、テーブルの範囲をしています。範囲はA列~K列までをクリックしたまま範囲指定すると、テーブルの作成画面の「テーブルに変換するデータ範囲を指定してください」の範囲に表示されます。範囲指定が終わったら「OK」ボタンをクリックします。

すると、テーブルの範囲指定をした部分が薄いグレーで表示され、見出しにはプルダウン、行には色が付きます。

データを追加入力する

テーブルを設定したときに行を追加するためには、最終列の入力項目で「TAB」キーを押すことで行を増やすことができます。

テーブルを設定するとテーブル範囲の最終行の右下に直角のカッコマークが表示されます。

最終行の最終列、今回はセルK2をクリックして太枠を表示します。

セルK2をアクティブセルにして「TAB」キーを押すとセルA3にアクティブセルが移ります。

セルA3にアクティブセルが移動すると、テーブルの範囲が1行増えて右下にある直角のカッコマークが1行下に下ります。

氏名を入力したら「ふりがな」が自動入力される設定

ここでは関数の「PHONETIC関数」を使ってふりがな欄に自動入力する方法をお伝えします。でも、氏名や連名の名前入力時の文字が反映されます。漢字が分からずに入力したときには、そのままふりがなに反映されます。例えば「海月(みずき)」という漢字を入力して出なくて、「海(うみ)」と「月(つき)」と入力したら、ひらがなには「うみつき」と表示されてしまいます。使用するときはここだけ注意しておきましょう。

セルC2に「=PHONETIC(B2)」と入力します。

セルE2にも「=PHONETIC(D2)」と入力します。

C2またはE2のセルにふりがなが表示されますが、カタカナで表示されることがあります。これをひらがなに変更します。

ふりがなに設定を変更するには、参照元の表示を変更する必要がありますので、セルB2またはセルD2をクリックして、ホームタブをクリックして、フォントグループにある「ふりがなの表示/非表示」ボタンをクリックします。メニューの「ふりがなの設定」をクリックします。

「ふりがな」タブをクリックして、種類の「ひらがな」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

「ひらがな」に変更したら、C2の表示がカタカナからふりがな表示になりました。

テーブルのデザインを変える

テーブルのデザインはスタイル一覧から選んで変更することができます。マウスポインターをデザインに合わせることでプレビューを確認することもできます。

テーブルの表の中をクリックしてから、デザインタブをクリックして、テーブルスタイルグループの中の好きなスタイルを選びます。マウスポインターをテーブルスタイルに合わせると、ワークシートの表のテーブルスタイルが変わりプレビューを見ることができます。決めるときはテーブルスタイルをクリックすることで確定できます。

エクセル住所録の無料テンプレート

今回、作り方を紹介したエクセル住所録のテンプレートを無料でダウンロードできるようにしました。作り方を紹介したエクセルそのものですので、自分で作りたいという人は参考にしたりするといいと思いますし、初心者であれば、このままテンプレートをダウンロードして使ってもいいと思います。

エクセル住所録無料テンプレート

編集後記

住所録をエクセルで作成してみました。もっと機能を追加することもできますが、これだけの機能があれば、抽出したいデータを検索することもできますし、必要な情報は網羅していると思います。記入する情報を追加することもできますし、削除することもできます。

この住所録を元に、関数を使ったりしてバージョンアップすることもできます。

エクセル初心者が色々な機能を覚えてきて、これは使えるかもと調べたりしたことを追加していくためのものとして使うといいです。

住所録ファイルを使った宛名印刷の方法

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エクセルで読めない漢字を入力する方法|総画数や部首の画数で検索する手順

エクセルに文字や文章を入力したりしているとき、原稿のほうの漢字が読めないときがありませんか。例えば、忽ち(たちまち)・強ち(あながち)・恣意(しい)・未曾有(みぞう)・夥しい(おびただしい)など他にも難しい漢字がたくさん […]

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印刷したときにページ数と総ページ数を入れる設定をしたい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表を印刷したら、どれが1ページ目なのか2ページ目なのか分からなくなってしまいました。表を確認して順番通りに並べていく作業をしないといけません。このときに、印刷したページの下にページ数と総ペ […]

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エクセルの表示形式の設定方法|日付・曜日・時間などの表示結果やユーザー設定

エクセル(Excel)のセルに入力した文字や数値のデータを見やすいように変更することができます。例えば、数値を入力したときに、「1234」だけだと桁が分かりにくいですが「1,234」とすると読みやすくなりますし、「\1, […]

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2018-2019年の干支の可愛いイラスト入り月別エクセルカレンダー日曜・月曜始まり|無料ダウンロード

2018年と2019年の干支(戌・犬・いぬ)の可愛いイラスト入り月別カレンダーをエクセル(Excel)で作りました。2018年1月から2019年3月分までを作成しましたので1月始まりでも4月始まりでも対応できます。日曜は […]

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余白なしや減らしたり調整して印刷する設定方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表などを作ったときに印刷すると余白部分が多く、もっと減らしたいと思うことがありますよね。余白をなくしたいとか、均等に調整したいとか、余白を削除する設定をしたい・・・。用紙いっぱいに印刷したりするた […]

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行の高さが変わってしまった!自動で戻したり揃えたりする設定手順|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の行の高さが違うのを気にするのはA型だから・・・。表作成をしているときに間違えて行を変えてしまったり、文字の大きさを変更していたら、行の高さが広がったままになってしまい元に戻らないということでありま […]

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エクセルで作成した請求書テンプレート・ひな形|無料ダウンロード

会社や個人事業主の方など請求書を発行する機会が多くあります。請求書を取引先や得意先に送る目的は、指定期日までに入金してもらうためです。入金を期限までに振り込んでもらうために請求書を作って送る必要があります。書き方のルール […]

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すぐに使える!エクセルで作成した出張旅費精算書のテンプレート|無料ダウンロード

出張旅費精算は、旅費規程に定める移動距離などの旅費条件を満たしたときに出張としみなされます。交通費精算とは違う、出張旅費精算書を使って精算します。というのも、宿泊費や日当などが発生するため、出張旅費精算書を使って精算しま […]

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エクセル初心者の使い方|画面構成と基本操作のやり方

エクセル(Excel)初心者にとって、エクセルを扱うのは難しいです。入門編として基本的なことをまず覚えておかないと、エクセルを使える人から「表を作っておいて」と頼まれたりしても分かりませんし、エクセルを扱うときに使う名称 […]

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エクセルの上部にある操作ボタンが消えた|リボンを表示する設定方法

エクセルを使っていて、操作していたらエクセルの上部にあるタブや操作するためのボタンが消えたり、非表示になることがあります。常に表示しておきたいのに消えたら困りますよね。タブが表示されている状態であればまだタブをクリックす […]

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小数点以下が表示されないときの設定手順|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表作成をしていて比率を計算することが多々あります。前年対比や前月対比・達成率などを割合を計算するときに小数点以下を表示させたいときがあります。整数しか表示されないと同じ数字が並んだときに分かりにく […]

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2018・2019年のスケジュール帳エクセルテンプレート無料ダウンロード・印刷

2018年1月から2019年3月までのスケジュール帳を作成しました。日付を横と縦の2つのバーションを作り時間別で管理できます。土日祝日の色を変えて分かりやすくし、記入欄も多くしたエクセル(Excel)ファイルを無料でダウ […]

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行・列単位でデータを移動する方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の表を作成したときに行単位または列単位で場所を移動したり、コピーしたいと思うときに、その行や列に再度データを入力するのは面倒です。同じデータをまた入力しないといけないその手間と時間を省くことができま […]

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スマホでExcel・Word・PowerPointを作成・データ編集・閲覧する方法は?

Android(アンドロイド)スマートフォンでExcel(エクセル)・Word(ワード)・PowerPoint(パワーポイント)のファイルデータを開いたり、編集したり、閲覧したいときがありますよね。 特に仕事でスマホのメ […]

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印刷したら白紙ページが混ざるときの削除方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷したら、白紙のページが出てきました。作成した表だけを印刷したかったのですが、印刷してみたら白紙が混ざることがありますよね。作成した表だけを印刷したいので白紙部分は削除したい、印刷し […]

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指定した印刷範囲だけを印刷する設定方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表を印刷すると、表が途中で途切れてしまったり、印刷したときに印刷した表が左上に寄ってしまい余計な部分までが印刷されてしまうということがあります。印刷用紙にしっかりと指定した範囲の表だけを印 […]

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ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文

会社に入社してから新人研修をはじめ、会議や研修会など会社経費でセミナーに参加したりすると報告書を作成して上司や会社に提出しますが、報告書には何を書いたら良いのか、どんなことを書いたらいいのか分からないこと多いと思います。 […]

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WEEKDAY関数でカレンダーを作成!月曜始まりにしたいのに1日が反映されない問題を解決したい

エクセル(EXCEL)で月間カレンダーを作成していたら、月曜始まりのときに月曜日の日付欄に思った曜日が反映されないことがありました。 例えば、4月1日が日曜日のとき、月曜始まりのカレンダーでWEEKDAY関数を使って月曜 […]

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セルの数値が「1.23E+12」と表示された意味と変換・直し方|エクセルの使い方

エクセル(Excel)の計算や数値を入力しているとセルの中の表示が「1.23E+12」など「E+」という表示になってしまうことがあります。正しい数値・文字列を表示するためにはどうしらよいのか、「1.23E+12」という表 […]

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エクセルの列番号が数字になりセルA1がR1C1と表示されるときの対処法

エクセル(Excel)を開いたら列番号が英数字の「A」とか「B」ではなく、行番号と同じように数字が表示されてしまっています。セルA1の部分のセルをアクティブセルにするとセル番号が「R1C1」と表示されています。列番号が英 […]

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業務報告に使えるエクセルの週報テンプレート・ひな形の無料ダウンロード

会社として部所や課の仕事内容を共有または上司が把握するためには業務報告書が役立ちます。ビジネスマンとしては一人で仕事をする訳ではなく課として、または部として皆で業務を遂行していくので、皆が行っている業務内容を把握すること […]

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表の行と列を一瞬で入れ替える方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で作成した表の縦と横の見出しを切れ変えたほうが表が見やすいときがあります。でも、縦と横の軸、行と列を入れ替えるのは手作業で行ったら大変です。行と列のデータを1つずつコピーしては入れ替えていかないとい […]

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エクセルのEnterキーを押したときに移動する方向を変える方法

エクセル(Excel)でEnter(エンター)キーを押すと、下にカーソルが移動しますが、文字や数値入力が横方向なのでEnterキーを押すと横移動するようになると作業効率が良く、時間短縮になると思いますができますか・・と聞 […]

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エクセルで就業時間・時間外・給与計算を自動で行なう出勤簿を作成する方法

出勤簿・勤怠管理表・勤務時間計算表・タイムカードなど呼び方は様々ですが、出勤時間と退勤時間を入力することで所定労働時間と時間外労働時間(残業時間)を計算して、1ヶ月間の合計時間を計算し、さらに給与計算まで自動計算できるよ […]

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エクセルで文字コードを調べる・確認する方法

エクセル初心者の私にとって文字コードとは何かっていうことから分かりません。エクセルを入力するときに文字コードなんて気にしていませんしね。でも、文字化けしたときなどに文字コードを確認したりすることがあります。あとは、プログ […]

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郵便番号にハイフンを簡単に入れる2つの方法|エクセルの使い方

外部からや社内の他の部所などから提供してもらったエクセル(Excel)の住所データを見たときに郵便番号にハイフンが入っていないことがあります。「1234567」という感じですね。でも、郵便番号の入力形式を「ハイフン」入り […]

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住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法

住所・氏名・電話番号などを管理するための顧客リスト・取引先名簿などの住所録をエクセル(Excel)で作成したいと思います。データを入力するために見出しを決めてから入力していくと効率がいいですよ。入力規則を使って間違いを減 […]

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報告書のテンプレートの無料ダウンロード|エクセルやワードのひな形

報告書というと幅広いですが、研修・異業種交流会・OJT研修・研究など幅広い報告書に使えるようなテンプレートを作成してみました。大企業などはそれぞれに報告書のテンプレートやひな形・書式を作成していることが多いですが、項目の […]

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