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管理しやすい住所録の作り方!エクセルで簡単作成|無料テンプレートあり

年賀状や取引先の方の住所を管理する住所録をエクセルで作りたいと思います。なるべく簡単に入力することができるようにしていきたいと思います。それに、入力するデータの数が多くなっても整理することが簡単にでき、活用できるようにします。

そこで今回は、エクセルを使って管理しやすい簡単な住所録の作り方と作成した住所録のテンプレートを無料でダウンロードできるようにしています。

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見出しを入力する

住所録の見出しを入力するときも効率よくデータを入力することができます。

1行目に見出しを入力します。住所録に必要な見出しを入力したら「TAB」キーを押します。

「TAB」キーを押すとアクティブセルが右に移動します。「Enter」キーを押すと下にアクティブセルが移動しますが、右に移動するのでセルの移動をすることなく連続して入力することができます。

見出しは、No・氏名・ふりがな・連名・ふりがな・郵便番号・住所1・住所2・会社名・関係・電話番号を作成しました。他に、携帯番号やメールアドレスなどを入れてもいいです。

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【日本語入力に自動切替する】

データの入力規則を設定します。まずは日本語を入力する範囲指定します。セルB2からE2までをクリックしたまま範囲選択し、離れが場所のセルは「Ctrl」キーを押しながら、セルG2からI2までを範囲選択します。

範囲指定したら、データタブをクリックし、データツールグループの中にある「データの入力規則」ボタンをクリックします。

データの入力規則画面が表示されますので、日本語入力タブをクリックし、日本語入力欄の「▼」をクリックして「ひらなが」を選び、「OK」ボタンをクリックします。これでデータの入力規則の指定が完了です。

【半角英数字入力に自動切替する】

次に、数字を入力する欄を指定します。セルA2をクリックしたら「Ctrl」キーを押しながら、セルF2をクリックします。

セルの範囲を指定したら、データタブをクリックし、データツールグループの「データの入力規則」ボタンをクリックします。

データの入力規則画面が表示されたら、日本語入力タブをクリックし、日本語入力欄の「▼」をクリックして「オフ(英語モード)」を選び、「OK」ボタンをクリックします。これでデータの入力規則の指定が完了です。

【データの入力規則を設定すると】

セルE2に入力するときは入力モードは「あ」で「ひらがな」入力になっていますが、「TAB」キーで右にアクティブセルを移動すると入力モードは「A」の「半角英数字」に自動で切り替わります。

郵便番号から住所を入力する

郵便番号を全角で入力することで住所が変換候補として表示されます。

住所1のセルG2に郵便番号を全角で入力すると、入力候補として住所が表示されますので「TAB」キーで選択します。

住所の下に下線が表示されている状態になるので「Enter」キーを押して確定させて画像のような表示にし、続けて番地入力を行ないます。

住所2にはアパートやマンション名と号室を入力します。

文字を入力するとセルに表示される文字が切れてしまうことがあります。そのようなときは、列番号の右側に境界線にマウスポインターを移動させると左右に矢印がある表示に変わりますので、その状態でダブルクリックします。

文字列の長さに合わせてセルの列幅が自動で調整されます。H列も同じようにすることで文字列を表示します。

列や行の幅を変更する詳しい方法は「 列幅と行の高さを任意の数値に変更する 」で確認できます。

リストから入力項目を選ぶ

入力項目が決まっていればリスト機能を使うことで、入力する手間を省くことができますし、入力ミスを防ぐこともできますし、統一することができます。

関係欄には区分を表示したいと思います。例えば「友達」と「友人」などの入力を統一しないと検索したときに漏れが発生したりしますので統一します。

セルJ2をクリックして太枠を表示し、データタブをクリックして、データツールグループの「データの入力規則」ボタンをクリックします。

データの入力規則画面が表示されますので、設定ダブをクリックして、入力値の種類の「▼」をクリックしてメニューを表示し「リスト」を選びます。

元の値には区分を入力します。今回は「友達,仕事,学校,地域,親戚」と入力しました。この区分は必要に応じて修正・追加して下さい。

入力が終わったら「OK」ボタンをクリックします。

関係欄のセルJ2にプルダウンボタン(▼)が表示されますのでクリックすると設定したリストが表示されます。

リストの中から適切な区分をクリックすることでセルに表示することができます。

テーブルを設定する

テーブルを設定することで住所録の表の入力・並べ替え・抽出が効率的に行うことができます。

住所録の表の中のどこかをクリックすれば構いませんが、セルA2をクリックして、挿入タブをクリックして、「テーブル」ボタンをクリックします。

テーブルの作成画面が表示されますので、テーブルの範囲をしています。範囲はA列~K列までをクリックしたまま範囲指定すると、テーブルの作成画面の「テーブルに変換するデータ範囲を指定してください」の範囲に表示されます。範囲指定が終わったら「OK」ボタンをクリックします。

すると、テーブルの範囲指定をした部分が薄いグレーで表示され、見出しにはプルダウン、行には色が付きます。

データを追加入力する

テーブルを設定したときに行を追加するためには、最終列の入力項目で「TAB」キーを押すことで行を増やすことができます。

テーブルを設定するとテーブル範囲の最終行の右下に直角のカッコマークが表示されます。

最終行の最終列、今回はセルK2をクリックして太枠を表示します。

セルK2をアクティブセルにして「TAB」キーを押すとセルA3にアクティブセルが移ります。

セルA3にアクティブセルが移動すると、テーブルの範囲が1行増えて右下にある直角のカッコマークが1行下に下ります。

氏名を入力したら「ふりがな」が自動入力される設定

ここでは関数の「PHONETIC関数」を使ってふりがな欄に自動入力する方法をお伝えします。でも、氏名や連名の名前入力時の文字が反映されます。漢字が分からずに入力したときには、そのままふりがなに反映されます。例えば「海月(みずき)」という漢字を入力して出なくて、「海(うみ)」と「月(つき)」と入力したら、ひらがなには「うみつき」と表示されてしまいます。使用するときはここだけ注意しておきましょう。

セルC2に「=PHONETIC(B2)」と入力します。

セルE2にも「=PHONETIC(D2)」と入力します。

C2またはE2のセルにふりがなが表示されますが、カタカナで表示されることがあります。これをひらがなに変更します。

ふりがなに設定を変更するには、参照元の表示を変更する必要がありますので、セルB2またはセルD2をクリックして、ホームタブをクリックして、フォントグループにある「ふりがなの表示/非表示」ボタンをクリックします。メニューの「ふりがなの設定」をクリックします。

「ふりがな」タブをクリックして、種類の「ひらがな」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

「ひらがな」に変更したら、C2の表示がカタカナからふりがな表示になりました。

テーブルのデザインを変える

テーブルのデザインはスタイル一覧から選んで変更することができます。マウスポインターをデザインに合わせることでプレビューを確認することもできます。

テーブルの表の中をクリックしてから、デザインタブをクリックして、テーブルスタイルグループの中の好きなスタイルを選びます。マウスポインターをテーブルスタイルに合わせると、ワークシートの表のテーブルスタイルが変わりプレビューを見ることができます。決めるときはテーブルスタイルをクリックすることで確定できます。

エクセル住所録の無料テンプレート

今回、作り方を紹介したエクセル住所録のテンプレートを無料でダウンロードできるようにしました。作り方を紹介したエクセルそのものですので、自分で作りたいという人は参考にしたりするといいと思いますし、初心者であれば、このままテンプレートをダウンロードして使ってもいいと思います。

エクセル住所録無料テンプレート

編集後記

住所録をエクセルで作成してみました。もっと機能を追加することもできますが、これだけの機能があれば、抽出したいデータを検索することもできますし、必要な情報は網羅していると思います。記入する情報を追加することもできますし、削除することもできます。

この住所録を元に、関数を使ったりしてバージョンアップすることもできます。

エクセル初心者が色々な機能を覚えてきて、これは使えるかもと調べたりしたことを追加していくためのものとして使うといいです。

住所録ファイルを使った宛名印刷の方法

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エクセルでカッコをつけるとマイナスになるのを解除する方法

エクセル(Excel)でカッコ付きの数字「(1)」を入力すると「-1」とマイナスになってしまいカッコをつけて表示することができません。箇条書きで注意事項を書いたりリストを作るときに順番を表示したいときがあります。でもエク […]

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エクセル関数のIFの使い方|複数条件で評価判定する方法

Excel(エクセル)関数のIFの使い方知っていると何かと便利です。評価の種類が2種類とか3種類と条件が分岐して、特定の条件にあった結果の値を返すことができるのがIF関数です。条件に合うか、合わないかでセルに表示する文字 […]

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すぐに使える!エクセルの業務報告書のテンプレート|無料ダウンロード

業務報告書とは、ビジネスにおいて上司に指示された仕事を遂行して、その結果または経過報告をするために使用する報告書です。担当者から上司に正確な情報を簡潔にまとめて伝える必要があります。何の件についての報告なのか、業務の内容 […]

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業務日報報告書のエクセルテンプレート5選|無料ダウンロード

業務日報は、今日・本日の仕事内容を記載して、やったことを記録に残し、業務の進捗管理をしたり、課題や反省点・明日行なうべき業務などを明確にすることを目的にしています。私も、業務報告書(日報)の作成依頼を受けて何パターンか作 […]

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住所録・顧客リスト・取引先名簿など管理表をエクセルで作成する方法

住所・氏名・電話番号などを管理するための顧客リスト・取引先名簿などの住所録をエクセル(Excel)で作成したいと思います。データを入力するために見出しを決めてから入力していくと効率がいいですよ。入力規則を使って間違いを減 […]

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2018年カレンダー!エクセルテンプレートを無料ダウンロードできる

エクセルでカレンダーの作成ができれば、色んなことに使うことができます。私の会社では、エクセルで作られたカレンダーのテンプレートを使って机の前に貼っていたり、商談コーナーに設置したりしています。 そこで今回は、エクセルカレ […]

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2018・2019年 月齢エクセルカレンダーの無料ダウンロード・印刷

2018・2019年の月齢カレンダーをエクセル(Excel)で作りました。仕事をするときに月の満ち欠けを参考にしてスケジュールを立てていますが、いつから何をはじめたら良いのか書けるように余白を増やしたフォーマットにしまし […]

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エクセルの行番号・列番号が表示されない!消えたときの表示方法

エクセルを開いたら何かシンプルだなぁと思ったら、行番号と列番号が表示されていませんでした。なんで表示されていないのかとも思いましたが、まずは表示するための設定方法を確認して表示することが先です。 そこで今回は、エクセルの […]

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難しい漢字・文字を入力の読み方が分からないときは手書き入力を利用しましょう

エクセル(Excel)やワード(Word)で文章や文字を入力しているときに読めない漢字が出てきたときどうしますか?読み方を色々と変えて入力して漢字変換してみて入力候補に出てきたらいいですが、出てこなかったときは入力のしよ […]

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2018-2019年の月別シンプルエクセルカレンダー日曜・月曜始まり|無料ダウンロード

2018年と2019年の月別カレンダーをエクセル(Excel)で作りました。2018年1月から2019年3月分までを作成しましたので1月始まりでも4月始まりでも対応できます。また、職種や業種によって日曜はじまりと月曜はじ […]

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郵便番号から住所を自動変換して入力する簡単な表示方法|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で住所録や顧客名簿・請求書や領収書など、様々な資料を作成するときに郵便番号や住所を入力します。とくに住所は入力するのが大変な項目の1つですよね。郵便番号から住所を自動変換することができれば入力も楽に […]

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旅のしおりの作り方!エクセルで簡単手作りしちゃおう|テンプレートの無料ダウンロードあり

日帰り旅行や1泊などの宿泊旅行を友達やカップルで行くときに旅のしおりがあると気分が違いますし、日程や持ち物、費用、アクセス方法などの情報を皆で共有することができますし、盛り上がりますよね。既成のテンプレートもいくつかあり […]

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エクセルカレンダー六曜入り予定表!曜日の色を変えると便利

エクセルでカレンダーを作ってスケジュール管理をしています。 でも、マクロや関数といったものがよく分かっていなく、いつも使っている関数であれば分かるのですがエクセルカレンダーに六曜、曜日を入れて、特定の曜日だけ、例えば休み […]

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2018年用カレンダー厳選10選!無料テンプレートをダウンロードして印刷するだけ!

2018年カレンダーのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトを、色々と調べてみました。エクセルカレンダーも含めて、印刷するだけの無料テンプレートです。 年間カレンダーや月別カレンダー、かわいいイラストカレンダーなど、 […]

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エクセルのシート見出しを表示・非表示にする設定手順

エクセル(Excel)の下のほうにあるシート見出し、画像で言えばSheet1と表示されているシート名がシート見出しですが、これが表示されないとき困りますよね。開いているシート以外のシートを見たいときに「あれ、シート名が表 […]

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2018・2019年カレンダー(年間・月別)テンプレートまとめ|無料ダウンロード・印刷

2018年・2019年の年間・月間カレンダーの無料ダウンロードできプリントアウトして使えるシンプルタイプとかわいい干支などのイラスト入りのテンプレートです。1月始まり・4月始まりと日曜始まり・月曜始まり、六曜入り、万年カ […]

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エクセルの起動・終了方法とファイル保存の仕方

エクセルを初めて使うときには、エクセル(Excel)を立ち上げて起動させないといけません。パソコンのデスクトップ上にエクセルのアイコンがあればダブルクリックすれば起動することは簡単ですが、無いときにはどこからエクセルを起 […]

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エクセルに入力した数値が「##」が表示されるのを正しく表示したい

エクセルで表を作成していたら、セルに入力した数値が##で表示されるので入力した数値や日付が見えません。セルの表示が##になると印刷しても##で印刷されてしまうため正しい表示に直す必要があります。エクセルをはじめて使う初心 […]

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印刷範囲を表示してずれ・はみ出しを調整したい|エクセルの使い方

エクセル(Excel)で表を作成して印刷したら、ページが切れていたり、1枚に収まらずにズレていたりした経験がありませんか。印刷してから気が付くことがありますよね。印刷するときに、印刷範囲を確認して、印刷範囲からはみ出して […]

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エクセルに入力した数字の右端にスペースが入り右寄せにならない

エクセル(Excel)で表計算をしているとたまに数字・数値が完全に右寄せにならないことがあります。画像のようにB列とC列は数字の最後に半角スペースが入ってしまっていて右寄せになっていません。D列のように右寄せにしたいです […]

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業務報告に使えるエクセルの週報テンプレート・ひな形の無料ダウンロード

会社として部所や課の仕事内容を共有または上司が把握するためには業務報告書が役立ちます。ビジネスマンとしては一人で仕事をする訳ではなく課として、または部として皆で業務を遂行していくので、皆が行っている業務内容を把握すること […]

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2018・2019年の年間エクセルカレンダー1月・4月始まりの縦並び|無料ダウンロード

自分で使うために2018-2019(平成30年・平成31年)の年間カレンダーをエクセル(Excel)で作り、無料ダウンロードできるようにしました。1月始まりと4月始まりがあり、日付は縦に並んでいて予定を書き込めるようにし […]

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表の列幅を変えずにそのままコピーする方法|エクセルの使い方

エクセルで作成した表を他のシートやワークブックにコピーするときに列幅が変わってしまうことがあります。列幅が変わるとまた、調整しないといけなくなるので時間が掛かります。作成した表の列幅をそのまま移動することができれば調整す […]

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ビジネスにおける社会人の報告書の書き方と例文

会社に入社してから新人研修をはじめ、会議や研修会など会社経費でセミナーに参加したりすると報告書を作成して上司や会社に提出しますが、報告書には何を書いたら良いのか、どんなことを書いたらいいのか分からないこと多いと思います。 […]

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計算結果がエラーで表示されないときの解決法と四捨五入のやり方|エクセル関数ROUNDの使い方

請求書・見積書・受領書などの書類を作成するときに、単価×数量などで金額を計算することがあります。単純に掛け算すれば問題ことが多いですが、私は今回、エクセル(EXCEL)関数を使って自動表示・自動入力して入力ミスの削減や工 […]

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給与明細のエクセルのひな形・テンプレート|無料ダウンロード

パートでもアルバイトでも社員でも、人を雇ったら給与を支払います。給与を支払うときには給与明細書を作成して発行する必要があり、法律で義務付けられています。基本給や残業時間、労働時間など給与計算に必要な根拠となる情報を記載す […]

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スケジュール管理にエクセルの無料テンプレートを使って作成する

エクセルを使える人や関数やVBAが分かる人は、エクセルの機能を使って、エクセルでスケジュール管理できるようなひな形やテンプレートを作成する人もいますね。 エクセルでスケジュール管理の作り方を公開しているサイトも数多くあり […]

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複数の数値の積を求める方法|エクセル関数PRODUCTの使い方

見積書や請求書・受注書などの定形書類を作成するときに、複数の値を掛け算することがあります。単純に「A×B」という式を入力するだけでは、対応できないことがあります。例えば、空白セルがあったり、文字列があったりすると通常の掛 […]

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